Enterprise Content Management besteht aus vielen Steinchen

Die Schnittstelle zum Anwender ist heute für die Butler und Gartner Group ein Portal. Dieses sollte sowohl einen individuellen Zugang schaffen als auch Inhalte aggregieren können.

Intervowen und IBM gehören zu den von den Marktforschern favorisierten ECM-Anbietern. Vorzeigekunde ist der Traktorenhersteller John Deere, der weltweit rund 43.000 Mitarbeiter zählt. Um das Branding in 160 Ländern zu vereinheitlichen, hat der Hersteller ein Portal aufgesetzt, auf das rund 1200 Händler Zugriff haben. Es stellt den Besuchern ein Baukastensystem für das Marketing bereit. Laut John Deere habe das Unternehmen durch die Einführung des Content-Management-Systems und des Portals in jedem betroffenen Land einmalige Einsparungen von 94 Prozent gehabt. Zuvor habe jedes Land seinen eigenen Web-Auftritt händisch erzeugen müssen.

Dass damit längst nicht alle Funktionen eines ECM-Systems abgedeckt sind, dokumentieren die John Deere Werke in Mannheim. Diese setzen zusätzlich ein Dokumenten- und Archivsystem von Windream ein. Außerdem wurde das „Web Portal“ der Bochumer in das Intranet integriert. Damit können die 2500 Mitarbeiter weltweit recherchieren, aber auch das Qualitätshandbuch, Schulungs- und Service-Unterlagen sowie projektübergreifende Office-Dokumente abrufen.

Solche Ergänzungen entsprechen auch den Erfahrungen der Analysten: „Es gibt noch keinen einzigen Hersteller, der mit seinen Produkten sämtliche ECM-Facetten abdeckt“, sagt Gartner-Frau Logan. Zwar müssen die Anbieter um zu überleben danach streben, ihre Produktportfolio und damit ihre Kundenbasis auszuweiten, sonst droht ihnen das Aus. Aber Anwender können von dieser Situation profitieren, da sie nur nach Ergänzungen zu bestehenden Lösungen suchen müssen.

Doch wo der Schuh drückt, kann kaum ein Anwender sagen. Laut Butler Group wissen viele Firmen zwar haargenau, wie hoch ihre Kopierkosten sind, ein durchschnittlicher Kundenkontakt oder die Stillstandszeiten in der Produktion. Doch wie viel sie für die Gewinnung von Content ausgeben und wie hoch und dessen Wert ist, scheint nahezu unbekannt. Dabei könne Content bis zu 60 Prozent des Unternehmenswerts ausmachen.

So enthält die Butler-Studie eine Tabelle, die zumindest die geschätzten Entstehungskosten auflistet. Demnach muss ein Unternehmen in sehr große Dokumente, ein Handbuch oder ein Vertrag, mehr als 10 000 Euro investieren. Für Web-Content oder auch persönliche Daten, die etwa in Spreadsheets abgelegt sind, rechnet die Butler Group mehr als 1000 Euro ein. Allerdings ist der Nutzen beziehungsweise der Wert auch hoch bis sehr hoch. Dagegen fallen Transaktionskosten und deren Wert nur gering aus.

Da Kosten und Nutzen von Content durchaus variieren, muss ein Unternehmen, das den Wert seiner Daten durch ECM erhöhen will, zunächst feststellen, in welchen Bereichen sich die höchsten Effekte erzielen lassen. Erst dann kann der Entscheid fallen, mit welcher Technik und welchen Features, die Ziele zu erreichen sind.