Outlook 2003: neue Features – neue Supportfälle

Supportmitarbeiter in einer Exchange-Umgebung werden Fragen über den neuen Cached Exchange Modus von Outlook zu hören bekommen; dieser erlaubt jedem Benutzer, eine Kopie seiner Mailbox auf dem lokalen Gerät zu speichern. Diese Kopie wird als .OST-Datei abgelegt. Zudem wird ein lokales Adressbuch auf der Festplatte des Benutzers hinterlegt (als .OAB-Datei).

Mit dem Cached Exchange Modus können Benutzer weiterhin mit ihren E-Mails und Kontakten arbeiten, auch wenn sie vom Netzwerk getrennt sind. Outlook überprüft den Netzwerkanschluss, stellt automatisch die Verbindung wieder her und synchronisiert die Informationen bei einer wiederhergestellten Netzwerkverbindung.

Wie in Abb. A. gezeigt wird der Cached Exchange Modus über die Konfiguration des Exchange-Kontos ein- und ausgeschaltet (über Extras / E-Mail-Konten / E-Mail-Konten ansehen oder ändern). In der Voreinstellung ist der Cached Exchange Modus nicht aktiviert.

Abb. A

Der Cached Exchange Modus muss über die Einstellungen des Exchange-Servers aktiviert werden.

Die von den Benutzern angezeigten Probleme bei der Nutzung des Cached Exchange Modus können wie folgt aussehen:

• Nur die Mail-Header werden auf den lokalen Rechner heruntergeladen – Dies kann passieren, wenn Outlook mit der Option ‚Bei langsamen Verbindungen nur Header abholen‘ konfiguriert ist und die ermittelte Geschwindigkeit des LAN-Adapters 128 KBit/s oder weniger beträgt.
• Verzögerte Reaktionszeit im Cached Modus – Dies kann passieren, wenn keine Verbindung mit dem Netzwerk besteht und der Benutzer Funktionen zu nutzen versucht, für die Exchange Server erforderlich ist, etwa Zugangserteilung, das Öffnen des Kalenders eines anderen Benutzers oder den Zugriff auf einen öffentlichen Ordner, der nicht zwischengespeichert wurde.
• Festplatte auf dem lokalen Rechner voll – Da das von Outlook verwendete Format nicht so leistungsfähig ist wie das des Exchange Servers, kann die .OST-Datei auf der lokalen Festplatte bis zu 80 Prozent größer sein als die Mailboxgröße auf dem Server. Man sollte sicherstellen, dass die .OST-Dateien der Benutzer auf einer Partition mit ausreichend freiem Speicherplatz untergebracht werden.
• Fehlermeldungen wegen zu wenig Speicherplatz für die .OST-Datei – Man muss sicherstellen, dass die .OST-Dateien der Benutzer im Unicode-Format erstellt werden, da ANSI-Dateien auf 2 GB begrenzt sind, Unicode-Dateien dagegen bis zu 20 GByte groß sein können.
• Schlechtere Performance im Cached Exchange Modus – Dies kann durch eine extrem große .OST-Datei verursacht werden. Durch die Archivierung alter Dateien verringert sich die Größe, und die Performance wird besser. Auch hilft es, die Synchronisierung der Favoriten in öffentlichen Ordnern auszuschalten, wenn diese Option aktiviert ist.

Manche Outlook-Funktionen arbeiten nicht gut im Cached Exchange Modus. Microsoft empfiehlt, diese nicht zur gleichen Zeit zu nutzen. Dies betrifft vor allem die Integration von Instant Messaging, die Kurzbenachrichtigung über eingehende E-Mails mit Überprüfung der digitalen Signatur sowie die Nutzung mehrerer Adressbuch-Container.