Mails endlich im Griff: die besten Ergänzungen für Outlook

Ärgernis Nummer eins: Keine Suche

Lösung: Lookout

Wenn man einmal darüber nachdenkt, ist es doch komisch, dass sich das gesammelte Online-Wissen der Welt leichter durchsuchen lässt als der lokale Posteingang. Vielen Dank, Google – schämt euch, Microsoft. Wenn das Mailarchiv eines Anwenders ein paar hundert Nachrichten übersteigt, wird die Suche von Outlook so langsam, dass man sie kaum noch sinnvoll anwenden kann. Und viele Nutzer archivieren schließlich jede Mail, sodass sie bald mehrere Gigabytes große Archive auf der Platte haben! Mit den Suchwerkzeugen von Microsoft könnte man das Material genausogut in einem schwarzen Loch ablegen – die Wahrscheinlichkeit, Informationen wiederzufinden, wäre in etwa gleich.

Es gibt eine Reihe von Drittherstellern, die dieses Problem erkannt haben und bessere Suchwerkzeuge für Outlook anbieten. X1 Search ist zum Beispiel recht verbreitet. Es zeigt die Suchergebnisse bereits an, während man noch den gewünschte Begriff eingibt – ein Feature, das nicht einmal Google hat. Aber mit X1 muss man Mails, Dateien und Anhänge jeweils separat durchsuchen, was nerven kann.

Lookout dagegen ist etwas langsamer als Search X1, aber einige Millionen Mal schneller als die integrierte Suche von Outlook, und es fügt sich hervorragend in Outlook ein, nämlich als Werkzeugleiste – ganz so, wie die Google-Suche jederzeit im Internet-Explorer griffbereit ist, wenn man die Googlebar nutzt. Außerdem durchsucht Lookout Mails, Anhänge und Dateien auf der Festplatte in einem Aufwasch. Das ist extrem praktisch, und wer Lookout einmal installiert hat, wird es garantiert jeden Tag mehrmals verwenden.

Alle Such-Tools für Outlook müssen einen Index aus Nachrichten und Dateien erstellen, und dieser Prozess kann ein System ganz schön verlangsamen. Deshalb sollte man Lookout (oder für welches Tool man sich auch sonst entscheidet) so einstellen, dass die dateien einmal am Tag indiziert werden – am besten spät nachts, wenn die gedrosselte Performance nicht stört.

Ärgernis Nummer zwei: Weder Newsgroups noch RSS-Feeds

Lösung: Newsgator

Outlook Express, dieses kostenlose E-Mail-Programm, das in Windows standardmäßig integriert ist, hat eine wichtige Funktion: Es kann konfiguriert werden, um öffentliche Newsgroups damit zu lesen, jene Foren, in denen man sich über allerlei Wissenswertes in ASCII austauschen kann. Aus irgendeinem Grund kann Outlook keine Newsgroups lesen.

Outlook liest auch keine RSS-Feeds, jenes zunehmend wichtiger werdende Format, in dem Blogs und Websites (darunter ZDNet) ihre Schlagzeilen publizieren. Hier kann man Microsoft ausnahmsweise keinen großen Vorwurf machen – RSS ist ja ein noch recht neues Protokoll fürs Online Publishing. Aber einige kleine, flexible Software-Firmen haben dennoch schon gute Lösungen für dieses Protokoll parat.

Ganz besonders erfreulich ist Newsgator, das sowohl RSS-Feeds als auch Newsgroups als Ordner in Outlook integrieren kann. Statt jeden Morgen das Web abzusurfen, hat man so die Schlagzeilen alle übersichtlich in einem News-Ordner. Kein Wunder, dass RSS-Nutzer meist besser informiert sind als der Rest der Welt…

Manche Leute lesen RSS-Feeds lieber in eigens dafür vorgesehenen Anwendungen oder im Web-Browser. Hier bei ZDNet schwören viele auf das Browser-Plugin Pluck. Aber wer wie der Autor Outlook als sein eigentliches Arbeitszimmer betrachtet, möchte auch Nachrichten aller Art in diesem Tool finden.