Videokonferenz per Internet: Webex Meeting Center

Mit 75 Dollar pro Arbeitsplatz und Monat scheint Webex Meeting Center zwar teuer zu sein, doch lohnt sich die Ausgabe für Unternehmen, die ihre Reisekosten senken wollen. Dieser praktische Web-basierte Konferenzdienst ermöglicht Meetings, bei denen man gemeinsam auf Anwendungen zugreifen und auf einem interaktiven Whiteboard zeichnen kann. Damit man sich wie vor Ort fühlt, bietet Webex Multipoint-Video für die gleichzeitige Anzeige von bis zu vier Kamerabildern sowie VoIP-Telefonie (Voice over IP), die Vollduplex-Gespräche ermöglicht ohne die Telefonleitung zu besetzen. Wenn man stattdessen herkömmliche Leitungen mit weniger Verzögerung bevorzugt, richtet Webex eine gebührenfreie Konferenzschaltung für das Meeting ein.

Man kann Termine für Meetings mit Webex Meeting Center festlegen und entsprechende Einladungen von Microsoft Outlook aus versenden oder mit einem einzigen Klick aus Microsoft Office oder dem Yahoo Business Messenger eine Konferenz starten. Natürlich ist auch Webex nicht perfekt: Die Lernkurve ist recht steil und bei den Tests blieben die Videobilder gelegentlich aus unerfindlichen Gründen hängen. Mit etwas Übung kann Webex Meeting Center jedoch eine effektive und Kosten sparende Alternative zu Face-to-face-Konferenzen sein.

Installation und Benutzeroberfläche

Webex Meeting Center ist keine Desktop-Software, sondern eine Sammlung Web-basierter Konferenz-Tools, mit denen man Meetings über den Browser abhalten kann. Webex garantiert für Datenintegrität, Datenschutz sowie Hochgeschwindigkeits-Performance durch das Routen von Datenpaketen über seine eigenen sicheren Server statt über das öffentliche Internet. Alles was man braucht ist ein kleines Plug-in, das man herunterladen und während des Setups installieren muss, eine Aufgabe, die für Anwender mit Breitbandanschluss in wenigen Minuten erledigt ist.

Dieses System ist beinahe narrensicher, allerdings mit einer Einschränkung: Jedes Datenpaket beginnt und beendet seine Reise beim Internet-Provider des jeweiligen Teilnehmers. Wenn bei diesem viel Verkehr herrscht, kann es schon einmal zu deutlichen Performance-Einbußen kommen, vor allem bei Bandbreite-intensiven Video- und Audio-Übertragungen. In den Tests war die Geschwindigkeit während der Konferenz durchaus zufrieden stellend, bei der Fernbedienung der Programme betrug die Verzögerung nur Sekundenbruchteile.

Webex stellt zwei Varianten für die Nutzung des Meeting Centers in Unternehmen bereit: Entweder man kauft das Webex Express-Paket, mit dem man ein vorkonfiguriertes Center selbst einrichten kann. Falls man jedoch eine individuelle Optik bevorzugt, zum Beispiel mit dem Firmenlogo und Links zur eigenen Website, kann man sich ein Center von Webex erstellen lassen, was aber je nach Komplexität des Projekts schnell zwischen 1.000 und 3.000 Dollar extra kosten kann.

Meeting Center bietet mehrere Möglichkeiten für die Planung und Initiierung einer Konferenz. Eine Option besteht darin, sich auf der Website seines Unternehmens anzumelden und einen mehrstufigen Terminplanungs-Prozess durchzuführen: Eingabe von Anfang und Ende eines Meetings, Einladung der Teilnehmer sowie die Festsetzung, ob es sich um ein einmaliges oder ein regelmäßiges Treffen handelt. Durch den Download zusätzlicher Plug-ins kann man Meetings auch von Microsoft Office und Outlook aus initiieren und planen sowie Dateien und Anwendungen gemeinsam nutzen.

Die Oberfläche des Webex Meeting Managers ist in drei Bereiche aufgeteilt. Fast zwei Drittel des Bildschirms sind durch ein leeres Fenster belegt, das zur Anzeige von Dokumenten, Präsentationen und dem Webex-Whiteboard dient. Auswahlmenüs bieten schnellen Zugriff auf die Einstellungen für Meetings wie zum Beispiel die Möglichkeit zur Änderung der Rechte der Teilnehmer, so dass diese Dokumente mit Anmerkungen versehen können. Eine kleinere Box in der rechten oberen Ecke listet die Namen der Meeting-Teilnehmer auf und eine ähnliche Box darunter wird für Online-Chats oder Notizen verwendet.

Der Meeting Manager ist zwar übersichtlich gestaltet, aber man sollte nicht hoffen, ihn sofort vollständig zu verstehen. Die ersten Versuche zur gemeinsamen Nutzung von Anwendungen sowie zur Änderung der Video-Einstellungen verliefen im Test etwas holperig. Man braucht mindestens eine Stunde Einarbeitungszeit, ehe man Webex-Meetings mit Kunden durchführen kann. Auch die Benutzeroberfläche zum gemeinsamen Zugriff auf Anwendungen ist etwas umständlich geraten. Bei den Tests verschwand der Cursor des Öfteren vom Bildschirm, was das Markieren von Text oder das Schreiben von Anmerkungen auf den Rand von Microsoft Word-Dokumenten erschwerte.