MailMarshal verhaftet Spam-Mails bei EBV Elektronik

Stufe zwei der Spam-Abwehr bei EBV läuft auf den zwei Exchange-Servern für den externen Mail-Verkehr, auf denen MailMarshal nochmals installiert ist. Ebenso gescannt wird der „Microsoft Outlook Web Access“ (OWA), über den Mitarbeiter via Internet die Möglichkeit haben, Mails abzurufen. Auch der interne Mail-Verkehr, der sich auf rund 80 000 Mails beläuft und ebenfalls auf Exchange-Servern abgewickelt wird, steht unter dem Schutz der MailMarshal-Software. Da E-Mail aus dem heutigen Geschäftsleben von EBV nicht mehr wegzudenken ist, sind die Systeme zudem doppelt ausgelegt und werden zur Lastverteilung im Cluster-Verbund betrieben.

„Täglich fischen wird rund 10.000 Spams aus dem Eingangsverkehr heraus, das entspricht rund einem Viertel des gesamten Traffics“, erklärt Schmatz. Angesichts der großen Zahl ist es für ihn besonders erfreulich, dass bei den strengen Kontrollen durch MailMarshal nur ein geringer Anteil an Geschäftsdokumenten herausgefiltert wird, die für das Geschäft wichtig sind. Diese als „False-Positive-Rate“ bezeichnete Zahl sei kaum in Prozent auszudrücken und liege bei zwei bis drei Dokumenten pro Woche. Die Absender meldeten sich dann in der Regel binnen weniger Tage, wenn sie von EBV keine Antwort erhalten haben. „Damit können wir gut leben“, erklärt Schmatz. Normalisiert hat sich seit dem Einsatz von MailMarshal auch der Arbeitsalltag für Sales Assistant Stegemann und viele ihrer Kollegen wieder: „Die Zahl der eingehenden Werbebotschaften ist auf einige wenige zurückgegangen, so dass ich nur noch ein paar Minuten täglich damit beschäftigt bin“, erklärt sie erleichtert.

Insgesamt fällt die Resonanz der Anwender sehr positiv aus, wie Mail-Spezialist Schmatz feststellt. „Noch bevor wir offiziell kommuniziert hatten, dass wir eine Anti-Spam-Software einsetzen, erhielten wir Anrufe und Nachrichten von unseren Usern mit Anfragen, ob wir an den Mail-Programmen etwas verändert hätten. Der Grund waren deutlich weniger Spams.“ Einen besseren Zuspruch habe man sich nicht wünschen können.

Sascha Schmatz, EBV Elektronik

Der Entscheidung für die Lösung von NetIQ ging ein dreimonatiger Auswahlprozess voraus, in dem rund ein halbes Dutzend Lösungen unter die Lupe genommen wurden. MailMarshal konnte die EBV schließlich überzeugen. Laut Schmatz eigne es sich im Vergleich zu den getesteten Werkzeugen anderer Hersteller am Besten für den Einsatz in größeren Organisationen. „MailMarshal lag mit 30.000 Euro inklusive einem Jahr Service preislich im oberen Drittel und konnte aber durch seinen großen Leistungsumfang und die gebotene Flexibilität punkten“, erläutert Schmatz. Das Tool ist gut anpassbar, hält eine Reihe von Möglichkeiten vor, Anti-Spam-Regeln selbst zu schreiben und bietet zudem gute Auswertungs-Features.

Regeln lassen sich dazu hierarchisch strukturieren – von groben Vorgaben hin zu feinen Justierungen. Auf jeder Stufe bietet MailMarshal die Möglichkeit, wiederum sehr flexibel Regeln zu hinterlegen. Auf der ersten Stufe greifen Mechanismen, die der Hersteller definiert hat und die zum Standardlieferumfang von MailMarshal gehören. Spam-Fighter Schmatz empfiehlt diese Regeln nicht zu modifizieren, da NetIQ hierfür laufende Aktualisierungen schickt. Für die Definition eigener Regeln bietet das Tool reichliche Freiheiten und eine grafische Oberfläche, die dem Administrator mit Wizards unter die Arme greift. Neben den klassischen Header-Informationen, die abgescannt werden, lassen sich Content-Überprüfungen vornehmen, nach kritischen Schlagworten suchen, Anhänge herausfiltern oder etwa in .jpeg-Dateien nach versteckten Exe-Dateien suchen, die auf Spam oder gar Viren- oder Wurm-Attacken schließen lassen.