Office 12: Dokumente werden an die Leine gelegt

Seit der Markteinführung der entsprechenden Anwendungen konnten Word- und Excel-Dokumente in Unternehmen frei zirkulieren, zunächst per Diskette, später dann im Netzwerk und per E-Mail. Doch gesetzliche Regelungen wie der in den USA eingeführte „Sarbanes-Oxley Act“, der die Verwaltung und Archivierung von Informationen streng reglementiert, könnten dieser Ära ein Ende bereiten. Microsoft will mit Office 12 auf diese Anforderungen reagieren.

„Wir wissen, dass wir der IT die Kontrollmöglichkeiten zur Verfügung stellen können, die sie für das ‚Millionen-Dollar-Dokument‘ benötigt. Dabei handelt es sich um eines der Dokumente, das geistiges Eigentum im Wert von mehreren Millionen Dollar enthält“, so Chris Capossela, Corporate Vice President in Microsofts Information Worker Unit.

In der nächsten Office-Version, die in der zweiten Jahreshälfte 2006 auf den Markt kommen soll, will Microsoft Funktionen einführen, die Unternehmen in die Lage versetzen soll, Regeln für den Umgang mit Dokumenten zu setzen. Die Überwachung der Richtlinien sollen Server-Anwendungen übernehmen. Thematisiert wurde der Sachverhalt auf dem CEO Summit von Microsoft, der in der vergangenen Woche in Redmond abgehalten wurde.

Capossela sagte im Rahmen der Veranstaltung, dass Office mit seinem bekannten Interface auch für den Umgang mit sensiblen Dokumenten die geeignete Applikation sei. Es müsse lediglich um Funktionen erweitert werden, mit denen der Umgang mit Dateien reglementiert werden kann, wenn dies notwendig ist.

Die immer strengeren Vorgaben des Gesetzgebers haben auch Auswirkungen auf andere Bereiche von Microsofts Information Worker-Abteilung, in der auch das Office-Team angesiedelt ist. Insgesamt sieht der Softwarehersteller dabei eher Chancen als Risiken.

Verändern soll sich auch der Umgang mit Instant Messaging. Häufig von den Mitarbeitern aufgrund privater Erfahrungen eingeführt, mussten entsprechende Anwendungen in vielen Unternehmen ganz verboten werden, um nicht mit dem Gesetz in Konflikt zu geraten. Hier will Microsoft mit dem Live Communication Server ansetzen. Damit ist es beispielsweise möglich, Unterhaltungen mitzuprotokollieren, um einen Sachverhalt im Bedarfsfall rekonstruieren zu können.

Bob Greifeld von der US-Hightechbörse Nasdaq sagte in diesem Zusammenhang, dass sich dadurch auf das Wesen der Kommunikationsform verändern wird. Wenn die Nutzer wissen, dass die Unterhaltungen mitgeloggt werden, gehe die Spontanität verloren, prognostizierte Greifeld. Capossela wiederum sieht darin lediglich die normalen Schwierigkeiten beim Übergang von einem sozialen Phänomen zu einem Business-Tool.

Uneinigkeit gab es auch bei der Frage, ob der Zugriff auf Informationen künftig eher zentral reguliert wird oder ob in der Demokratisierung dieser Ressourcen die Zukunft liegt. Während Tom Austin von Gartner eher einen Trend in Richtung freie Verfügbarkeit prognostiziert, sehen die Microsoft-Manager sie Sache differenzierter. Damit Technologie erfolgreich sein kann, müsse sie sowohl die Anforderungen von Unternehmen als auch die einzelner Nutzer erfüllen.