Nie mehr Visitenkarten abtippen: Cardscan Executive

Schön an dem Gerät ist, dass man mehrere Visitenkarten hintereinander einscannen und danach die Erkennung darüber laufen lassen kann – diese Art von Batch-Verarbeitung spart Zeit. Cardscan gibt an, dass man mit dem Cardscan Executive 20 Visitenkarten in einer Minute scannen und verarbeiten kann. Im Test waren für 20 Karten 2:20 Minuten erforderlich.

Ob beim Einscannen die Karten im Hochformat oder auf Glanzpapier vorliegen macht keinen Unterschied. Der Scanner konnte sie gut erkennen und verarbeiten. Einzig mit Bildern hat er so seine Probleme – die Software versucht die Bilder als Zeichen zu erkennen und diese dann bestimmten Feldern zuzuordnen, was hin und wieder Fehler in den Adressen verursacht.

Sind die Kontakte verarbeitet, müssen sie noch geprüft werden. Hier gefällt, dass die Felder, wie Name, Titel, Firma, Adresse, Telefon, Fax und so weiter immer sehr gut zugewiesen werden – Ausnahmen bestätigen die Regel. Zu beanstanden ist allerdings, dass häufig Zahlen oder Buchstaben nicht richtig oder gar nicht erkannt werden. Auffällig oft wird das @ bei E-Mail-Adressen nicht erkannt und zum Beispiel durch „(d“ ersetzt. Das ist ärgerlich – bei einem Gerät in dieser Preisklasse dürfte man Besseres erwarten.

Neben dem Einscannen bedarf es also noch einer gründlichen Prüfung und Verbesserung der Kontakte. Aber selbst wenn das erledigt ist, kann man sagen, dass sich die Adressen schneller einpflegen lassen, als wenn dies einzeln per Eingabe geschieht.

Mit der Software von Cardscan werden die Kontakte in eine Datei gespeichert und können von dort in Outlook, Lotus Notes, Act oder Goldmine exportiert werde. Beim Exportieren der Kontakte stellt sich im Test heraus, dass die Kontakt-Datei von Outlook lokal auf dem Rechner vorliegen muss. Das heißt, wenn im Unternehmen ein Exchange Server eingesetzt wird und die Kontaktdatei dort liegt, funktioniert der Export mit der Cardscan-Software nicht. Über Umwege können zwar die Daten quasi per Hand importiert werden, aber das ist nicht im Sinne des Erfinders. Eine Anfrage beim Support bestätigt dies: Die getestete Version 7.0.1 unterstützt nicht den Microsoft Exchange Server. Zwar soll sich das ab Version 7.0.4 ändern, aber hundertprozentig wollte man das auch nicht bestätigen.

Die Cardscan-Software kann aber auch an Stelle von Outlook zur Verwaltung der Kontakte benutzt werden. Zusätzlich bietet Cardscan die Möglichkeit zur Datensicherung per Online-Sicherungskopie über Cardscan.Net an. Wer offen für Neues ist und seine Daten Dritten anvertraut, kann damit von unterwegs immer und überall auf seine Kontakte zurückgreifen – vorausgesetzt, man hat Internetzugang. Wer die Daten lieber einem eigenen mobilen Gerät anvertraut, kann sie mit der Cardscan-Software auf einen Palm, Pocket PC oder Smartphone übertragen.