Datenbanktool im Test: Filemaker Pro 8

Zu den herausragenden neuen Funktionen von Filemaker Pro zählt sicherlich die Erstellung von PDF-Dateien. Über die Option Save/send records as PDF unter dem Dateimenü können Einträge aus der Datenbank als Adobe-Acrobat-Dateien gespeichert werden, ohne dabei das ursprüngliche Erscheinungsbild der Filemaker-Daten zu verändern. Die PDF-Dateien können auch direkt aus Filemaker Pro als Dateianhang per E-Mail versandt werden. So lassen sich Einträge schnell und bequem auch an Leute übermitteln, die nicht mit Filemaker arbeiten. Mit der Version 8 können sämtliche Feldinhalte einschließlich Bildern und Dokumenten einer E-Mail-Nachricht beigefügt werden.

Mit Filemaker Pro 8 kann man Einträge aus der Datenbank als PDF-Dateien exportieren und direkt aus dem Programm per E-Mail versenden.

Eine perfekte PDF-Datei aus Filemaker Pro zu erstellen, ist allerdings gar nicht so einfach. Unter einigen Layouts (zum Beispiel die Vorlage Expense Report) müssen Spalten verkleinert und Ränder erweitert werden, da sonst nicht der gesamte Bericht auf eine Acrobat-Seite passt. Das ist zwar nicht weiter tragisch, doch könnte dieser Vorgang durch einen Assistenten wesentlich erleichtert werden.

Ein weiteres interessantes Upgrade betrifft die Möglichkeit zum Export von Einträgen aus Filemaker Pro nach Microsoft Excel. Bei den Vorgängerversionen funktionierte lediglich der Import von Exceldaten. Auch diese Aufgabe lässt sich blitzschnell erledigen: einfach das Dateimenü aufrufen und die Option Save/send records as Excel wählen. Im Test funktioniert die Umwandlung von Filemaker nach Excel in den meisten Fällen problemlos, auch wenn es gelegentlich zu einem Zeichenwirrwarr in den konvertierten Dateien kommen kann.

Ganz nett ist auch das übersichtliche Schaubild Relationships, das einen guten Überblick über Duplikate bei Tabellen und deren Verknüpfungen bietet. Dem Schaubild können Anmerkungen hinzugefügt werden, die die Struktur der Datenbank beziehungsweise des Dokuments erläutern oder die Gründe für bestimmte Änderungen nennen. Auch die Auto-complete-Funktion ist sehr praktisch, die Felder bei der Eingabe automatisch auf Grundlage bereits bestehender Einträge vervollständigt. Weitere nette Extras sind Kalendereingabehilfen, eine visuelle Rechtschreibprüfung, ein schnelleres Scrollen mit der Maus und das Herausfiltern von irrelevanten Feldern im Layout, was das Sortieren und Exportieren erleichtert.