DMS: Was tun gegen die Dokumentenflut?

Nach einer Präsentation des Marktforschers und DMS-Gurus Ulrich Kampffmeyer hat IBM/ECM mit einem Marktanteil von etwa 24 Prozent bei den Spezialanbietern die Nase vorn. Auf den nächsten Plätzen folgen Opentext (17,5 Prozent) und EMC mit seinem Softwarehaus Documentum (14,3 Prozent). Dazu ein paar Erläuterungen: Dieser neue Geschäftsbereich der IBM wurde vor einem Jahr durch die Übernahme des Archivierungsspezialisten Filenet und der Integration der IBM-eigenen Image-Spezialisten gebildet. Opentext profitiert in Europa vor allem von der Software, die durch die Übernahme von Ixos aus Grasbrunn bei München ins Portfolio kam.

Als Triebfedern für das Wachstum am Markt der DMS-Anbieter im Jahr 2007 müssen vor allem die nun allgegenwärtige Digitalisierung aller Prozesse und Inhalte gesehen werden. Hier spielen in erster Linie Kosten- und Prozesseffekte eine Rolle. Dazu kommt die, wie es im Amtsdeutsch heißt, dringend gebotene Erfüllung regulatorische Anforderungen, im US-Fachjargon Compliance genannt. Hier versuchen die Unternehmen, ihre verloren gegangene Auskunftsfähigkeit wiederherzustellen, so Zöller.

Dabei stehen alle Papier-und Dokumenten-Prozesse zur Disposition. Das sind in erster Linie die tägliche Reduzierung des Anteils manueller Tätigkeiten, die Verkürzung von Durchlaufzeiten und die Vermeidung von Parallelverarbeitung. Dabei geht es nicht nur um Papierentsorgung. Prozesse in Archivierungsprozesse dieser Art die sich nur darauf beschränken, seien langsam am Aussterben. Es geht vielmehr um die Integration der Geschäftsprozesse als Aufgabe für DMS/ECM-Software.

In Köln war zudem zu beobachten, dass es zwischen speziellen Dokumenten-System und Software zur Zusammenarbeit (Groupware) gewisse Übereinstimmungen, aber auch Unterschiede gibt. Es fehlt bei den klassischen DMS-Programmen in der Regel die Integration von Zusammenarbeit. Umgekehrt haben Groupware-Programme meist eine nur marginale Dokumentenverarbeitung. Sie sollen ja in erster Linie die Kollaboration erleichtern.

Das beste Beispiel dafür ist derzeit die Software Sharepoint von Microsoft, die der Marktführer unter den Softwareherstellern in Köln auf seinem Stand zeigte. Microsoft setzt also in erster Linie auf Groupware und nicht mehr auf eine möglicherweise geplante Eroberung des Marktes des Dokumenten-Managements. Ein Versuch, diesen Markt mit einem eigenen „offenen“ Format (Open XML) zu erobern, ist gescheitert.