Digitale Archivierung: Große Vorteile durch optimale Lösung

Wichtig zu unterscheiden sind bei der Archivierung generell strukturierte und unstrukturierte Dokumente. Zu den strukturierten Dokumenten zählen etwa Lieferscheine oder Rechnungen, die sich heute bereits durch relativ einfache und kostengünstige Lösungen auch ohne tieferes Verständnis der Mitarbeiter für das Ablagesystem zuverlässig erfassen lassen. Problematisch können dagegen gerade für kleinere Lösungen immer noch unstrukturierte Dokumente sein, da dafür die Indexierung häufig durch die Mitarbeiter vorgenommen werden muss.

„Das war aber bisher auch schon so, und man sollte sich dabei auf die Kompetenz und das Verantwortungsbewusstsein seiner Mitarbeiter verlassen“, relativiert Jürgen Biffar, Vorstand der Docuware AG, diesen Einwand. Außerdem ergänzen viele Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen ihre Lösungen um Workflow-Aspekte, so dass sich auch Regeln und Prozesse für die Ablage besonders sensibler Dokumente festlegen lassen.

Archivierung und Dokumentenmangement greifen immer mehr ineinander, die meisten Anbieter trennen beide Bereiche daher nur noch in ihren großen Lösungen. Die Angebote für den unteren Mittelstand oder Kleinunternehmen vereinen dagegen in der Regel beide Funktionen, denn „80 Prozent der Firmen kommen über die elektronisch Archivierung zum Dokumentenmangement“, sagt Docuware-Manager Biffar.

Die elektronische Archivierung sorgt für die elektronische, revisionssichere Ablage von ein- und ausgehenden Belegen und stellt Suchfunktionen zur Verfügung. Die archivierten Dokumente lassen sich- meist durch Berechtigungskonzepte geregelt – über ein eigenes Frontend oder aus Microsoft-Anwendungen heraus recherchieren, lesen, kopieren oder versenden.

Dokumentenmanagement dagegen sorgt dafür, dass aktuelle Dokumente bereitgestellt und in einen Workflow einbezogen werden. Wiedervorlagefunktionen, Versionskontrolle und Versionsmanagement sowie das automatische Weiterleiten an einzelne oder mehrere Empfänger gehören zum Standard.