Digitale Archivierung: Große Vorteile durch optimale Lösung

Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer beim aus der Unternehmensgruppe Leitz hervorgegangenen Anbieter ELO Digital Office, betont, dass sein Unternehmen sehr viel selbst entwickelt hat. Außerdem würde es sich als einziger Anbieter den Luxus leisten, drei Produktlinien mit unterschiedlicher Technologie zu pflegen. Damit bekomme niemand eine „abgespeckte“ Version eines größeren Systems, sondern jeder eine passgenau entwickelte Lösung. Für Einsteiger wird ELO Office, aktuell in der Version 7.0, angeboten. Das Produkt richtet sich laut Hersteller an Firmen mit bis zu zehn PC-Arbeitsplätzen und wird bereits für rund 500 Euro verkauft.

ELO Office ist netzwerkfähig, so dass mehrere Benutzer gleichzeitig mit demselben Archiv arbeiten können. Eine Anwender und Schlüsselverwaltung sorgt dabei für die Regelung der Zugriffsrechte. Zur Recherche stehen sowohl eine individuell anpassbare Indexierung zur Verfügung, wie auch eine Volltextsuche in Textdokumenten und gescannten Unterlagen, die als TIF-Datei gespeichert wurden.

Windream bietet mit Windream Solo eine Einzelplatzlösung ohne Netzwerkanbindung an, die etwa für Freiberufler interessant ist. Windream Solo nutzt die mitgelieferte Microsoft SQL Server 2005 Express Edition als Datenbank. Durch die Integration in Windows lassen sich DMS-spezifische Funktionen aus dem Windows Explorer über das Kontextmenü aufrufen. Dazu gehören die Indizierung von Dokumenten, Versionierung, Rechteverwaltung, Dokumentenhistorie, Volltextgenerierung und Recherchemöglichkeiten.

Etwas größere Unternehmen, die mehr Funktionen und Netzwerkfähigkeit benötigen, geht Windream mit DMS- und Archivlösungen an, die sich an unterschiedliche Bedürfnisse anpassen lassen. Um zu starten, müssen für ein Paket mit fünf Lizenzen circa 2000 Euro einkalkuliert werden. 50 unterschiedliche Integrationslösungen sorgen dann für die Anpassung an den jeweiligen Anwendungsbereich.

Mit Archivstation bietet Windream zudem zusammen mit Plustek und One Click Solutions eine weitgehend standardisierte Lösung an. Die vorinstallierte Komplettlösung für elektronisches Dokumentenmanagement- und Archivsystem ist für kleine Betriebe und Einzelpersonen gedacht und wird zum Komplettpreis von 2800 Euro verkauft. Zum Paket gehören PC, Scanner sowie Indexierungs- und Archivierungs-Software.

Im Einstiegsmarkt traditionell stark vertreten ist die Easy Software AG. Das zeigt auch eine Umfrage des Verbandes Organisations- und Informationssysteme e.V. vom vergangenen Jahr: Demnach kennen über 15 Prozent der Befragten den Anbieter. Etwas mehr als 12 Prozent derer, die ein DMS einsetzen, verwenden eine Lösung von Easy.

Der Anbieter kommt aus dem Archivierungsumfeld und startete mit einfach zu nutzenden Boxlösungen. Um den geänderten Marktgegebenheiten Rechnung zu tragen, wird inzwischen aber der Lösungsverkauf über Partner bevorzugt: Das Thema sei inzwischen sehr komplex geworden und die Verzahnung von Archivierung, Dokumentenmanagement und branchenspezifischen Anwendungen unerlässlich, so ein Unternehmenssprecher.

Obwohl weiterhin Standardsoftware entwickelt werde, sei der Einsatz beim Kunden letztendlich immer von dessen konkreten Problemen abhängig – der einfache Produktverkauf gehe zurück. Easy baut daher sein Partnernetzwerk aus und bemüht sich, mit ihnen branchen- und unternehmensspezifische Komplettlösungen zu offerieren. Als Einstiegsprodukt kann dennoch Easy-I-Dox-Office 2007 angesehen werden. Das Produkt bietet Unternehmen eine Archivierungslösung für Microsoft Office 2007, mit der man direkt aus Word, Excel und Powerpoint archivieren kann.

Docuware AG bietet seine Lösung Docuware 5 in drei unterschiedlichen Server-Editionen an. Dabei gehören Scannen, Indexieren, Archivieren, Suchen, Anzeigen und Bearbeiten, Drucken und Versenden zu den grundlegenden Funktionen. Für die rechtssichere Archivierung wurde die qualifizierte elektronische Signatur ebenfalls bei allen Versionen implementiert. Für den Einsatz in kleineren Unternehmen ist der Docuware Business Server konzipiert.