Das Problem mit der Umsatzsteuer: Online-Kauf für Unternehmen

Viele Online-Shops sind mittlerweile aus Kostengründen dazu übergegangen, die Rechnung nur noch elektronisch, etwa per E-Mail, zu übermitteln. Dann verkompliziert sich die Rechtslage nochmals, denn der Gesetzgeber hat für diesen Fall weitere Bedingungen geschaffen, um Missbrauch vorzubeugen.

Damit eine elektronisch übermittelte Rechnung abziehbar ist, müssen nach § 14 Abs. 3 UStG die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein. Dies kann durch eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur oder eine elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz geschehen.

Möglich ist auch der elektronische Datenaustausch (EDI). Dabei muss der Verkäufer zusätzlich entweder eine ergänzende Rechnung auf Papier erstellen oder eine zusätzlich Rechnung durch eine qualifizierte elektronische Signatur übermitteln.

Es nützt also nichts, eine per E-Mail übermittelte Rechnung einfach auszudrucken und abzuheften. Vielmehr muss der Unternehmer darauf achten, dass sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Wie geschieht das in der Praxis?

Der Absender wählt die Rechnung, die er digital unterzeichnen möchte, aus. Eine Signatur-Software erstellt anschließend einen Hashwert, der als Prüfwert dient. Dieser Hashwert wird mit dem geheimen Schlüssel gesichert: Dadurch entsteht die digitale Signatur. Anschließend wird die Datei versendet.

Der Empfänger dechiffriert die Datei mit dem öffentlichen Schlüssel und erkennt so den Hashwert. Die Prüfversion der Signatur-Software berechnet den Hashwert erneut und vergleicht ihn mit dem ursprünglichen. Sind beide identisch, ist dies ein Zeichen für Authentizität (richtiger Absender) und Integrität (richtiger Inhalt).

Der Gesetzgeber sieht vor, dass eine qualifizierte elektronische Signatur, die der Unterschrift von Hand rechtlich gleichgestellt ist, immer persönlich bei einer zugelassenen Registrierungsstelle beantragt werden muss. Registrierungsstellen sind beispielsweise die Industrie- und Handelskammern, koordiniert von der DE-CODA GmbH oder S-Trust, der für elektronische Signaturen zuständige Bereich der Sparkassen Finanzgruppe.