DMS: Compliance und SharePoint beflügeln den Markt

Was der Mittelstand wirklich braucht, darin waren sich die Experten in den Branchenforen nicht immer einig. Die Diskussionsrunden auf der DMS Expo zeigten nämlich, dass immer noch eine große Kluft zwischen den Ansprüchen von Behörden und Banken einerseits und der Wirklichkeit im Geschäftsalltag andererseits besteht. Ein Produktmanager fasste es am Rande der Diskussionen süffisant zusammen: „Wir haben die Gesetzgebung des 20 Jahrhundert, die Technik des 21ten Jahrhunderts – aber gearbeitet wird noch wie zu Zeiten der Industriellen Revolution“.

Auf die Frage hin, wer im Publikum seine Emails bereits revisionssicher archiviert, gab es nur wenige Handzeichen. Mitschuld trägt daran auch die Rechtsunsicherheit und das Richtliniengewirr in Deutschland, stellte ein Referent fest. Schon die Frage, unter welchen Bedingungen ein Fax nun als elektronisches Format oder eben als Fax behandelt werden darf, sei nicht einfach zu beantworten. Als Faustregel gelte, so Experten, dass wer klassisch analog von Faxgerät zu Faxgerät übertrage, auf der sicheren Seite sei. Schaltet man hingegen Fax-Lösungen dazwischen, könne aus dem Fax ein elektronisches Dokument werden – was wiederum eine Kette von Compliance-Anforderungen nach sich zieht.

Auch die Digitale Signatur ist weiterhin heißes Diskussionsthema. Zwar sind die technischen Voraussetzungen geschaffen, es mangelt aber an der praktischen Umsetzung. Viele, besonders in KMUs und Handel, nutzen die Vorzüge der elektronischen Rechnung per PDF – ohne diese allerdings digital signieren zu lassen. Eine Geschäftspraxis, die bei Rechtstreitigkeiten oder Steuerprüfungen teure Folgen haben kann.

Eine brauchbare Orientierungshilfe in die Thematik Compliance und DMS bietet das neu erschienene Buch „Prüfkriterien für Dokumenten-Management-Lösungen“ des Branchenverbandes „Verband Organisations- und Informationssysteme“ (VOI). Dieser hat, auch aufgrund der andauernden Diskussionen um Compliance, seinen Praxisleitfaden nochmals überarbeitet und auf der DMS Expo vorgestellt. Behandelt werden auch Themen wie Elektronische Signaturen, der Umgang mit geschäftlichen E-Mails, Teilzertifizierungen und Outsourcing.