Eine schwere Bürde: DMS und Compliance

Außerhalb des englischsprachigen Raums ist der international gängige Begriff für das Thema Verantwortung durch Offenlegen der Daten – Compliance – nur schwer greifbar. Ulrich Kampffmeyer, Chef des Beratungsunternehmens Project Consult aus Hamburg und in diesem Thema bewanderter Berater, erläutert das Problem: Nach seiner Beobachtung sorgt der Begriff Compliance bei vielen Firmenkunden für Verunsicherung. Der Grund: Zahlreiche Anbieter vermarkten inzwischen ihre Produkte unter dem Etikett „Compliance“ – nicht nur Anbieter von DMS– und ECM-Lösungen, sondern auch Hersteller von Speichersystemen, Management-Informationsprogrammen und ERP-Lösungen.

So hat sich unter Flagge des Schlagworts Compliance ein neues Marktsegment gebildet. Dabei wird in Deutschland der englische Begriff Compliance bisher nur selten verwendet. Rechtliche und regulative Vorgaben für Dokumentationspflichten nehmen aber, wenn man an Beispiele wie die GDPdU oder Basel II denkt, stetig zu.

Zur Erläuterung: Die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sind ein Erlass der Finanzbehörden aus den Jahren 2001/2002. Dabei wird geregelt, welche Zugriffsmöglichkeiten den Finanzbehörden auf DV-Systeme eingeräumt werden müssen und in welcher Form steuerrelevante Daten aufzubewahren sind. Basel II bezeichnet die Gesamtheit der Eigenkapitalvorschriften, die vom Basler Ausschuss für Bankenaufsicht in den letzten Jahren vorgeschlagen wurden.

Lösungen für die Unterstützung von Compliance, wie E-Mail-Management und Records Management, sind heute die wichtigsten Markttreiber für den Einsatz von Enterprise Content Management, so Kampffmeyer. Anbieter von Informations- und Dokumenten-Management-Lösungen wittern aufgrund der in nahezu allen Staaten wachsenden Compliance-Anforderungen das große Geschäft. Compliance-Angebote sind bei den meisten Anbietern von Enterprise Content Management mittlerweile fester Bestandteil der Produktpalette.

Hinsichtlich Umfang und Zielsetzung der angebotenen Software und Systeme bestehen aber noch erhebliche Unterschiede. So setzten größere Anbieter wie IBM (mit den Filenet-Technologien) auf eine vollständige Kontrolle und Dokumentation des Informationsflusses und beschränken sich nicht nur auf das Thema Archivierung oder Records Management. Andere Anbieter preisen Lösungen für E-Mail-Archivierung an, was für Anwender die Gefahr birgt, auf einer Compliance-Insellösung sitzen zu bleiben.