Eine schwere Bürde: DMS und Compliance

E-Mails und ihre Anhänge gehören in einen fachlichen Zusammenhang, in elektronische Kunden-, Produkt- oder Vorgangsakten. E-Mails separat zu archivieren bringt mittelfristig mehr Probleme als Vorteile. Das Gleiche gilt für steuerrelevante Daten. Sie separat und nur für den Steuerprüfer aufzubewahren ist unwirtschaftlich. Auch dedizierte Systeme nur für Daten aus dem ERP oder nur für gescannte Dokumente sind aus Compliance-Gesichtspunkten nicht empfehlenswert.

Kampffmeyer bringt das Problem auf den Punkt: „Es muss eine Angleichung der elektronischen Welt an die Papierwelt stattfinden. Nur mit einem komplett neuen Rahmenwerk von Gesetzen und Richtlinien können allgemeingültige und gerechte Grundlagen für Information Management Compliance geschaffen werden.“ In dem Maße, wie das Thema Compliance in Wirtschaft und Gesellschaft an Raum gewinnt, müssen alle Softwaresysteme eines Unternehmens oder einer Organisation compliancefähig gemacht werden.

Dies geht über spezielle Systeme wie Records Management oder elektronische Archivierung weit hinaus. Der Markt wird auf diese sich verändernde Situation reagieren, denn Compliance-Anforderungen sind ein Thema, mit dem sich jedes Unternehmen auseinandersetzen muss, wenn es im Informationszeitalter Bestand haben will. „Ohne Information Management Compliance kann die Informationsgesellschaft nicht funktionieren“, so Ulrich Kampffmeyer. Lösungen zur Unterstützung von Compliance-Anforderungen sind daher zukünftig eher Infrastruktur denn separate Einzelsysteme.