Instant Messaging: Für Firmen nicht ohne Tücken

Im Klartext heißt das: Auch Instant Messages können so genannte Handelsbriefe sein – wenn sie inhaltlich ein Handelsgeschäft betreffen, sich also auf dessen Vorbereitung, Abschluss oder Rückgängigmachen beziehen. Und sobald diese Merkmale auf Instant Messages zutreffen – beispielsweise in der Kommunikation mit einem Lieferanten oder einem Stammkunden – „kann auch eine Instant Message als rechtlich relevante Nachricht eingestuft werden, auf die sich die Archivierungspflicht erstreckt“, betont Schicker.

Die Archivierungspflicht aber kann recht weitreichend und damit kostspielig sein – und oftmals erhoffte Einsparungen durch Produktivitätsvorteile wieder zunichte machen. Schicker weist darauf hin, dass alle Dokumente unverändert archiviert, mit geeigneten Techniken wieder auffindbar sein und sich in unveränderter Form wieder anzeigbar und ausdruckbar sein müssen. Darüber hinaus müsse das System Anwendern erlauben, die gesetzlichen und betrieblichen Bestimmungen hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die gesamte Lebensdauer zu gewährleisten.

Schicker rät daher bereits bei der Auswahl eines Dienstes darauf zu achten, ob Archivierung, Filter- und Scan-Funktionen integriert sind. Ist dies nicht der Fall oder ein solches System zu teuer, wird es kompliziert: Entweder weist die Unternehmensführung die Mitarbeiter an, Instant Messages nur intern zu nutzen. Alternativ legt sie die erlaubte externe Nutzung in einer Richtlinie exakt so fest, dass alle rechtlich relevanten Themen ausgespart bleiben. Das läuft letztendlich auf die rein private Nutzung hinaus. Oder aber sie untersagt solche Dienste komplett. Aber auch um das zu kontrollieren, sind geeignete Sicherheitsprodukte notwendig.