Outsourcing in der Krise: Fallstricke und Strategietipps

Eine panikartige Hinwendung zum Outsourcing, um kurzfristig Kosten zu sparen, ist in Deutschland nach den Aussagen der unterschiedlichen Marktbeobachter nicht festzustellen. Doch die Befürchtung ist da. Beispielsweise mahnt der Düsseldorfer Dokumentenspezialist Behrens & Schuleit zu umsichtigem Handeln.

Das Unternehmen bietet selbst als Dienstleister die Analyse und Optimierung innerbetrieblicher Vorgänge (Business Process Management), die Bearbeitung ein- und ausgehender Dokumente sowie und die Beratung rund um Dokumenten- und Process-Management an. Zu den Kunden zählen unter anderem die Daimler AG, LTU, die Handelskette Plus und die Victoria Versicherung.

Unternehmen sollten die Investitionen nicht nur nach den nominellen Kosten betrachten, sondern IT-Projekte auf ihre Gesamtkostenstruktur und ihren Nutzen überprüfen. Beim Outsourcing Billiganbietern vorschnell den Zuschlag zu erteilen, könne sich rächen, sagt Thomas Rick, Geschäftsführer von Behrens & Schuleit.

Die Düsseldorfer warnen Outsourcing-Interessenten davor, den ursprünglich verfolgten Best-of-Breed-Ansatz zugunsten der – scheinbar – kostengünstigsten Variante aufzugeben. „IT-Projekte, die hohe Anfangsinvestitionen erfordern, werden oftmals kurzfristig gestrichen oder verschoben. Wir vermissen bei dieser Vorgehensweise das strategische Denken der Entscheider. Statt sorgfältig die Gesamtkostenstruktur zu prüfen, wird extrem kurzsichtig agiert. Sie übersehen dabei, dass gerade die Investition in Prozessoptimierungen ihr Unternehmen vor dem wirtschaftlichen Abstieg bewahren könnte“, sagt Rick.

Besonders wenn mehr als nur ein Basis-Service gefragt sei, könnten sich anfänglich günstig erscheinende Angebote schnell als Kostenfalle erweisen. „Wer umsichtig denkt, weiß, dass man in einem Projekt immer mit speziellen Anforderungen rechnen muss“, sagt Rick. Typisches Beispiel sei, dass ein Scan-Dienstleister plötzlich feststelle, dass die zu scannenden Dokumente größtenteils geklammert seien. „Dann wird eine Vorbearbeitung fällig, die den bisher günstigen Preis pro Seite blitzartig in die Höhe treibt.“

„Seriöse Anbieter mit hohen Qualitätsmaßstäben sind auf den ersten Blick vielleicht etwas teurer als der Mitbewerb – auf Dauer zahlt sich eine solche fundierte Investition aber immer aus“, erklärt Rick. Deshalb sei es wichtig, auch in kritischen Zeiten die sorgfältig ausgearbeiteten Strategien nicht übereilt umzustoßen. Denn kurzfristige Einsparungen machten sich später unangenehm durch Defizite in der Handlungs- und Wettbewerbsfähigkeit bemerkbar.