Outsourcing in der Krise: Fallstricke und Strategietipps

Auch das Beratungshaus Active Sourcing weist ausdrücklich darauf hin, dass bei Outsourcing-Ausschreibungen trotz Krisenstimmung ein klar strukturierter Ablauf auf Basis bewährter Vorgehensweisen erforderlich sei. Das Beratungsunternehmen hat sich auf IT Outsourcing, Business Process Outsourcing und Insourcing spezialisiert und bietet IT Assessment, Sourcing-Strategieberatung und Sourcing Reviews an.

Wichtig bei Outsourcing-Strategien sei nach wie vor eine realistische Terminplanung für die einzelnen Planungsschritte. Erfahrungsgemäß seien allein für die Ausschreibung der IT-Leistungen zwei bis drei Monate zu veranschlagen. Für die Durchführung von Vertragsverhandlungen müsse je nach Komplexität und Umfang der auszulagernden Dienstleistungen mit weiteren drei bis sechs Monaten gerechnet werden.

Für die Vorauswahl der Anbieter empfiehlt Active-Sourcing-Geschäftsführer Stefan Regniet, auf die Struktur der möglichen Outsourcing-Partner zu achten und eine gute Mischung vorzunehmen. „Dafür gilt es, zunächst möglichst passend erscheinende Partner nach Größe, Branchenreferenzen sowie Servicequalität auszuwählen und sie dann bewusst durch ein oder zwei Herausforderer zu ergänzen.“

Als „Herausforderer“ sieht er Provider, die sich bei den Services als kompetent erweisen und auch von der Größe her passen, aber in der Branche noch wenige Referenzen haben. „Durch die Unterschiedlichkeit entsteht ein interessanter Wettbewerb mit positiven Überraschungen, bei dem am Ende sehr oft innovative Vorschläge und auch geringere Preise zustande kommen.“

Offenbar nicht selbstverständlich ist, dass die ausgewählten Anbieter kontaktiert und mit den wichtigsten Angaben zum Auslagerungsprojekt versorgt werden. Regniet zählt dazu eine kurze Beschreibung der benötigten Services, Informationen über die Rahmenbedingungen und einen Zeitplan von der Ausschreibung bis zum Betriebsübergang. „Bekundet ein Anbieter daraufhin sein Teilnahmeinteresse an der Ausschreibung, sollte zudem die Vertraulichkeit mittels eines Non-Disclosure-Agreements sichergestellt werden. Erst nach dessen Erhalt sollten dem Anbieter detaillierte Ausschreibungsunterlagen übergeben werden.“

Auch dabei gilt es wieder: nichts überstürzen! „Die Bearbeitung der Vertraulichkeitserklärung kann zwei Wochen dauern, da häufig eine rechtliche Überprüfung seitens des Anbieters notwendig ist und anschließende Rücksprachen mit der internen Rechtsabteilung fällig werden.“

Trotz eines vorher deutlich bekundeten Interesses kommt es immer wieder vor, dass Anbieter aus dem Ausschreibungsverfahren aussteigen. Eine mögliche Ursache können Kapazitätsengpässe beim Anbieter sein, die die Bearbeitung der Ausschreibung im gewünschten Zeitraum verhindern. Sehr häufig führe jedoch die Fehleinschätzung des Anbieters seiner Chancen, das Vorhaben gewinnen zu können, dazu, dass er sich zurückziehe: Immerhin muss ein Anbieter für die Erstellung eines Angebots erheblichen Aufwand betreiben.

Glaubt er, keine Erfolgsaussichten zu haben, scheut er natürlich die dadurch entstehenden Kosten. „In solchen Fällen sollte aktiv das Gespräch mit dem Anbieter gesucht werden, um Unsicherheiten abzubauen“, rät Regniet. „Möglicherweise ist ausgerechnet dieser Dienstleister der ideale Partner, mit dem eine Zusammenarbeit nur deshalb nicht zustande kommen kann, weil anfängliche Fehlbewertungen ungeklärt geblieben sind.“