Teamarbeit scheitert in vielen Unternehmen an der IT

Teamarbeit ist ein alter Hut. Sie ist in jedem Unternehmen Usus, wird durch die Bildung von Teams gefördert, und kaum jemand würde heutzutage behaupten wollen, dass es Aufgaben gibt, die ohne Teamarbeit überhaupt zu bewältigen wären.

Das Interessante ist, dass sich Teamarbeit in den wenigsten Unternehmen in der IT-Infrastruktur widerspiegelt. Noch immer schicken sich Leute E-Mails mit Dokumenten hin und her, an denen man gemeinsam arbeitet. Das Ergebnis ist Chaos, weil es schon bald verschiedene Versionen des Dokuments gibt, die dann jemand unter großem Zeitaufwand zusammenführen muss.

Dabei gibt es mittlerweile so viele Tools, auch vom Marktführer Microsoft, die das kollaborative Arbeiten unterstützen. Nur eingesetzt werden sie nicht. Teilweise aus Unkenntnis, teilweise aus Kostengründen und teilweise, weil sich das Management generell unwillig zeigt, „dieses neumodische Zeug“ zu fördern.

In unserem Team haben wir das Problem schon längst gelöst. Die Kosten dafür liegen bei null Euro! Unser Geheimnis: Wir nutzen Google Text & Tabellen. Als ich das einmal in kleiner Runde unter fest angestellten Kollegen erwähnte, bekam ich zu hören, dass deren Unternehmensrichtlinien die Nutzung externer Dienste aus Sicherheitsgründen verbieten.

Sicher, das ist ein wichtiger Punkt. Aber genau deshalb bin ich froh, dass ich meinen eigenen Laden habe und mit den Tools arbeiten kann, die ich für angemessen halte. Effektivität ist mir wichtiger als der hypothetische Fall, dass Dritte meine Daten zu Gesicht bekommen könnten oder Google mit meinen Inhalten vielleicht irgendwann einmal Geschäfte machen könnte. Naja, und echte Geheimnisse bergen unsere Arbeiten nur selten.

Unsere Teamarbeit hat jedenfalls ganz neue Dimensionen erreicht. Mittlerweile nutzen wir das Google-Tool sogar dann, wenn wir uns im gleichen Raum gegenüber sitzen. So mussten wir beispielsweise letztens eine umfangreiche Präsentation zusammenstellen. Den Entwurf haben wir komplett im Präsentationsmodul von Google Text & Tabellen geschrieben. Erst nachdem die Texte fix waren, wurde die Präsentation exportiert und mit einem richtigen Präsentationsprogramm auf schön getrimmt.

Zunächst haben wir jedoch gemeinsam online die Folienüberschriften festgelegt. Anschließend haben wir die Folien zwischen uns aufgeteilt, und jeder hat sie mit den zugehörigen Texten gefüllt. So schnell waren wir mit einer Präsentation noch nie fertig.

Das Schöne dabei ist, dass man jederzeit sehen kann, was der Kollege treibt. Statt Dateien hin und her zu schicken, wenn mal eine Frage auftaucht, kann man den Kollegen gleich fragen, was er zu dieser oder jener Aussage meint. Sitzt man nicht im gleichen Raum, dann hilft das Chat-Modul innerhalb der Google-Anwendung. Ich kann jedenfalls sagen, dass ich auf diese Art des Arbeitens nicht mehr verzichten möchte.

Update: Ein am 16. Dezember erschienener Artikel in der New York Times, mit dem gleichen Tenor wie dieses Posting. Nein, die NYT hat nicht von mir abgeschrieben :-)