Experten-Tipps zur Gestaltung von IT-Verträgen

Ein guter Vertrag sollte auch Regelungen zu den Betriebskosten enthalten. Rechtsanwalt Beckers denkt dabei etwa an Kosten für künftige Software-Release-Wechsel. Softwarepflegeleistungen werden von vielen IT-Anbietern nämlich nur für die jeweils aktuellen Release-Stände erbracht. Was geschieht aber, wenn der Kunde individuelle Systemanpassungen programmieren lässt, die zu dem neu gelieferten Release der Standardsoftware nicht kompatibel sind?

Taucht ein Problem mit der Kompatibilität der Anpassungen zu der Standardsoftware auf, muss der Kunde entweder Funktionseinbußen akzeptieren oder die individuellen Anpassungen mit Aufpreis auch für den neuen Release-Stand entwickeln lassen. „Beinhaltet der IT-Vertrag jedoch eine Regelung, die die Aufwärtskompatibilität von Individualanpassungen vorsieht, dürfen Release-Einspielungen nicht zu Folgeaufwand bei Einspielen eines neuen Release-Standes führen. Dieser Punkt ist in den meisten Fällen keine Standardleistung und bedarf deshalb einer gesonderten Vereinbarung.“

Auch im Abfassen von Nutzungsrechten in IT-Verträgen verbergen sich Fallstricke. „Die Standardnutzungsbedingungen der Anbieter sehen in aller Regel vor, dass die Software nur durch Mitarbeiter des Käufers, also den Lizenznehmer, und nicht auch durch Mitarbeiter von Tochtergesellschaften oder Lieferanten genutzt werden darf“, berichtet Beckers.

Was geschieht aber, wenn das Unternehmen nach Vertragsschluss, etwa durch den Erwerb von Tochtergesellschaften, wächst oder produzierende Unternehmen auch ihre Lieferanten in die Nutzung der Software einbeziehen möchten?

„Sofern nicht anders vereinbart, sind die Mitarbeiter der neu hinzugekommenen Unternehmensbereiche erst dann zur Nutzung berechtigt, wenn der Lizenznehmer auch für die Mitarbeiter dieser Tochterunternehmen eine Lizenz kauft“, so Beckers. Die Praxis zeige aber immer wieder, dass Anwenderunternehmen von zusätzlichen Lizenzkosten bei Erwerb neuer Tochtergesellschaften überrascht würden. Spricht man bereits im Rahmen der Verhandlung über die Implementierung einer neuen IT-Lösung auch über Nutzungsrechte zukünftiger Tochterunternehmen, bleibt diese unliebsame Überraschung aus.