IT-Leistungen richtig einkaufen

Das zentrale Lieferantenmanagement sorgt für standardisierte Ausschreibungen, Verträge und Prozesse. „Heute gibt es dagegen Konzerne, in denen beispielsweise jeder Vertrag anders aussieht“, so Benkel. Natürlich sei die Expertise der einzelnen Geschäftseinheiten weiterhin wichtig für einen Vertragsabschluss – sie solle sich aber im Rahmen der vorgegebenen Standards entfalten. Ein verbindliches Framework definiert zum Beispiel Prozesse oder liefert sogar Textbausteine.

Gerade in Unternehmen, bei denen sowohl interne als auch externe Kräfte den IT-Betrieb sicherstellen, kann ein zentrales Vendor Management als einzige qualifizierte Instanz die Metaperspektive einnehmen: „Das stellt sicher, dass nicht immer einfach der externe Dienstleister an allem Schuld ist“, fügt Benkel an.

Denn die Aufgaben enden keineswegs mit dem Vertragsabschluss. Das Vendor Management Office ist auch für die permanente Optimierung der Lieferantenbeziehungen zuständig. Dazu gehört die Kategorisierung der Anbieter und Dienstleister sowie die Überwachung der Service-Level-Agreements und das Benchmarking, um zu erkennen, ob die bestehenden Verträge noch marktgerecht sind.

Der niederländische Finanzdienstleistungskonzern ING zum Beispiel hat zwischen 2006 und 2007 sein weltweites Vendor Management neu organisiert. Wo es möglich und sinnvoll ist, erfolgt die Beschaffung nun zentral vom Standort Zürich aus. „Wir verstehen die Anforderungen unserer Geschäftsbereiche, die Märkte, die rechtlichen Rahmenbedingungen und die finanzielle Seite“, sagt Chief Procurement Officer Dirk Karl. Auch das Asset Management liegt in seiner Hand.

Auch für international agierende Mittelständler lohne es sich durchaus, über ein zentralisiertes Lieferantenmanagement nachzudenken, so Karl. „Zum Beispiel kann sich die Zentralisierung des Vertragswesens für alle Niederlassungen weltweit lohnen.“ Und mittelständische Einkaufsallianzen böten ebenfalls interessante Ansätze.