IT-Leistungen richtig einkaufen

„In Roadshows haben wir den neuen Ansatz vor Ort präsentiert“, erzählt Karl, „und dort mit dem mittleren Management über den Nutzen diskutiert.“ Denn nur wer den Mehrwert erkenne mache mit. Den Kern von Karls Vendor-Management-Strategie bilden fünf Elemente:

1. Eine durchgängige Verantwortlichkeit reicht vom Prozess der Beschaffung über die Rechnungsabwicklung bis zum Lifecycle Management der Verträge.
2. Das Management von Softwarelizenzen und Compliance-Berichten gehört zum Alltagsgeschäft.
3. Es gibt keine Ad-hoc-Beziehungen zu neuen Lieferanten. Sie müssen zunächst eine Evaluation durchlaufen haben.
4. Bei Auslagerungen gibt es weder Single-Sourcing noch sehr lange Vertragslaufzeiten.
5. Die Lieferantenbeziehungen sind strategischer Natur. Das heißt, es gibt regelmäßige Besprechungen und Bedarfsermittlungen jenseits der konkreten Vertragsverhandlungen.

All diese Maßnahmen sollen dazu beitragen, dass ING Bedarf bündeln kann. „Natürlich soll das Procurement dadurch billiger werden, aber das allein ist ja keine Strategie“, sagt Karl.

Mit allen Geschäftsbereichen führt das Vendor Management regelmäßige Bedarfsanalysen durch. Dies ist ein mehrstufiger, mit strikten Zeitvorgaben verbundener Prozess. Regelmäßige Soll-Ist-Abgleiche, die die Beteiligten abzeichnen müssen, sind Voraussetzung, um die nächste Stufe des Prozesses zu erreichen. „Dabei hat ein Geschäftsbereich auch immer die Möglichkeit, auszusteigen, falls sich für ihn die Ausgangslage geändert hat“, stellt Karl klar.

ING deckt inzwischen 60 bis 80 Prozent der Gesamtausgaben durch strategische Partner ab. Natürlich gibt es auch viele Lieferanten, die nicht zentral gemanagt werden, weil sie zum Beispiel sehr spezialisierte Dienstleistungen erbringen, die keinen großen Anteil an den Gesamtausgaben haben.