Das auffälligste Ergebnis der Dokulife-Studie in Bezug auf die Nutzung von Druckgeräten am Arbeitsplatz ist, dass 68 Prozent der befragten Angestellten häufig oder sehr häufig E-Mails drucken. Sie sind damit nach Textdokumenten der zweithäufigste Druckjob. 36 Prozent drucken zudem häufig oder sehr häufig Webseiten aus. „E-Mails und Webseiten sorgen zwar für eine effiziente Informationsverbreitung – aber Berufstätige wollen den Lesekomfort und die Verarbeitungsmöglichkeiten von Papier“, glaubt Oliver Jendro, der die Studie betreuende Analyst von Dokulife.
„Trotz allerhand Markierungs- und Erinnerungsmöglichkeiten gehen in der Masse der Mails oftmals wichtige Angelegenheiten unter, weil auch diese gerne ohne Zwang benutzt werden und sich die wichtigen Mails dann auch nicht mehr von weniger wichtigen hervorheben“, sieht Judith Koczulla, Produktmanagerin bei Brother, als Grund dafür. „Papier ist verbindlicher. Selbst ein zerknüllter Zettel im Papierkorb verleiht einem Vorgang mehr Bedeutung als eine schlicht gelöschte Mail.“ Daher sei ein Druckgerät in Griffweite für viele „immens wichtig“, so Jendro: Laut Umfrage bevorzugen 72 Prozent der Angestellten einen Drucker direkt am Arbeitsplatz.
Ob dieser dann aber ausschließlich für die beruflichen Belange genutzt wird, kann bezweifelt werden. Nur 16 Prozent der Berufstätigen gaben in der Befragung an, am Arbeitsplatz nie private Dokumente zu drucken. Ein Viertel druckt nach eigener Einschätzung immerhin pro Woche 10 bis 30 Seiten privaten Inhalts am Arbeitsplatz aus. Bei jedem sechsten sind es sogar über 30 Seiten.
Interessant ist der Vergleich mit der Zahl der beruflich ausgedruckten Seiten: 9 Prozent der Angestellten drucken pro Woche bis zu 30 Seiten für ihre Arbeit aus, bei 18 Prozent sind es zwischen 30 und 60 Seiten und bei 27 Prozent zwischen 600 und 100 Seiten. Bis zu 500 Seiten benötigen 32 Prozent, mehr als 500 nur 8 Prozent.
Diese Zahlen weichen übrigens kaum von den Angaben ab, die andere Berufstätige (Unternehmen, Selbständige oder Freiberufler) machten. Diese Gruppe gibt auf dem beruflich genutzten Drucker jedoch wesentlich häufiger als Angestellte auch Dokumente privater Natur aus. Das Bild vom verantwortungslosen Mitarbeiter, der Betriebseigentum schamlos für private Zwecke nutzt, hinkt in der Regel also. Zumindest geht er damit nicht großzügiger um als andere Berufstätige.
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3 Kommentare zu Drei Studien: Druckverhalten und Druckkosten im Vergleich
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Gänzlich nachvollziehen kann ich einige Argumente nicht….
Kosteneinsparung durch Effizienzsteigerung
Die Büro-Druckerlandschaft ein wenig ins Visier zu nehmen, ist, denke ich, der richtige Schritt. Jeder von uns druckt täglich Dokumente aus, die nicht notwendigerweise hätten gedruckt werden müssen; unnötige Kosten und CO2-Ausstoß sind die Folgen. Um hier effizienter zu werden, müssen Unternehmen mehr auf nutzerfreundliche digitale Prozesse setzen ? sowohl in der intern als auch in der externen Kommunikation. Digitale Prozesse halten zunehmend Einzug in unser Leben und unsere Büros. Trotzdem drucken wir immer noch Dokumente, E-Mails und Rechnungen aus. Häufig wäre dies unnötig, verfügten die Nutzer über komfortablere Lösungen zur Bearbeitung elektronischer Dokumente und wären entsprechend geschult.
In der Kommunikation nach außen bietet sich besonders die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister an, um digitale Prozesse schnell und kostengünstig in die Tat umzusetzen (mit on demand-Modellen lohnt sich dies übrigens auch schon z.B. ab 5000 Rechnungen pro Monat!!!). Itella iPost lässt sich zum Beispiel wie ein normaler Druckertreiber installieren und direkt nutzen. Die Software übermittelt die Daten an den Dienstleister, der diese elektronisch aufbereitet und übermittelt. Muss dennoch gedruckt werden etwa bei wichtigen Dokumenten, kann dies aufgrund der Menge dennoch kostengünstiger vom Dienstleister übernommen werden. Läuft die Lösung on demand (also auf Abruf) können Einsparungen ab dem ersten Dokument realisiert werden; und zwar ohne aufwendige Installationen oder gar Anschaffungen von Hardware. Technische Neuerungen und rechtliche Vorschriften werden außerdem direkt vom Dienstleister angewendet. Diese Vorgehensweise kann also Druckkosten schnell und effektiv einsparen. Gerade in Krisenzeiten ein wichtiger Punkt!
Viele Grüße
R. Schlotmann
Scan-to-PDF
Häufig oder sehr häufig nutzen 36 Prozent der Befragten Scan-to-E-Mail, 47 Prozent Scan-to-Folder und sogar 53 Prozent Scan-to-PDF.
Was bitte ist Scan-to-PDF?
Normalerweise beinhalten Scan-to-Email und Scan-to-Folder die Formate TIFF/JPEG/PDF..etc.
Also warum wird hier ein Funktion mit einem Format in einen Topf geworfen?
Hallo, Sie haben im Prinzip natürlich Recht und die Auflistung ist im Text tatsächlich etwas unglücklich formuliert. Die Unterteilung ist dennoch nicht sinnlos. Warum? Bei Umfragen geben Menschen häufig das an, was ihnen wichtig ist, nicht das, was strenggenommen korrekt ist. So auch hier: Manchen ist es wichtig, dass das gescannte Dokument automatisch in einem bestimmten Ordner abgelegt wird (eventuell sogar als TIFF oder PDF in einem und von einer OCR-Software bearbeitet in einem zweiten). Anderen Umfrageteilnehmer ist es offenbar vor allem wichtig, dass sie ein PDF erhalten, mit dem sie dann nach eigenem Gutdünken verfahren können. Wo das Dokument nach dem Scanvorgang abgelegt wird, ist für sie zweitrangig. Und bei manchen wird der eine oder der andere Aspekt je nach dem im Vordergrund stehen, um welche Dokumentenart es sich handelt. Damit sind die sich inhaltlich tatsächlich überschneidenden Antworten erklärbar. Wir hoffen, diese Ergänzung trägt zur Aufklärung bei.
Die Redaktion