IT-Governance: Kosten steuern und gezielt senken

„Das Business will von der IT-Abteilung vor allem Agilität und Flexibilität, niedrigere Kosten sowie Standards“, erklärt Martin Rühl, CEO von Corporate Quality Swiss, einer Unternehmensberatung, die sich als Brückenbauer zwischen Business und IT sieht.

Doch wie kann das Business die IT-Kosten beeinflussen? Schließlich sind große Teile des IT-Budgets fix gebunden, etwa bei Personalkosten, Hard- und Software (langfristige Verträge) oder Betriebskosten. Zudem sind die IT-Kosten für das Business selten transparent, das heißt ihr Anteil am Umsatz oder die Wartungsverträge sind den Fachabteilungen nicht bekannt.

„Die wichtigste Voraussetzung ist ein gemeinsamer inhaltlicher Dialog zwischen Business und IT, der alle ICT-Projekte, -Releases und -Services offen legt“, betont Rühl. Zudem gelte es, sämtliche Plan- und Ist-Daten einheitlich für die Finanzplanung zu verwenden. „Wenn die IT-Kosten transparent sind, lassen sich diese auch über Service Level Agreements (SLAs) steuern und über Key Performance Indicators (KPIs) überwachen.“ KPIs messen und analysieren anhand von Kennzahlen wie Anzahl der Fehler etc. die Umsetzung der SLAs.

In den SLAs werden die IT-Services für die Fachabteilungen klar beschrieben, die Service Level zentral und dezentral inklusive Supportangaben spezifiziert, sowie Kosten und geplante Ressourcen vereinbart. Außerdem sei es unabdingbar, dass Business und IT Projekte gemeinsam verwalten, einheitlich klassifizieren, bewerten und priorisieren.

Wichtig sei es außerdem, die Rollen und Verantwortlichkeiten in den entsprechenden Gremien und Boards genau festzulegen, um Entscheidungen zentral und effizient zu treffen. „Dann kann ein Unternehmen die IT- und Unternehmensstrategie so optimal verzahnen, dass es langfristig und profitabel auf dem Markt besteht“, sagt Rühl.