Vier Schritte für die Verbesserung der Datenverwaltung

Viele
Organisationen verstehen, wie wichtig es für effektive unternehmerische Entscheidungsprozesse ist, Informationen auf einheitliche und strukturierte Art und Weise zu verwalten, sind jedoch meist vom Ausmaß der Aufgabe eingeschüchtert.

Ein Großteil der Unternehmen verwahrt strukturierte und unstrukturierte Daten gleichermaßen in funktionalen Silos, um die Speicherung und Verwaltung durch die IT-Abteilung zu erleichtern.

Aber ein solcher Ansatz ist wenig sinnvoll in Unternehmen, wo es darauf ankommt, gesuchte Informationen rasch zu finden, der Qualität oder Integrität der gefundenen Daten vertrauen zu können und zu wissen, welche Art von Informationen in erster Linie vorliegen.

Eines der Probleme ist, dass häufig noch manuelle Schritte erforderlich sind, um relevante Informationen zusammenzutragen, vor allem weil oftmals mehrere Kopien der Daten auf zufällig gewählten Festplatten
gespeichert sind.

Die Situation wird noch
verschlimmert angesichts der wachsenden
Informationsmenge aus unterschiedlichsten Quellen. Unternehmensdaten
finden
sich beispielsweise in Tabellenkalkulationen und benutzererstellten
Microsoft
Access-Datenbanken, aber auch in Mobiltelefonen, die bei Workshops zum
Aufnehmen von Fotos verwendet werden.

Ablagedisziplin

Ein weiteres Problem, so der unabhängige Berater Graham Oakes, ist,
dass nur
wenige Organisationen heutzutage die traditionelle Ablagedisziplin
haben, die
es noch bei Unterlagen in Papierform gab.

„Uns allen wurde gesagt, dass
die Suchmechanismen des
Computers es einfacher machen würden, Informationen zu finden und dass
wir
unsere Daten nicht mehr strukturieren müssten. Doch obwohl die Suche
sehr
nützlich sein kann, ist sie angesichts der reinen Menge an Daten heute
an ihre
Grenzen gelangt“, sagt er.

Auch wenn viele Unternehmen
das Problem überdecken, indem
sie relativ günstigen Speicher hinzukaufen, bleibt die Tatsache
bestehen, dass
es bei einer ungeordneten Verteilung von unterschiedlichen Versionen
zusammengehöriger Informationen über das Unternehmen hinweg schwierig
wird, die
Daten effektiv zu finden, abzurufen und zu nutzen. Was können
Unternehmen also
tun?