Vier Schritte für die Verbesserung der Datenverwaltung

Eine der Herausforderungen beim Wechsel von
einer Welt, in
der Daten in der Verantwortung von Geschäftsfunktionen liegen, hin zu
einer
Welt, in der Informationen ein Unternehmensgut sind, besteht in der
Erstellung
gemeinsamer Definitionen für Daten innerhalb der Organisation.

Ein durchschnittliches
Unternehmen hat beispielsweise je
nach Kontext verschiedene Definitionen für „Erlöse“ oder
„Gewinnspanne“. Das
Ziel ist es jedoch, all diese Varianten auf einen einzelnen, universell
gültigen Begriff zu reduzieren.

Bei dieser Aufgabe kommen
oftmals verschiedene
Empfindlichkeiten ins Spiel, sodass die Einrichtung eines
funktionsübergreifenden Teams oder Lenkungsausschusses unverzichtbar
ist. Aber
Präzision ist hierbei wichtig, da diese Definitionen die Grundlage für
alles
andere bilden.

Eine andere, noch
spannungsreichere Situation tritt bei dem
Versuch ein zu verstehen, wer in dem Unternehmen für die
unterschiedlichen
Informationen und deren Qualität verantwortlich ist.

Wie der unabhängige Berater
Graham Oakes erklärt, verwaltet
die IT-Abteilung Informationen im Namen des Unternehmens. Daher müsse
sie
wissen, wer dafür verantwortlich ist. „Es ist sehr wichtig, die Frage
zu
stellen, aber leider ist sie nur schwer zu beantworten und es erfordert
harte
Arbeit, dies herauszufinden“, sagt er.

Kontrollverlust
Da verschiedene Abteilungen von bestimmten Daten profitieren können,
liegt
eines der Probleme darin, dass einzelne Unternehmenseinheiten unter
Umständen
nicht bereit sind, die Kosten für die Erfassung und Aktualisierung der
Daten zu
tragen. Möglicherweise widerstrebt ihnen auch der Gedanke, scheinbar
die
Kontrolle über die Daten zu verlieren.

Eine Möglichkeit, dieses
Problem anzugehen, ist die
Einrichtung von Arbeitsgruppen, die sich um bestimmte Datensätze, wie
Kundeninformationen, kümmern. Die Arbeitsgruppe sollte aus Mitarbeitern
bestehen, die die Daten erstellen und solchen, die sie für ihre
Geschäftsentscheidungen nutzen. Die Teilnehmer können besprechen,
welche
Informationen zur Verfügung stehen und wie bzw. warum diese verwendet
werden,
um Überschneidungen und Lücken bei der Verantwortlichkeit aufzudecken.

Diese Gespräche eröffnen
Möglichkeiten für ausführliche
Fragen zum Eigentümer der Daten und wer letztendlich dafür
verantwortlich ist.
Solche Informationen können anschließend an den Lenkungsausschuss
übermittelt
werden.

Rolle des
Datenverwalters
Zudem ist es wichtig, eine zweite Verantwortungsschicht unterhalb der
Dateneigentümer einzurichten. Die Rolle des Datenverwalters wird
benötigt, um
sicherzustellen, dass Datendefinitionen in Verbindung mit
unterschiedlichen
Informationstypen einheitlich angewendet werden und die
Qualitätsniveaus hoch
bleiben.

Höchstwahrscheinlich wird die
Arbeit des Datenverwalters
nur eine Teilzeitaufgabe sein, es sei denn, es werden regelmäßig neue
Datendefinitionen eingeführt – beispielsweise in Zusammenhang mit der
Einführung neuer Produkte. Damit Probleme schnell an den
Lenkungsausschuss
eskaliert werden können, müssen entsprechende Verfahren vorhanden sein.

Ein hilfreiches Mittel, um
Datendefinitionen für den Rest
des Unternehmens umfassend verfügbar zu machen, ist die Einführung
eines
Master-Repository für das Datenmanagement, das über das Intranet des
Unternehmens abrufbar ist.

Solche Tools helfen
Datenverwaltern, da diese im
Allgemeinen ein Workflow-Element enthalten, das für die Kennzeichnung
von
Neuzugängen in der Bibliothek konfiguriert werden kann. Das Ziel ist
es, eine
einheitliche Abbildung von Hinzufügungen in der korrekten
Informationskategorie
und die Beibehaltung der korrekten Hierarchie zu gewährleisten.