Vier Schritte für die Verbesserung der Datenverwaltung

Zur Optimierung von Geschäftsprozessen ist ein
Verständnis
des Lebenszyklus der einzelnen unternehmerischen Datenkategorien
erforderlich.
Dieser Lebenszyklus unterscheidet sich je nach betroffenen
Informationen, kann
jedoch auch eine Erstellungs- und Versionsverwaltung, Wiederverwendung
sowie
Entsorgung beinhalten.

Dazu gehört auch die Klärung
von traditionellen Fragen der
Datenpflege, z. B. wie lange Daten zum Zweck der Compliance
aufbewahrt
werden müssen. Diese gesammelten Antworten bilden die Grundlage für die
unternehmerischen Informationsstrategien, die aktiv umgesetzt werden
müssen.

Der unabhängige Berater Graham
Oakes meint, dass der
Lebenszyklus von Informationen eng mit den Geschäftsabläufen
zusammenhänge und
eine andere Sicht auf dieselbe Sache ermögliche. „Sobald Sie den
Lebenszyklus
Ihrer Informationen verstehen, können Sie auch Engpässe und
Problempunkte
identifizieren, bei denen dann mit den Ablaufänderungen begonnen werden
kann“,
sagt er.

Identifizierung
von Abhängigkeiten

Solche Änderungen können eine Umstellung der Arbeitsweise oder auch
eine
Automatisierung bestimmter Aufgaben beinhalten. Modellierungswerkzeuge
für
Geschäftsprozesse können aber dabei helfen, Abhängigkeiten zwischen
Aktivitäten
zu erkennen. Sie können Prozessabläufe und die Auswirkungen von
vorgeschlagenen
Änderungen simulieren.

Aber solche Werkzeuge sind
oftmals teuer, komplex und
zeitaufwendig. Da es sich um IT-Tools handelt, besteht die Gefahr, dass
das
Unternehmen die Verantwortung für deren Verwendung auf die IT-Abteilung
abwälzt
wird, anstatt aktiv beteiligt zu bleiben.

Jede Änderung eines
Geschäftsprozesses beeinflusst auch die
Arbeitsweisen, sodass die Einführung eines Change-Management-Programms
notwendig werden kann.

In diesem Zusammenhang ist es
eine gute Idee, einen klaren
Kommunikationsplan zu formulieren. Der Plan sollte grob skizzieren, wie
welche
Informationen an die Mitarbeiter weitergegeben werden, wie häufig dies
erfolgt
und über welche Kanäle.

Solche Mitteilungen umfassen
für gewöhnlich Informationen
über die vorgeschlagenen Änderungen, die Begründung für diesen Vorgang
und wie
die Mitarbeiter dadurch beeinflusst werden.

Formale
Strukturen

Regelmäßig muss mithilfe von formellen und informellen Strukturen
Feedback
eingeholt werden, um zu erfahren, was funktioniert. Eine formale
Struktur kann
eine Sprechstunde umfassen, bei der Manager oder wichtige
Entscheidungsträger
Fragen der Mitarbeiter beantworten, während ein eher informeller Ansatz
einfach
eine Politik der offenen Tür oder ein zwangloses Gespräch bei einem
Kaffee sein
kann.

Ein derartiger
Meinungsaustausch kann auch nützliche
Anhaltspunkte für die Erstellung von Schulungsplänen liefern. Nick
Millman,
Leiter für Großbritannien des Information Management Service von
Accenture,
warnt jedoch, dass der Schwerpunkt nicht einfach auf der Schulung des
Personals
in der Verwendung eines bestimmten Tools liegen sollte. Zusätzlich muss
den
Mitarbeitern auch vermittelt werden, wie die verfügbaren Informationen
einzuordnen sind.

„Wenn das Tool den Leuten
detaillierte Daten zur
Rentabilität von Produkten liefert, sollten sie darin geschult werden,
wie man
die daraus ableitbaren Einsichten und Aktionen einstufen könnte. Es
geht darum,
eine Schulung zu bieten, die eine Mischung aus Technologie und
Geschäftsnutzen
bietet“, sagt er.