So kann Kollaboration wirklich funktionieren

Große Hindernisse bei
der Implementierung eines
Kollaborationsprojekts können eine Folge von fundamentalen Problemen
wie der
Organisationskultur sein. Manche Unternehmen sind in sich bereits eher
auf
Zusammenarbeit ausgelegt als andere.

Wenn die Mitarbeiter und
Manager nicht an kooperatives
Arbeiten oder den Austausch von Informationen gewöhnt sind, kann eine
plötzliche Aufforderung dazu zu einem Kulturschock werden.

Die
Veränderung des
grundlegenden unternehmerischen Verhaltens ist für gewöhnlich
sehr schwer
und kann Jahre dauern, nicht zuletzt aufgrund der internen
Firmenpolitik. Eine
Möglichkeit, dieses Problem anzugehen, ist die Einbettung von
Kollaborationswerkzeugen in Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe.

Tom Gray, Chief Technology
Officer des IT-Dienstanbieters
Kainos, ist der Ansicht, dass Kollaborationstools zum Teil des
natürlichen
Arbeitsablaufs werden müssen. „So wird es einfacher, mit dem Strom zu
schwimmen, um ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen, als dagegen. Es
geht darum,
es den Menschen so einfach wie möglich zu machen, die entsprechenden
Gespräche
zu führen“, sagt er.

Möchte eine Organisation es
beispielsweise für
Teammitglieder einfacher machen, zusammen an einem Dokument oder einem
Produktentwurf zu arbeiten, können Kommunikationstools wie E-Mail oder
Instant
Messaging dazu in die relevanten Systeme oder Arbeitsbereiche
integriert
werden.

Verfügbarkeit
und Kommunikation

Wenn ein Teammitglied ein bestimmtes Problem mit einem Kollegen
besprechen
möchte, könnte der Mitarbeiter einfach auf eine Schaltfläche klicken
und über
eine Präsenzanwendung erkennen, ob der andere verfügbar ist und welches
Kommunikationsmittel für die Besprechung am besten geeignet ist.

Alle Kommunikationsbeiträge
können anschließend in einem
zentralen Protokoll gespeichert werden, wo sie von autorisiertem
Personal
abrufbar sind, und alle Änderungen an Dokumenten können per
E-Mail-Benachrichtigung bekannt gemacht werden. Dieses Verfahren dürfte
nicht
nur effizientere Arbeitsabläufe fördern, sondern zudem eine bessere
Versionskontrolle gewährleisten.

Eine weitere Option ist, die
Unternehmensleitung zu einer
Änderung der Struktur ihrer Mitarbeiterprogramme zu ermutigen. So
könnten
beispielsweise monatliche Leistungsziele festgelegt werden, die sich an
der
Menge der Beiträge zu Wikis orientieren, und eine solche Leistung dann
mit
einem Bonus zu versehen.

„Dieser Ansatz ermutigt die
aktive Beteiligung von
Mitarbeitern – einige werden es zwar nur als Pflichtaufgabe ansehen,
aber damit
muss man leben. Eine Alternative ist es, Artikel zu bewerten, wobei
dies ein
spannungsgeladenes Umfeld schafft und man einige Elemente ausschalten
muss, die
sich bedrohlich anfühlen“, sagt Gray.