Warum Print Management auch für KMUs interessant ist

Während man sich relativ gut vorstellen kann, was sich hinter dem Begriff Print Management verbirgt, ist das beim zweiten von IDC benutzten Schlagwort – Document Solutions – schon schwieriger. Kurz gesagt geht es dabei weniger um die Geräte, als um die Behandlung von digitalisierten und auszudruckenden Dokumenten.

Dazu gehört die Digitalisierung, Archivierung und Verteilung von Dokumenten in digitalisierter Form ebenso wie die Erstellung und Bearbeitung elektronischer Formulare, die Verbesserung von Arbeitsabläufen bei denen viele Dokumente genutzt werden, sicheres Drucken, die Frage der Authentifizierung sowie das sogenannte Enterprise Output Management.

Gartners „Magic Quadrant“ für Managed Print Services, bezogen auf die Anforderungen weltweit agierender Unternehmen. Der deutsche Mittelstand hat deutlich mehr Auswahl (Grafik: Gartner).

Obwohl alle diese Fragen erst in zweiter Linie mit den genutzten Geräten zu tun haben, gilt es sie doch schon bei der Konzipierung einer Druckstrategie und der Geräteauswahl zu berücksichtigen. Denn wenn später Änderungen notwendig sind, weil benötigte Funktionen nicht unterstützt werden, kann dies teuer und aufwändig werden.

Bei den von IDC befragten Firmen, die Document Solutions umgesetzt haben, stehen Digitalisierung, Archivierung und Verteilung von Dokumenten an erster Stelle. Als dokumentenintensive Prozessen mit dem größten Potenzial für Effizienzsteigerungen sehen die Befragten die Vorgänge rund um die Bearbeitung von Kundenaufträgen – also Auftragseingang, die Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten, Abläufe in Lager, Logistik und Versand sowie die Rechnungsstellung.

Das Ziel von Document Solutions ist daher auch erst an zweiter Stelle die Reduzierung von Kosten. An erster Stelle stehen ein effizienterer Workflow und verbesserte Geschäftsprozesse. Ebenfalls wichtig ist den Firmen die verkürzte Durchlaufzeit von Dokumentenprozessen. Weniger Ausdrucke bezahlen zu müssen zählt nicht einmal für jedes fünfte Unternehmen zu den wichtigsten Antriebsfaktoren für die Umsetzung von Document Solutions.