Warum Print Management auch für KMUs interessant ist

Document Solutions und Print Management haben also ähnliche Probleme: Währen beim Print Management die Bequemlichkeit der Nutzer beziehungsweise das mangelnde Interesse der Fachabteilungen bremst und die Umsetzung als zu aufwändig erachtet wird, sind bei Document Solutions das fehlende Budget und der erwartete Implementierungsaufwand die größten Hemmfaktoren. Beides mal lässt sich das auf einen Nenner reduzieren: Der Erfolg der Maßnahme für die direkt Beteiligten ist geringer als für das Gesamtunternehmen.

Solange sich die Geschäftsführung des Themas nicht annimmt und dessen Umsetzung im Interesse des großen Ganzen eindringlich verlangt, werden die Teilbereiche sich hüten, sich zusätzliche Arbeit und Kosten aufzuladen. Aber selbst wenn die Geschäftsleitung geschlossen hinter dem Projekt steht, ist und bleibt die Einführung von Print Management und Document Solutions eine undankbare Aufgabe. Was läge daher näher, als sie an einen externen Dienstleister zu vergeben?

Genau das empfiehlt IDC auch. Und es scheint weitgehend zu funktionieren. Von den befragten Firmen sind über zwei Drittel mit der Zusammenarbeit mit externen Anbietern „im Grunde zufrieden“, ein Viertel ist sogar „sehr zufrieden“. Nur sieben Prozent sind unzufrieden. Vielleicht sind das die, die auf den Preis zu viel Wert gelegt haben – obwohl er bei allen Befragten das wichtigste Auswahlkriterium darstellt.

Der Großteil der deutschen Unternehmen nutzt heute weder Print Management (drei Viertel) noch Document Solutions (fünf Sechstel) – und das, obwohl Konzepte für Managed Print Services und vergleichbare Angebot seit gut zehn Jahren am Markt angeboten werden. Die Gründe dafür sind, dass das Einsparpotenzial unterschätzt und der Einrichtungsaufwand als zu hoch angesehen wird. Außerdem scheint es vielfach noch als Thema zu gelten, das lediglich für große Firmen releavnt ist. Im Mittelstand liegen die Zahlen zur Durchdringung wahrscheinlich noch unter den oben genannten.

Die Auswahlkritrien für externe Dienstleister der Firmen, die sich bereits für Print Management und Document Solutions entschieden haben, sortiert nach Relevanz von oben nach unten (Grafik: IDC).