Warum Print Management auch für KMUs interessant ist

Angesichts des großen, brachliegenden Marktes ist es kein Wunder, dass sich die laut Gartner bei Managed Print Services weltweit führenden beiden Firmen – HP und Xerox – inzwischen auch verstärkt um mittlere und kleine Unternehmen bemühen.

Xerox bietet seine Managed Print Services seit Herbst vergangenen Jahres unter dem Namen „Xerox Print Services“ über Partnerfirmen auch kleinen und mittleren Unternehmen an. HP hat ebenfalls im Herbst 2009 mit „HP Managed Enterprise Solutions“ weltweit eine neue Geschäftseinheit eingerichtet. Außerdem wurde das Mittelstandgeschäft verstärkt ins Visier genommen. Dabei sollen eine extra dafür abgestellte Vertriebsmannschaft und entsprechende Programme für die HP-Vertriebspartner helfen.

30 Prozent sind durchaus erreichbar

In seinem Bemühen um Marktanteile verspricht HP sogar eine „Printing Payback Garantie“ für gewisse Kunden seiner Sparte Managed Enterprise Solutions. Je nach Ausgangssituation und Umsetzungsgrad garantiert der Konzern damit Einsparungen beim Drucken bis zu 30 Prozent. Das, so die Mitbewerber, sei so spektakulär aber gar nicht. Sie würden das für ihre Kunden in der Regel auch erreichen. Beispielsweise rechnet auch Kyocera mit seinen eben erst gestarteten „Managed Document Services“ Kunden vor, dass sie durch Standardisierung und Konsolidierung Budgetentlastungen zwischen 25 und 30 Prozent erreichen können.

Wichtig ist es eigentlich nur, den ersten Schritt zu tun: Einen Dienstleister – sei es nun der Hersteller selbst oder ein erfahrenes Systemhaus – mit einer Analyse des aktuellen Zustands und des tatsächlichen Bedarfs zu beauftragen. Daraus ergibt sich dann schrittweise alles andere. Erste Einsparungen lassen sich bereits durch die geordnete Beschaffung zu ersetzender Hardware erreichen – die entweder geleast oder gekauft sein kann. Radikale Umstellungen verlangt heute kein Hersteller mehr, eigentlich sind alle bereit, Service auch für Wettbewerbsprodukte zu leisten.

Allmähliche Umstellung möglich

Daraus ergibt sich fast automatisch auch die Übernahme von Support und Helpdesk durch den Lieferanten sowie die – im günstigsten Fall automatisierte – Beschaffung von Verbrauchsmaterial und der Austausch von veralteten oder defekten Geräten. Wer geschickt verhandelt, holt zudem das für sein Unternehmen beste Zahlungsmodell – entweder nach Verbrauch oder über Pauschalen – heraus. Dass er dann im Anschluss nur noch eine Rechnung für alle druckbezogenen Kosten erhält erlaubt ihm, diese weitaus besser zu kontrollieren.

Firmen, die ihre IT-Abteilung so entlastet haben gehen dann laut IDC in der Regel in einer zweiten Phase daran, Abläufe mit hohem Aufkommen an Dokumenten zu optimieren. Dafür werden sie dann nicht nur mit weiteren Einsparungen belohnt, sondern auch mit reibungsloseren und schnelleren Geschäftsprozessen. Zwar führt auch das sicher nicht auf direktem Weg zum papierlosen Büro, aber es kann den Alptraum Papier im Büro beenden.