Teamarbeit: sieben kleine Helfer mit großer Wirkung

Eine weitere etwas komplizierte Aufgabe, an der die meisten herkömmlichen Office-Werkzeuge scheitern, ist gerade bei Teams aus unterschiedlichen Unternehmen die Planung gemeinsamer Termine. Die Zahl der dazu notwendigen E-Mails, Einladungen, Ab- und Zusagen sowie Terminverschiebungen steigt mit der Zahl der erforderlichen Teilnehmer nahezu exponentiell an.

Eine übersichtliche Alternative dazu bietet etwa Doodle. Der Dienst sieht zwar auf den ersten Blick wie ein Privatanwender aus, ist aber dennoch sehr gut in Firmen einsetzbar. Referenzanwender aus dem deutschsprachigen Raum sind etwa die Deutsche Hochschule der Polizei sowie die Universität St. Gallen. Doodle eignet sich für zwei Aufgaben: Termine finden oder gemeinsam eine Auswahl zu treffen – wobei die Vorgehensweise letztendlich diesselbe ist.

Mit wenigen Angaben lässt sich bei Doodle ein Werkzeug zur Abstimmung von Terminen mit mehreren Personen einrichten. Der Organisator erhält per E-Mail einen Link, den er an die erforderlichen Teilnehmer verschicken kann (Screenshot: ZDNet).

Doodle steht in rund 30 Sprachen und drei Varianten zur Verfügung. Kontaktinformationen von Google Calendar, Microsoft Outlook, Lotus Notes, iCal, Google, oder Yahoo sind mitnutzbar. Bei der kostenlosen Version müssen Nutzer Werbeeinblendungen hinnehmen, die sich aber in Grenzen halten und nicht allzu aufdringlich sind. Die Premium-Version kostet rund 18 Euro pro Jahr oder 6 Euro für drei Monate. Sie erlaubt dafür eine eigenes Design und Profilbild und kommt ohne Werbung aus. Außerdem bietet sie eine Erinnerungsfunktion sowie die Möglichkeit, von Teilnehmern Angaben wie Angaben wie E-Mail-Adresse, Wohnadresse oder Telefonnummer abzufragen.

„Branded Doodle“ ist ab 50 Euro für drei Monate erhältlich. Die Variante unterscheidet sich von der Premium-Version zum Beispiel durch größere Gestaltungsmöglichkeiten der freien Flächen. SSL-Verschlüsselung ist für ebenfalls 50 Euro für drei Monate zubuchbar.

Eine Terminanfrage lässt sich schnell in vier Schritten einrichten. Sie enthält den Betreff, eine kurze Beschreibung und optional eine Adresse, die sich mit Google Maps verknüpften lässt. Nach der Auswahl der Terminoptionen und der Frage, ob unterschiedliche Zeitzonen berücksichtigt werden sollen, können die Einladungen auch schon verschickt werden. Dass kann durch Doodle geschehen, muss es aber nicht. Wer dem System nicht alle Mailadressen anvertrauen will erhält einen Einladungslink an seine eigene Adresse und kann diesen dann von dort aus wie gewohnt weiterleiten.

Timebridge

Der Dienst Timebridge bietet grundsätzlich dieselben Funktionen wie Doodle, hat aber noch einige zusätzliche im Angebot. Die meisten davon sollen dafür sorgen, dass das Meeting nicht nur stattfindet, sondern auch möglichst effektiv verläuft. Das fängt mit unterschiedlichen Erinnerungsfunktionen vor dessen Start an und geht über die Benachrichtigung von zu spät kommenden Teilnehmern bis zum Vorhalten der Tagesordnung online.

Außerdem sind in den kostenpflichtigen Varianten Online-Konferenzfunktionen integriert. So lassen sich aus Timebridge heraus Telefonkonferenzen und Webkonferenzen mit Präsentationen anstoßen. Für Teams könnte auch sinnvoll sein, dass Kalender für andere freigegeben werden können.

Auch Timebridge bietet eine kostenlose Version an, für die lediglich eine Registrierung notwendig ist. Mit ihr sind Termine vereinbar, Kalender verknüpfbar, Präsenzinformationen publizierbar sowie die Einbindung von Box.net, Evernote und Google Maps möglich. Die „Plus“-Version kostet für einen Nutzer 14 Dollar pro Monat und bietet neben technischem Support und Erinnerungen per Textnachricht auch die Funktionen für Telefon- und Webkonferenzen. Bei höheren Nutzerzahlen reduziert sich das monatliche entgelt pro Nutzer etwas.