DIN-Spezifikation 1041 soll KMUs den Weg zum Outsourcing ebnen

Das Deutsche Institut für Normung e.V. hat die DIN-Spezifikation 1041 (DIN SPEC 1041) für das Outsourcing technologieorientierter Dienstleistungen veröffentlicht. Sie soll kleinen und mittleren Unternehmen ein Standardvorgehen beim Outsourcing von IT- und wissensintensiven Geschäftsprozessen aufzeigen. Die Spezifikation steht kostenfrei zum Download zur Verfügung.

Die Spezifikation wurde von dem Normungsinstitut in Zusammenarbeit mit dem Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik der Universität Hamburg, der Hochschule Aalen und Industrievertretern wie Cognizant, IBM und Pricewaterhouse Coopers entwickelt. Sie stellt in einem Phasenmodell vier Schritte dar, die Unternehmen beachten sollten, wenn sie bislang intern ausgeführte Prozesse an einen externen Dienstleister auslagern möchten.

„Aus der Praxis ist bekannt, dass die Mehrzahl der Outsourcingprojekte keinen ausreichenden Reifegrad hat und daher auch die in sie gesetzten Erwartungen nicht erfüllt. Dies ist auch der Grund dafür, dass viele dieser Vorhaben scheitern. Zwar existieren viele Standards und Rahmenwerke zum IT-Management, Leitlinien für die höchst kritische Anbahnungs- und Transitionsphase sucht man jedoch vergeblich. Diese Lücke wollen wir mit der DIN SPEC 1041 schließen“, sagt Professor Markus Nüttgens von der Universität Hamburg.

An den Anfang setzen die Autoren der DIN-Spezifikation die Prozessanalyse und das Redesign. Außerdem gilt es, Rahmenbedingungen für das Outsourcing-Projekt festzulegen, die aktuelle Situation der bisher intern erbrachten Leistungen zu analysieren sowie zu definieren, welche Bereiche auf Basis welcher Bedingungen ausgelagert werden können. Als zweiten Schritt empfehlen sie, einen Entwurf für die Organisation der Outsourcing-Beziehung zu erstellen. Dazu zählen neben einer Risikoanalyse die Definition der Rahmenbedingungen und möglicher Probleme, der zu fordernden Leistungen, der Leistungsvergütung, der Einbindung gesetzlicher Vorgaben und von Service Level Agreements. Der dritte Schritt ist die Service-Provider-Auswahl samt Ausschreibung und Vertragsgestaltung. Vierter Schritt der Spezifikation sind Servicemigration und Regelbetrieb, zu denen sie ebenfalls Ratschläge gibt.

Die ebenfalls an der Ausarbeitung der Spezifikation beteiligte Münchner Plixos GmbH hat basierend auf den formulierten Anforderungen SaaS-Werkzeuge entwickelt, um vor allem kleine und mittlere Unternehmen bei der Umsetzung von Outsourcing-Projekten zu unterstützen. Dazu gehört zum Beispiel die Möglichkeit, Outsourcing-Projekte zu bewerten sowie ein Schnelltest.