Große Umfrage: Was beim Drucken in Firmen schiefläuft

Die Studie fragte auch das Einkaufsverhalten ab – sowohl für Geräte als auch für Verbrauchsmaterial – sowie nach der Art und Weise, wie auftretende Probleme mit Druckgeräten behoben werden.

Wenig überraschend ist, dass in kleineren Unternehmen überwiegend der Chef selbst entscheidet, welche Geräte gekauft werden. Auffällig ist aber, dass auch bei diesem Fragenkomplex – ebenso wie bei der Aufstellung der Geräte und der genutzten Drucktechnologie – die Unterschiede zwischen Firmen mit etwas mehr als 50 und über 1000 Mitarbeitern nur gering sind. Der zentrale Einkauf spielt nur in großen Unternehmen und lediglich bei der Auswahl von Papier und Verbrauchsmaterialien eine bedeutsame Rolle.

Ansonsten liegen Auswahl und Beschaffung mit steigender Mitarbeiterzahl zunehmend in den Händen der IT-Abteilung. Sie kümmert sich aber in der Regel nicht um Verbrauchsmaterialien und Papier. Beides wählen überwiegend Verantwortliche für Büromaterial aus und bestellen es auch.

Diese Aufteilung ist meistens historisch gewachsen, mit vernünftigen Argumenten nachvollziehbar ist sie nicht: Die IT-Abteilung beschafft Geräte für Anforderungen, die sie meist nicht genau kennt, irgendjemand, dem diese ungeliebte Verantwortung zugefallen ist (Sekretärin des Chefs, Teamassistentin, Empfangsmitarbeiter) bestellt mehr oder weniger zielgerichtet und kostenbewusst bei den ihm bekannten Quellen – oft die großen Büromateriallieferanten – das Verbrauchsmaterial dafür. Das hier alleine durch die Ordnung der Prozesse erhebliches Optimierungspotenzial gegeben ist, liegt auf der Hand.

Anwender mit vorhanden Geräten weitgehend zufrieden

Unter diesen Vorzeichen ist es eigentlich erstaunlich, wie zufrieden die Anwender mit den von ihnen beruflich genutzten Geräten sind (siehe Grafik auf Seite 2 dieses Beitrags) und wie selten diese ausfallen. 77 Prozent nennen keine Probleme oder Fehler, die sie beim Drucken im Büro grundsätzlich stören. Eine Folge der unorganisierten Beschaffung macht sich aber als Fehlerquelle Nummer eins bemerkbar: fehlendes Papier oder Papierstau.

Bei allein von ihnen genutzten Druckgeräten geben 64 Prozent der Befragten an, das häufigste Problem sei eine leere Papierkassette. Bei Nutzern von Arbeitsgruppendrucker sind es 74 Prozent. Fehlendes Verbrauchsmaterial ist der zweithäufigste Grund für Druckprobleme.

Die Beschaffung von Druckgeräten und Verbrauchsmaterial (hier bei Firmen mit 51 bis 250 Mitarbeitern) ist deutlich zweigeteilt: Druckgeräte kauft die IT-Abteilung, Verbrauchsmaterial ein für Büromaterial Verantwortlicher. Bei größeren Firmen sieht es nur unwesentlich anders aus, nur bei rund jedem sechsten Unternehmen sind die Aufgaben beim zentralen Einkauf gebündelt (Grafik: Dokulife/Brother).

Dass diese eigentlich offensichtlichen Probleme nicht energischer angegangen werden, liegt wahrscheinlich daran, dass die Ausfallzeiten vergleichsweise gering sind. Bei mehr als zwei Dritteln sind sie binnen einer Stunde behoben. Das hängt damit zusammen, dass die Anwender die meisten Fehler selbst beseitigen können – sei es nun ein Mangel an Papier, Tinte beziehungsweise Toner oder ein Papierstau.

Auffällig ist, dass mit der Größe des Unternehmens die Dauer der Ausfallzeiten zunimmt. Bei Unternehmen mit 51 bis 250 Mitarbeitern sind immerhin noch 69 Prozent aller Mängel und Defekte am Druckgerät binnen einer Stunde behoben, bei Firmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern nur noch 56 Prozent. In Großunternehmen muss jeder vierte in der Regel einen halben Tag darauf warten, 15 Prozent sogar einen Tag. Das lässt vermuten, dass dort trotz des größeren Rahmens die Organisationsstrukturen vielfach nicht besser sind als in kleinen Firmen, dass es aber wegen der längeren und verschlungeneren Wege länger dauert, bis im Problemfall Abhilfe geschaffen wird.

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