SAP macht Druck auf die Druckkosten

An der Konstellation der Partner lässt sich auch erkennen, was die Output Factory von sonstigen Output-Management-Optimierungen seitens Hardware-Anbietern wie HP, Xerox, Konica Minolta und anderen unterscheidet: Die Software steht im Mittelpunkt, die Hardware am Ende der Prozesskette.

Lukas Bretschneider sieht darin Vorteile: „Unser Softwareansatz ist viel weitreichender als ein hardwarebezogener Ansatz, der in erster Linie ein Management der Verbrauchsstoffe und Wartungsdienste darstellt. Vor allem das Monitoring des gesamten Output-Prozesses, von der Entstehung des Dokuments bis zum Druck, ist ein entscheidender Vorteil.“ Hardware-Anbieter sehen das naturgemäß etwas anders und betonen, dass sowohl Hardware als auch Software gleichberechtigte Faktoren im Output-Prozess sind.

Softwarezentrische Betrachtungsweise

Am Beginn jedes Output-Factory-Projekts führt SAP eine Bestandsanalyse der Drucklandschaft, den sogenannten Print Audit, durch. Alle Geräte werden, so zumindest die Theorie, über ein Software-Tool samt Statusdaten (unter anderem Gerätetyp, Seitenzähler, Gerätestatus) erfasst. Das Tool steuert ein SAP-Partner bei. Es installiert sich sowohl auf Servern als auch auf Clients, um auch lokale Printer zu erfassen. Ein Audit-Server sammelt die ermittelten Daten. Sie dienen zusammen mit den im Unternehmen vorhandenen Druckgeräteverträgen zur Kalkulation der Ist-Kosten.

Als Besonderheit wird von SAP auch die Anbindung der SAP-Systeme an die Druckinfrastruktur untersucht, um mögliche Engpässe bei den Dokumentenprozessen zu erkennen. Anderseits legt das SAP-Audit weniger Wert auf eine Bestandsvertragsanalyse. „Der Kunde kennt seine Verträge mit den Hardware-Anbietern meist am besten“, so SAP Senior Consultant Michael Tennstedt.

Aus den Ergebnissen ermittelt die Beratung die Optimierungspotenziale der Druckinfrastruktur. Das SAP Consulting mündet nach einem erfolgreichen „Proof of Concept“ in der technischen Installation des Output-Management-Systems.

Fazit

Wie viele oder welche Kunden bereits die SAP-Output-Factory nutzen, möchte der zuständige SAP-Business-Developer noch nicht verraten. „Wir stehen mit der Output Factory gerade am Anfang. Daher nennen wir noch keine Zahlen.“ Bretschneider stuft den Bedarf jedoch als „sehr hoch“ ein. „Die Optimierung der Drucklandschaften wird in vielen Unternehmungen leider immer noch stark vernachlässigt.“

Insgesamt dürfte SAP mit dieser Einschätzung richtig liegen. Da SAP, im Gegensatz zu Händlern und kleineren Anbietern, meist direkten Zugang zu den IT-Strategen in den jeweiligen Unternehmen hat, könnte das Thema Output-Management-Optimierung an Fahrt gewinnen. Verlierer dürften vor allem kleinere Spezialanbieter von Software sein, die bisher davon leben, möglichst individuelle Lösungen für Output-Prozesse zu kreieren. Auch die Hardware-Anbieter dürften den SAP-Ansatz mit gemischten Gefühlen sehen, befinden sie sich doch am Ende der Optimierungskette und werden dementsprechend vorrangig als Potenzial zum Kostensparen betrachtet werden.