Wie benutzerdefinierte Sortierungen in Excel erstellt werden können

Excel enthält integrierte benutzerdefinierte Sortierungen, die aber nicht für alle besonderen Sortieranforderungen geeignet sind. Man kann aber bei Bedarf auch selbst benutzerdefinierte Sortierungen erstellen. Beispielsweise könnte man Temperaturen mit den Kategorien Kalt, Warm und Heiß erfassen. Eine alphabetische Sortierung ergäbe Heiß, Kalt, Warm oder Warm, Kalt, Heiß. Es ist keine benutzerdefinierte Sortierung für diese Art von Liste vorhanden.

Um für die drei Elemente Kalt, Warm und Heiß in dieser Reihenfolge eine benutzerdefinierte Sortierung zu erstellen, muss man folgende Schritte in Excel 2010 ausführen:

1. Auf die Registerkarte Datei klicken und dann Optionen wählen (unter Hilfe).
2. Im linken Bereich Erweitert selektieren.
3. Im Abschnitt Allgemein auf Benutzerdefinierte Listen bearbeiten klicken.
4. Im Feld Listeneinträge die einzelnen Elemente in der Sortierreihenfolge eingeben. Nach jeder Eingabe die Eingabetaste drücken. Wenn die Liste sehr lang ist oder bereits in Form natürlicher Daten vorliegt, kann man den Zellenverweis eingeben und auf Importieren gehen.
5. Auf Hinzufügen klicken, und Excel überträgt die neue benutzerdefinierte Sortierung an das Feld Benutzerdefinierte Listen (links).
6. Zweimal mit OK bestätigen.

In Excel 2007 muss man dazu folgende Schritte ausführen:

1. Auf die Schaltfläche Office und dann auf Excel-Optionen klicken.
2. Im linken Bereich auf Häufig verwendet gehen (die Standardeinstellung).
3. Im Abschnitt Die am häufigsten verwendeten Optionen bei der Arbeit mit Excel auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Listen bearbeiten klicken.
4. Mit oben genanntem Schritt 4 fortfahren.

Zur Anwendung der benutzerdefinierten Sortierung muss die zu sortierende Liste ausgewählt werden, dann auf die Registerkarte und im Bereich Sortieren und Filtern auf Sortieren geklickt werden. Auf das Dropdown-Feld Sortieren, dann Benutzerdefinierte Listen gehen und im Anschluss die Liste Kalt, Warm, Heiß auswählen.

In Excel 2003 kann man mit folgenden Schritten eine solche benutzerdefinierte Sortierung erstellen:

1. Im Menü Extras Optionen wählen.
2. Auf die Registerkarte Benutzerdefinierte Listen klicken.
3. Mit Schritt 4 für Excel 2010 fortfahren.

Um die benutzerdefinierte Sortierung in Excel 2003 anzuwenden, muss man die Liste auswählen und im Menü Daten die Option Sortieren wählen. Dann auf die Schaltfläche Optionen klicken, im Dropdown-Feld Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge die Standard-Sortierung wählen und dann zweimal auf OK klicken.

Die benutzerdefinierten Listen werden in der Windows-Registry gespeichert und stehen somit für alle Arbeitsmappen zur Verfügung, also nicht nur für die, in der die Liste erstellt wurde. Das bedeutet allerdings, dass die Liste nicht auf anderen Computern verfügbar ist. Wenn man mit derselben Arbeitsmappe arbeitet, ist die Liste direkt verfügbar. Dazu muss das Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen geöffnet, die Liste im Feld Benutzerdefinierte Listen ausgewählt (links von der letzten Zahlenangabe oben) und auf Hinzufügen geklickt werden. So wird die benutzerdefinierte Sortierung zur Registry des lokalen Systems hinzugefügt.