SAP-Systeme im Gesundheitscheck

Der Autor dieses Gastbeitrags für ZDNet, Dr. Eduard Gerhardt, ist Mitglied der Geschäftsleitung der IBIS Prof. Thome AG (Bild: IBIS Prof Thome AG).

Regelmäßige Gesundheitschecks setzen sich im Gesundheitswesen zunehmend durch. Wenn Krankheiten frühzeitig diagnostiziert werden, können sie einfacher und günstiger behandelt werden. Ähnlich verhält es sich in der SAP-Welt. Auch hier bietet kontinuierliche Systemdiagnostik oder Nutzungsanalyse viele Vorteile. Denn die SAP-Systeme vieler Unternehmen sind in die Jahre gekommen. Dabei hat sich Ballast angehäuft, der den Betrieb unnötig verteuert.

Dabei ist es relativ einfach, eine kontinuierliche Systemdiagnostik zu implementieren. Zuerst müssen relevante und messbare Kriterien festgelegt werden, mit denen sich der Nutzungsgrad eines SAP-Systems bestimmen lässt. Dazu wird die Nutzungsanalyse in drei Bereiche aufgegliedert: das Lizenz-, das Anwender- und das Systemmanagement.

Lizenzen richtig managen

Eigentlich sollte mittlerweile jedes SAP-Anwenderunternehmen ein aktives Lizenzmanagement durchführen. Denn nur so lassen sich Fehler wie fehlende Lizenzeinträge in den Stammdaten, unterschiedliche Klassifikationen von Anwendern in mehreren Systemen und deren falsche Lizenzierung oder inaktive Anwender, die nicht abgekoppelt werden, vermeiden. Im letzten Fall sollte diese nicht nur aus Lizenz-, sondern auch aus Sicherheitsgründen geschehen.

In der Praxis wird dies jedoch häufig unterlassen, so das Ergebnis von 800 Nutzungsanalysen bei internationalen SAP-Anwenderunternehmen durch die Würzburger IBIS Prof. Thome AG. Da in Unternehmen im Durchschnitt nur 85 Prozent der gültigen beziehungsweise lizenzierten Anwender das System in Anspruch nehmen, ließen sich die Lizenzkosten um rund 15 Prozent senken. Auch, wenn die Unternehmen die ungenutzten Lizenzen nicht an SAP zurückgeben können, könnten sie zumindest die Wartung dafür kündigen.

Wesentlich schwieriger ist es für SAP-Anwenderunternehmen, die richtige Lizenz zu ermitteln. Je nach Preisliste werden unterschiedliche Lizenztypen ausgewiesen. So gibt es beispielsweise Professional oder Limited Professional Lizenzen. Der eingetragene Lizenztyp muss der tatsächlichen Nutzung des SAP-Systems entsprechen. Indes wissen die meisten Unternehmen nicht, wie sich die Lizenztypen ermitteln lassen. Deshalb tragen sie tendenziell teurere Lizenztypen ein. Damit vermeiden sie zwar Überraschungen bei Lizenzüberprüfungen, sind aber überlizenziert.

Anwendermanagement nicht vernachlässigen

Im Vergleich zum Lizenzmanagement ist aktives Anwendermanagement noch vielschichtiger. Denn dafür gilt es herauszufinden, ob die Aufbauorganisation des Unternehmens zu den Prozessen in den SAP-Systemen kompatibel ist. Der Ansatz „Structure follows Strategy“ hat an seiner Aktualität nichts eingebüßt: Die Organisationsstruktur muss den Geschäftsprozessen entsprechen. Leider weisen gerade ältere SAP-Systeme oftmals Diskrepanzen zwischen ihrer Aufbau- und Ablauforganisation auf. Zwei Benchmarks zeigen dies deutlich.

1. Der Anteil der Dialoganwender, die weniger als drei Transaktionen im SAP-System vornehmen, beträgt durchschnittlich circa 14 Prozent. Sie nutzen das ERP-System also nicht voll aus. Deshalb empfiehlt es sich, den Lizenztyp aller Dialoganwender zu überprüfen. Hierbei sollten die genutzten Transaktionen und deren Nutzugsintensität untersucht und gegebenenfalls organisatorische Maßnahmen eingeleitet werden.
2. Der Anteil der Poweruser – also der Anwender, die in ihrem Fachbereich 80 Prozent des Arbeitsvolumens erledigen – ist zu niedrig. Daraus kann ein hoher Anteil an Gelegenheitsanwendern abgeleitet werden. Ein solcher verursacht allerdings wegen langer Einarbeitungszeiten unweigerlich eine ineffiziente Prozessabwicklung. Folgendes Beispiel verdeutlicht dies: Der Anteil der Poweruser, die die Kreditorenrechnungen erfassen, beträgt durchschnittlich circa 27 Prozent. Das heißt, 73 Prozent der Anwender bewältigen lediglich 20 Prozent des Belegvolumens. Angesichts der Komplexität der Rechnungserfassung ist der Anteil der Gelegenheitsanwender zu hoch. Eine Zentralisierung dieser Aufgaben würde die wirtschaftlichere Systemnutzung ermöglichen.

Aufbau- und Ablauforganisation abstimmen

Die gezielte Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation eines SAP-Systems hängt von zahlreichen Faktoren ab. Sie lassen erkennen, wie vielschichtig eine Nutzungsanalyse in Form eines aktiven Anwendungsmanagements sein kann. Schließlich gilt es sicherzustellen, dass das zur Verfügung gestellte funktionale Nutzungspotenzial auch den operativen Prozessanforderungen entspricht. Bietet das SAP-System zu viel oder zu wenig davon, entstehen auch hier unnötige Kosten.

Ein Beispiel dafür liefern die in einem SAP-System verfügbaren Zahlungskonditionen. Wenn ein Unternehmen 20 Zahlungsbedingungen einsetzt, ist es schlicht unnötig, 500 im SAP-System vorzuhalten. Solche Diskrepanzen zwischen dem Potenzial und der tatsächlichen Nutzung eines SAP-Systems erzeugen versteckte Kosten: Sei es durch die unnötige Suche nach der richtigen Zahlungsbedingung während zum Beispiel ein Anwender eine Kreditorenrechnung erfasst oder weil 480 unnötige Zahlungskonditionen gewartet und getestet werden müssen.

Eigenentwicklungen beschränken

Hinweise auf Einsparungsmöglichkeiten liefert auch ein Benchmark über den Anteil der genutzten individuellen Transaktionen im SAP-System. Dieser Anteil beträgt im Durchschnitt 42 Prozent, das heißt 58 Prozent der individuell entwickelten Programme werden operativ nicht genutzt. Sie wurden in der Vergangenheit oft verwendet, als das eingesetzte SAP-Release bestimmte Funktionalitäten nicht unterstützte.

Problematisch werden sie jedoch, wenn sie die weiterentwickelten Geschäftsprozesse nicht mehr unterstützen können, denn auch ungenutzte Programme verursachen Wartungsaufwand. So ist bei Upgrade- oder Konsolidierungsprojekten auch bei diesen jedes Mal der Code zu überprüfen und manuell anzupassen, da ohne entsprechende Analyse nicht bekannt ist, welche Programme mit welcher Intensität genutzt werden. Aus diesem Grund sollten Eigenentwicklungen regelmäßig überprüft und überflüssige Programme aus dem SAP-System entfernt werden.

Das Ganze im Blick haben

Richtigerweise steht derzeit das Thema Lizenzmanagement bei vielen SAP-Anwenderunternehmen auf der Agenda. Viele schöpfen aber ihre diagnostischen Möglichkeiten nicht aus. Ein ganzheitlicher Ansatz liefert ein weitaus besseres (Gesundheits-)Bild. Denn sowohl für den menschlichen Körper als auch für SAP-Systeme gilt: Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile – es muss nur ein gutes Zusammenwirken sicher gestellt sein. Aus diesem Grund sollten Unternehmen nicht nur das Symptom „Lizenzen“ bekämpfen. Vielmehr empfiehlt es sich, mit einer strukturierten Nutzungsanalyse das Thema umfassender anzugehen und so die IT-Betriebskosten nachhaltig zu senken.