Schau mal, wer da ständig mailt…

E-Mail ist nicht nur ein praktisches Kommunikationsmittel. Sie bietet auch genug Gesprächsstoff, um über sie zu reden und zu lästern. Wer in der Kaffeeküche noch nie einen aus dem Urlaub oder dem verlängerten Wochenende zurückgekehrten Kollegen über die große Zahl der in seiner Abwesenheit aufgelaufenen und zu bearbeitenden E-Mails jammern gehört hat, geht entweder nie in die Kaffeeküche oder arbeitet in einem Unternehmen ohne Computer-Arbeitsplätze.

Zwar gibt es gelegentlich Bemühungen, die Mail-Flut einzudämmen, und Unkenrufe, dass nur noch alte, verkalkte und rückständige Bürokraten E-Mail nutzen, aber die Praxis im Büro sieht anders aus: Da ist die E-Mail immer noch das wichtigste Kommunikationsmittel – mit all den damit einhergehenden Sorgen wegen deren Archivierung, Verbindlichkeit und Rechtsgültigkeit.

Während kleinere Firmen mit innovativen Ansätzen oder einfach auch einem netten Gespräch (in Konzernen auch als Face-to-Face-Meeting bekannt) die eine oder andere E-Mail vermeiden können, fällt dies Mitarbeitern von großen Unternehmen schwerer. Sei es nun wegen Compliance, Angst vor der eigenen Courage, Entscheidungsunfähigkeit oder einfach aus alter Gewohnheit werden die Funktionen CC und BCC in großen Firmen proportional zur Kollegenanzahl deutlich häufiger genutzt.

Xerox – das Unternehmen, das immer ganz tolle Sachen erfindet, es aber meist nicht bemerkt – ist auch ein großes, weltumspannendes Unternehmen. Es ist daher wohl nicht vermessen anzunehmen, dass die Idee für die neueste Erfindung auch ein Stück weit durch eigene Erfahrungen der Entwickler mitgeprägt wurde: Es handelt sich um eine kostenlose Software zur Analyse des Posteingangs.

Das klingt aufwändig, ist es aber nicht. Im Gegenteil, das Programm gefällt durch lockere Aufmachung, witzige Features und vor allem dadurch, dass es kostenlos ist. Nachteil: Es funktioniert derzeit nur auf Englisch mit Windows und für Outlook-Postfächer. Um die schlimmsten E-Mail-Technokraten zu entlarven, reicht das ja aber auch – könnten Missgünstige einwenden.

„Business of Your Brain“ durchsucht das Outlook-Postfach und stellt die Resultate in Form von interaktiven Grafiken dar. Das Durchsuchen dauert etwas, man sollte es daher vielleicht vor der Mittagspause anstoßen. Zum Nachtisch kann man sich dann pro Tag, Woche oder Monat zeigen lassen, welche Kollegen oder Kunden die aktivsten Mail-Nutzer sind. Das Xerox-Tool ermittelt zudem, welche Begriffe in den E-Mails am häufigsten auftauchen. Auch das kann lustig sein.

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Sechs Outlook-Alternativen im Vergleich

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Außerdem teilt die Anwendung die Mail-Kontakte in Typen ein. Bei den meisten dürfte man schon geahnt haben, zu welcher Kategorie sie gehören, aber so bekommt man es endlich einmal Schwarz auf Weiß: Ist Herr Mustermann ein Meeting-Buddy (der ständig einlädt), ein Panikmacher (der jede E-Mail priorisiert), ein Literat (der wirklich wichtige Informationen geschickt in episch langen E-Mails versteckt) oder sogar ein Danksager (der jede Antwort mit einem ‚Vielen Dank‘ beginnt)?. Und wer versendet eigentlich wirklich die Mails mit den meisten und größten Anhängen? Das Xerox-Tool bringt es ans Licht …

Praktisch, um sich nach dem Urlaub gleich wieder auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren, ist der Themen-Scout: Diese Funktion listet auf, welche Begriffe in den Betreffzeilen elektronischer Nachrichten besonders häufig auftauchen. Zum Mitreden reicht das ja meist völlig aus.

Beim Ausprobieren der Anwendung muss man sich Zeit nehmen, da die Navigation in den Ergebnsisen anfangs gewöhnungsbedürftig ist. Wenn es nicht gleich klappt, oder die Ergebnisse zu mager sind, lohnt es sich auch, zu überprüfen, ob ein ausreichend langer Zeitraum gewählt wurde. ZDNet hat das Tool natürlich ausprobiert. Wir würden hier gerne die Ergebnisse präsentieren, befürchten aber, das nicht alle, die mit uns in Kontakt stehen, denselben Humor wie Xerox haben. Deshalb folgt hier eine zensierte Auswahl.

Die Xerox-Software „Business of Your Brain“ läuft unter Windows und analysiert Outlook-Postfächer ab Version 2003 (Screenshot: ZDNet).

Der Scan dauert allerdings eine Weile, besonders lange natürlich bei vielbeschäftigten Menschen – also allen (Screenshot: ZDNet).

Erster grober Überblick: Wann war wirklich viel los? Je dunkler der Tag eingefärbt ist, umso mehr E-Mail-Verkehr hatte der Postfachbesitzer (Screenshot: ZDNet).

Wenn man selbst Kollegen und Geschäftspartner mit langatmigen E-Mails nervt, kann man das Ergebnis ruhig veröffentlichen – wenn es jemand anders ist, sollte man sich gut überlegen, wie man mit den Ergebnissen umgeht (Screenshot: ZDNet).