Wirtschaftlich drucken: Tools und Tricks zum Sparen

Im Schnitt wendet ein Unternehmen bis zu drei Prozent seines Umsatzes für seine Druckkosten auf. Laut einer Umfrage der Marktforscher von IDC entfallen pro Jahr auf einen einzelnen Büromitarbeiter rund 10.000 gedruckte Seiten. Eine Textseite auf DIN A4-Standardpapier schlägt je nach Gerät mit ein bis vier Cent zu Buche. Bei Farbdrucken explodiert der Preis: eine Seite auf Inkjet-Spezialpapier kostet 20 bis 60 Cent. Je nach Unternehmsgröße kommen hier hochgerechnet auf das Jahr schnell mehrere hundert oder gar tausend Euro zusammen. Auch wenn man bereits bei der Modellauswahl auf die Druckkosten achten kann, zeigt ZDNet, wie sich im Alltag auch mit einfachen Tricks und Tools die Kosten zusätzlich senken lassen.

Alleine schon die Wahl der Schriftart kann beim Druck von Dokumenten 31 Prozent der Druckkosten sparen. Das hatte der niederländische Vergleichsdienst Printer.com bereits 2010 in einem Testlauf ermittelt. Sieger war Century Gothic mit 31 Prozent niedrigeren Kosten als Arial.

Die simpelste Möglichkeit, Druckkosten – unabhängig von der Schriftart – merklich zu senken: den Sparmodus im Drucker aktivieren. Im Sparmodus werden weniger Punkte pro Buchstabe gedruckt, also wird auch weniger Tinte aufs Papier aufgetragen. Die Konsequenz: der Tonertank leert sich somit nicht so schnell.

Leider muss der Sparmodus bei jedem Ausdruck in den Tiefen des Drucker-Menüs erneut aktiviert werden – was auch gerne vergessen wird. Einfacher Trick: den Drucker einfach ein zweites Mal auf dem PC installieren. Beim zweiten Drucker wird als Standardeinstellung „Sparmodus“ festgelegt. Beim Drucken muss somit nur noch zwischen dem normalen und dem neuen Spardrucker – je nachdem, welche Qualitätsstufe gerade benötigt wird – gewählt werden. Je nach Qualitätsanforderung empfiehlt es sich sogar den Sparmodus-Drucker als Standarddrucker festzulegen.

Noch sparsamer, ja geradezu schottisch agiert, wer nur bestimmte Bereiche, die wichtig sind, ausdruckt. Beim Ausdruck von Webseiten lässt sich beispielsweise genau markieren, welche Details man auf Papier sehen will. Werbung und unnötige Infos bleiben außen vor. In jedem Fall empfiehlt es sich, die Druckvorschau zu aktivieren. Damit lässt sich vermeiden, dass beispielsweise eine zweite Seite mit nur einer Zeile gedruckt wird.

Schwarzweiß-Druck ist prinzipiell preiswerter als Farbdruck. Wer aber denkt, Druckkosten einzusparen zu können, indem er Farbfotos oder farbige Dokumente einfach in Graustufen ausdruckt, der irrt, denn das Gegenteil ist der Fall. Die Grautöne entstehen in dem Druckmodus durch Überlagerung aller Farbtöne, sodass der Verbrauch an Farbtinte sogar ansteigt.

Neben Toner und Tinte lässt sich auch beim Papierverbrauch durch beidseitigen Druck sparen. Bietet der Drucker serienmäßig eine automatische Duplexdruck-Funktion, genügt in der Regel ein Mausklick, um beidseitig zu drucken. Beim manuellen Duplexdruck gibt es zusätzliche Hilfestellung. Verfügt der Printer nicht über diese Funktion, lässt sich mithilfe eines Tricks trotzdem der Papierverbrauch reduzieren. Im Druckermenü muss die Option Ungerade Seiten drucken gewählt werden. Anschließend werden die gedruckten Seiten erneut eingelegt und die Einstellung Gerade Seiten drucken angeklickt.

Deutlich bequemer geht es per zusätzlicher Software. Als praktische Ergänzung zum Druckertreiber erweisen sich spezielle Programme, wie die Shareware Fineprint. Sie installiert sich als virtueller Druckertreiber, den man gleich als Standarddrucker einstellen sollte. Nach dem gewohnten Druckbefehl öffnet sich das Fineprint-Fenster mit vielen sinnvollen Funktionen. Praktisch ist die Druckvorschau-Kontrolle, die leere oder nur mit einer Zeile bedruckte Seiten aufgrund einer falschen Formatvorgabe identifiziert. Man kann kurz nachbessern und spart schon wieder ein Blatt. Weiter lassen sich mehrere Seiten verkleinert auf einem Blatt ausgeben. Auf Wunsch druckt das Programm ein definierbares Wasserzeichen oder versieht die erste oder alle Seiten mit dem Firmenlogo. Außerdem lassen sich Lochränder aussparen, Seiten mit einem Rahmen versehen oder Grafiken weglassen. Seit der Version 6 lassen sich die Druckereigenschaften des jeweils ausgewählten Zieldruckers aus der Druckerauswahlliste auf der Symbolleiste aufrufen.

Eine raffinierte Spar-Methode kommt aus Holland. Der Hersteller Ecofont hat spezielle Schriften entwickelt, die weniger Tinte benötigen sollen. Ihr Geheimnis: Jeder Buchstabe ist ein einziges Lochmuster. Die Lochschriften gibt es für die gängigen Fonts wie Arial, Calibri, Times New Roman, Trebuchet
MS, Verdana und auf Anfrage auch für individuelle Firmenschriften. Ein spezielles Plug-In integriert die Spar-Schriften in MS Office. Dabei werden der Navigationsleiste von Word oder Outlook einige Buttons hinzugefügt, die die herkömmliche Druckfunktion ersetzen. Auf dem Papier ähneln die Sparschriften den Originalen, auf dem Bildschirm sieht man weiterhin die Originalschrift. Wer die Schriften von Ecofont benutzen will, sollte die Formatierungs-Abweichungen ausgeschließen, da die Grundmerkmale der Fonts, wie zum Beispiel Laufweiten, erhalten bleiben. Ecofont bietet vorab eine Demoversion für 14 Tage inklusive einer Schrift (Arial) zum Download nach erfolgter Registrierung.

GreenPrint World ist die kostenlose Version der GreenPrint-Software für Privatanwender. Das Tool löst ein Problem, dass jeder Computeranwender bestens kennt: überflüssige Ausdrucke, die direkt nach dem Druck in den Papierkorb wandern. GreenPrint analysiert dazu das Dokument vor dem Druck. So lassen sich einzelne Textzeilen, aber auch ganze Seiten oder Bilder gezielt entfernen. GreenPrint bietet mittels eines einfach zu handhabenden PDF-Writers alternative Druckvorschläge. Zusätzliche Motivationshilfe zum Sparen: Ein Reporting-Tool zeigt an, wieviele Seiten, Bäume und Kosten gespart werden. Neben dieser Freeware gibt es für 29 Euro alternativ die werbefreie Green Print Home Edition.

Mit CleverPrint 2011 lassen sich mehrere Seiten auf eine Seite drucken, einzelne Seiten oder beispielsweise auch Grafiken vor dem Druck entfernen und Fehldrucke in der Druckvorschau abbrechen, bevor Papier und Toner verbraucht werden. Programmübergreifend können Druckaufträge beispielsweise von Microsoft Word, Open Office und Adobe Reader auch in einen Druckauftrag zusammengefasst werden. CleverPrint 2011 steht auch als Freeware mit einigen Einschränkungen zur Verfügung. In den ersten 30 Tagen können die Features der Professional-Version (39,95 Euro) voll genutzt werden. Danach steht CleverPrint 2011 weiterhin mit einigen Einschränkungen kostenlos zur Verfügung. So können beispielsweise die Oberfläche nicht personalisiert oder die eigenen Briefköpfe nicht genutzt werden. Der Druck von 2, 4 oder 8 Seiten auf ein einziges Blatt ist dann auch nicht mehr möglich, sowie auch das Anfertigen von Booklets.

Auch schon seit Jahren im Geschäft: Inksaver senkt die Verbrauchskosten von Tintenstrahldruckern und liefert in der Regel trotzdem noch bessere Ausdrucke als der Entwurfsmodus. Mit InkSaver lässt sich laut Angabe des Herstellers der Tintenverbrauch fast aller gängigen Tintenstrahldrucker um bis zu 75 Prozent senken. Dazu nutzt InkSaver spezielle Algorithmen. Man stellt einfach die gewünschte Einsparquote ein. Je weniger Farbe auf das Papier kommt, desto geringer wird die Qualität. InkSaver spart laut Hersteller auch dann Tinte, wenn mit der höchsten Druckerauflösung gedruckt wird. Selbst in der höchsten Sparstufe sind die Ausdrucke qualitativ hochwertiger als mit dem Entwurfsmodus der gängigen Druckertreiber. InkSaver rechnet außerdem aus, wie viel Geld durch den niedrigeren Tintenverbrauch eingespart wird. Die englischsprachige Testversion läuft 15 Tage nach der Installation ab. In diesem Zeitraum ist die Software aber voll funktionsfähig. Danach wären 35 Dollar für die Freischaltung fällig. Laut einem aktuellen Hinweis auf der Inksaver-Seite des Anbieters Software Imaging wird Inksaver 2.0 derzeit nicht mehr verkauft und auch kein Support angeboten. Interessenten empfiehlt der Hersteller, den Kauf zu verschieben und auf die neue Version zu warten.

BookPrint ermöglicht es, platzsparend Dokumente im Buch-, Poster- oder Ablageformat ausdrucken. Durch den verkleinerten beidseitigen Druck lässt sich einiges an Tinte und Papier sparen. Mit Bookprint lassen sich aus Text- oder Dokumentdateien handlich kleine Hefte (Büchlein, Broschüren) drucken. Die Textseiten werden je nach Wunsch verkleinert, so dass bis zu acht Seiten auf ein DIN-A4 Blatt passen. Im Ablageformat können bis zu 64 Seiten pro Blatt gedruckt werden. Die Software druckt ebenso Poster oder Wandzeitungen. Ein Poster entsteht durch das mosaikartige Zusammenkleben von zwei, vier, acht oder sechzehn Blättern. Zum Beispiel entsteht so aus zwei DIN-A4-Blättern ein DIN-A3-Poster, oder aus vier Blättern entsteht ein DIN-A2-Poster. Die Breite des Kleberands bestimmt der Nutzer vorher. Bookprint verarbeitet auch Grafiken zum Beispiel können Druckaufträge seitenweise in Bilddateien (BMP, JPEG, PNG, EMF) umgewandelt werden. Bei BookPrint handelt es sich um Shareware, die Testphase beträgt vier Wochen. In der neuesten Version wurde der Startfehler unter Windows 7 behoben.

iPrint von InZone ist ein kompaktes Tool, das bis zu 60 Prozent der Druckkosten soll. Mit iPrint lassen sich unerwünschte oder leere Seiten löschen, mehrere Seiten auf einem Blatt drucken, Druckaufträge gruppieren, regelmäßige Berichte über gesparte Druckkosten abrufen sowie Bilddateien ins PDF- und HTML-Format konvertieren. Die Version 6.1 ist inzwischen kostenlos erhältlich.

Downloads in diesem Special

• Fineprint
• Ecofont
• GreenPrint World
• CleverPrint 2011
• Inksaver
• BookPrint
• iPrint