Systematische Karriere- und Nachfolgeplanung hilft gegen Fachkräftmangel

Laut der Studie Recruiting Trends 2012 können rund 37 Prozent der offenen Stellen im Jahr 2012 nur schwer und über 5 Prozent gar nicht besetzt werden. Grund: Es sind keine geeigneten Kandidaten verfügbar. Das Problem liegt auf der Hand. Nachfolgeplanung ist eine komplexe und langwierige Aufgabe, die sehr strukturiert ablaufen und viele Faktoren berücksichtigen muss.

Papier und Bleistift reichen dafür schon lange nicht mehr aus. Immer mehr Unternehmen setzen daher bei der Nachfolgeplanung spezielle Software ein, um die Besetzung frei werdender Positionen gezielt vorzubereiten. In Anlehnung an den im englischen Sprachraum benutzten Begriff spricht man auch hierzulande davon immer öfter als Talent-Management.

Nachfolger aus den eigenen Reihen

Peter Endress, der Autor dieses Gastebeitrags für ZDNet, ist Senior Account Executive Central Europe bei SilkRoad technology, einem international tätigen Anbieter von Talent-Management-Lösungen (Bild: SilkRoad technology).

Die Erfahrung zeigt, dass die Besetzung freier Stellen mit Mitarbeitern des eigenen Unternehmens erhebliche Vorteile bietet. Der Kandidat kennt die Organisation, Strukturen und Arbeitsabläufe sind ihm vertraut, er identifiziert sich mit dem Unternehmen. Der Mitarbeiter ist bereits ein Teil des Teams. Zudem sind seine Kenntnisse und Fähigkeiten sowie seine charakterlichen Eigenschaften und seine soziale Kompetenz bekannt; er ist als berechenbarer als ein Quereinsteiger.

Um gute Nachfolgekräfte im eigenen Unternehmen identifizieren zu können, müssen deren Leistungen bekannt und die bisherige Entwicklung dokumentiert sein. Dafür sind regelmäßige Mitarbeiterbeurteilungen und Talentanalysen erforderlich, die in einer zentralen, strukturierten Datenbank festgehalten werden. Mitarbeiter können damit entsprechend ihrer Potenziale gefördert und – mit Blick auf die weitere Entwicklung – gefordert werden.

Solch eine zentrale Informationssammlung bietet auch einen Überblick über das Wissen sowie die Stärken und Schwächen der einzelnen Mitarbeiter. So kann der Weiterbildungsbedarf frühzeitig definiert und geplant werden – was nicht nur für die Nachfolgeplanung ein Vorteil ist.

Geplante Nachfolgeplanung – Karriere nach Plan

Oft ist es Jahre im Voraus bekannt, dass eine Stelle zu einem bestimmten Zeitpunkt vakant sein wird, etwa, wenn der aktuelle Mitarbeiter in den Ruhestand geht. Dieses Wissen ist eine Riesenchance für Geschäftsleitung und Personalabteilung. Dann nämlich können Nachfolger rechtzeitig ausgewählt und gezielt auf die Aufgaben der zu besetzenden Stelle vorbereitet werden.

Sind die Daten des gesamten Teams in einer Talentdatenbank kategorisiert, ist es ein Leichtes, die passenden Kandidaten nach individuellen Kriterien zu identifizieren und dann einen Nachfolger auszuwählen. Anschließend wird der Kandidat in einer Art Trainee-Programm auf seine neue Tätigkeit vorbereitet. Hierzu zählen Fort- und Weiterbildungen ebenso wie die gezielte Einbindung in Projekte.

Um nicht den Überblick zu verlieren und sicher zu sein, dass alle notwendigen Schritte durchgeführt werden, setzen Unternehmen zunehmend auf die Unterstützung durch spezialisierte HR-Softwarelösungen, beispielsweise WingSpan von SilkRoad. WingSpan verfügt über eine Talentdatenbank, aus der zu ersehen ist, was der einzelne Mitarbeiter kann, wie er sich entwickelt hat und was er noch lernen muss. Dadurch können Fach- und Führungskräfte gezielt für die offene Stelle ausgebildet werden.

Ungeplante Nachfolgeplanung – Aufbau eines Kandidaten-Pools

Nicht immer kann die Nachfolge einer Fach- oder Führungskraft jedoch geplant werden: Mitarbeiter werden abgeworben oder verlassen aus persönlichen Gründen überraschend das Unternehmen. Jetzt muss so schnell wie möglich ein gleichwertiger Nachfolger gefunden werden.

Betreibt das Unternehmen systematische Nachfolgeplanung und nutzt entsprechende IT-Systeme, kann es aus einem Pool geeigneter Kandidaten schöpfen. Dann ist ihm nämlich durch regelmäßige und standardisierte Beurteilungen jederzeit bekannt, welcher Mitarbeiter sich auf welcher Leistungsebene befindet und für welche Position geeignet ist.

In der Praxis werden beispielsweise bei WingSpan Daten über die individuellen Kenntnisse und Fähigkeiten von Mitarbeitern in einem Talentpool verwaltet. Wird ein Nachfolger für eine Position gesucht, erfolgt eine automatische Auswertung. Ein Ranking gibt Aufschluss darüber, welche Mitarbeiter für die zu besetzende Position am besten geeignet sind.

Karriereplanung als Instrument der Mitarbeiterbindung

Wenn Stellen neu geschaffen werden, ist das Vorgehen ähnlich. Auch hier kann in aller Regel der geeignete Mitarbeiter rechtzeitig ausgewählt und auf die Aufgaben vorbereitet werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass dem Mitarbeiter die Verantwortung für eine neue Aufgabe übertragen wird, was seiner Karriere auch nach außen hin einen enormen Schub gibt und so für eine nachhaltige Steigerung der Motivation sorgt. Dadurch wiederum wird seine Bindung an das Unternehmen verstärkt.

Eine strukturierte Karriere- und Nachfolgeplanung ist aber nicht nur ein Mittel, um offene Stellen schnell zu besetzen und gute Mitarbeiter zu binden. Sie erhöht auch die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber und ermöglicht so, Nachwuchskräfte für das Unternehmen zu begeistern. Ein Bewerber wird ein Job-Anngebot eher annehmen, wenn er zuverlässige Aufstiegschancen sieht.

Transparenz und Kommunikation sind dafür essenziell, denn vergleichbare und zielgerichtete Beurteilungs- und Entscheidungsprozesse geben Mitarbeitern die Sicherheit, dass sie fair behandelt und an denselben Unternehmensanforderungen und Zielvorgaben gemessen werden. Guter Nachwuchs wird so zudem motiviert, eine Karriere innerhalb des Unternehmens einzuschlagen; Fachkräfte können individuell gefördert werden. Denn Karrieren werden auf diesem Weg planbar, was für jeden Arbeitnehmer ein wirklicher Mehrwert ist. Der Arbeitgeber seinerseits profitiert die Bindung leistungsstarker Fachkräfte.