E-Mail Reloaded: Microsoft Clutter, IBM Verse und Google Inbox

E-Mail-Verwaltung in Office 365 mit Clutter verbessern

Microsoft hat mit Clutter ebenfalls die Sortiermöglichkeiten von E-Mails in Office 365 verbessert. Ähnlich wie Google Inbox, soll Clutter die E-Mails besser sortiert anzeigen können. Allerdings wird der Dienst vor allem in Outlook Web App genutzt, beziehungsweise gesteuert. Nutzbar ist Clutter aber auch in Outlook. Ob ähnliche Funktionen im Nachfolger von Office 2013 und damit Outlook 2013 integriert werden, ist derzeit noch nicht klar. Clutter erkennt wichtige Absender von E-Mails, aber auch unwichtige Absender. Unwichtige E-Mails werden in einen Spam-light Ordner verschoben, dem so genannten Clutter-Ordner. In diesen Ordner können Anwender unwichtige E-Mails auch manuell verschieben, damit Clutter dazu lernen kann. Anwender wissen also, dass in einem bestimmten Ordner keine relevanten Daten liegen und können wichtige E-Mails zuerst lesen. Über Richtlinien können die Nutzer selbst festlegen, was mit den E-Mails im Clutter-Ordner passieren soll. Diese lassen sich automatisiert löschen, archivieren oder wiederum in andere Ordner per Regel verschieben. Im Grunde genommen ergänzt Clutter den Posteingang von Anwendern um einen zusätzlichen Spam-Ordner, sodass Nutzer in Zukunft wichtige E-Mails von weniger wichtigen und Spam unterscheiden können. Die Spam-Filter in Office 365 verarbeiten eine E-Mail immer zuerst. Danach wird sie über Clutter sortiert. Clutter und der Spamschutz in Office 365 arbeiten also zusammen.

Clutter arbeitet dazu mit dem in Office 365 enthaltenen Dienst für maschinelles Lernen Office Graph – auch Delve genannt – zusammen. Die beiden Dienste gehören also generell zusammen. Office Graph erkennt Beziehungen in Unternehmen und kann wichtige Informationen von Teammitgliedern oder eigenen Informationen zentral anzeigen. Auch die Cloudspeicher OneDrive und OneDrive for Business lassen sich dazu verwenden. Microsoft plant die Möglichkeiten weiter auszubauen. Auf diese Weise erhalten Anwender nicht nur Zugang zu wichtigen E-Mails, sondern auch zu relevanten Dokumenten. Office Graph untersucht relevante Datenquellen nach wichtigen Informationen, auch SharePoint Online, SharePoint 2013 und die darin gespeicherten Daten. Über den Link https://<Domänennamen>-my.sharepoint.com/_layouts/15/me.aspx?v=home lässt sich Delve für Ihr Konto aktivieren.

Mit Office Graph/Delve erhalten Anwender einen Überblick zu den wichtigsten Informationen im Posteingang (Screenshot: Thomas Joos).

Clutter ist standardmäßig in Outlook Web App nicht aktiv. Sofern der Dienst für das aktuelle Konto zur Verfügun steht, kann er über die Optionen des Webclients aktiviert werden. Nachdem Clutter aktiviert ist, werden wenige wichtige E-Mails in den Clutter-Ordner verschoben. Clutter arbeitet nach der Aktivierung in Outlook Web App aber nicht nur in Outlook Web App, sondern der Ordner ist nach Aktivierung auch in Outlook und den OWA-Apps für iOS und Android verfügbar. Der Clutter-Ordner wird in Outlook als Favorit angelegt. Clutter lernt auch von der Arbeit mit E-Mails in Outlook, kann aber selbst nur in Outlook Web App gesteuert werden.

Für die tägliche Praxis steht Clutter als Kontextmenü für E-Mails zur Verfügung. Darin sind Aktionen integriert, um E-Mails als wichtig oder eben als unwichtig zu deklarieren. Diese Befehle stehen aber nur in Outlook Web App zur Verfügung. In Outlook müssen E-Mails manuell in den Clutter-Ordner verschoben werden. Der Dienst erkennt diese unwichtigen E-Mails und kann zukünftig diese Art von Mails automatisch in den Ordner verschieben. In ersten Tests funktioniert dieser Lernvorgang aber eher träge. Bevor man sich zu viel von dem Thema verspricht, sollte Clutter erst einige Zeit getestet werden.

Derzeit ist Clutter nur in englischen Umgebungen verfügbar, andere Sprachen sollen folgen. Nach der Aktivierung kann es einige Zeit dauern, bis der Dienst funktioniert. Clutter muss außerdem erst einige Zeit analysieren können. Die Ordnerstruktur im Clutter-Ordner ist außerdem sehr flach. Microsoft plant derzeit keine weiteren Unterordner unterhalb des Clutter-Ordners. Der Ordner soll keine neue Hierarchie der E-Mail-Aufbewahrung sein, sondern Anwender von unwichtigen E-Mails befreien. Clutter ist für Office 365 Business Premium-Pläne und darüber verfügbar.

Fazit

Die Zukunft der E-Mail-Verwaltung sind klar intelligente Systeme, die mit sozialen Medien und anderen Quellen vernetzt sind. Ziel ist es, Anwender nur noch mit wichtigen E-Mails zu versorgen und andere Daten auszublenden. Zusätzlich werden weitere relevante Informationen zu den E-Mails angezeigt. Noch können die Systeme eine E-Mail-Verwaltung durch Anwender nicht ersetzen. Die neuen Dienste IBM Verse, Google Inbox und Microsoft Clutter unterstützen Nutzer aber dabei, effizienter mit E-Mails umzugehen. Allerdings wird auch schnell klar, dass diese Entwicklung derzeit noch in den Kinderschuhen steckt. Ob IBM Verse, Google Inbox und Microsoft Clutter das halten, was ihre Entwickler versprechen, wird die Zeit zeigen.