Office 365 in Unternehmen produktiv einsetzen

Dokumenten-Archivierung mit Office 365

Neben der einfachen Dokumentenablage, können Unternehmen auch Dokumenten-Archive in Office 365 erstellen und nutzen. Dazu steht die Vorlage Datenarchiv zur Verfügung, wenn Administratoren eine neue Websitesammlung erstellen. Wurde ein Archiv erstellt, können Administratoren Regeln festlegen, auf deren Basis SharePoint Online in Office 365 automatisch Dokumente von Anwendern archiviert.

In Office 365 können Administratoren Dokumentencenter oder Archive erstellen. Die Dokumente werden in der Cloud gespeichert (Screenshot: Thomas Joos).

Wollen Unternehmen für eine Bibliothek in Office 365 die automatische Archivierung aktivieren, rufen Administratoren Websiteaktionen/Websiteeinstellungen und dann bei Websiteaktionen die Option Websitefeatures verwalten auf. Anschließend wird der Dienst Haltebereichstatus und eDiscovery aktiviert. Danach ist über Websiteaktionen/Websiteeinstellungen der neue Bereich Haltebereichstatus und eDiscovery mit verschiedenen Konfigurationsmöglichkeiten zu finden.

Erstellen Administratoren ein Datenarchiv, verfügt dieses über eine Abgabebibliothek. Hier speichern Anwender ihre Dokumente. Administratoren müssen Regeln erstellen, um die Dokumente automatisiert von dieser Bibliothek in das Archiv zu verschieben. Die Einstellungen dazu finden Administratoren über die Registerkarte Bibliothek bei Bibliothekeinstellungen. Bei Einstellungen für Datensatzdeklaration aktivieren Administratoren die Option Elemente automatisch als Datensätze deklarieren, wenn sie dieser Liste hinzugefügt werden.

Listen mit Office 365 erstellen – Aufgaben, Termine und Kontakte freigeben

Auf Basis von Listen können Teammitglieder in Office 365 Aufgaben, Kontakte, Termine und Daten für andere Teammitglieder schnell und einfach freigeben:

1. Melden Sie sich an Office 365 an, und klicken Sie oben im Menü auf Websites\Neu.
2. In der Mitte des Fensters sehen Sie jetzt die verschiedenen Apps, die Sie auf Ihrer Teamwebseite integrieren können, darunter auch die Listen.
3. Klicken Sie auf die Listen-App, die Sie erstellen wollen. In diesem Bereich stehen vorgefertigte Listen zur Verfügung.
4. Der Link zur neuen Liste wird im linken Navigationsbereich angezeigt. Mit einem Klick auf Neues Element, beziehungsweise Neue Aufgabe  öffnet sich ein Fenster, in dem Anwender alle wichtigen Angaben eingeben können.

In SharePoint Online können Anwender verschiedene Listenarten auswählen und auf der Teamseite integrieren (Screenshot: Thomas Joos).

Papierkorb in Office 365 konfigurieren und für die Wiederherstellung nutzen

Bestandteil jeder Bibliothek in Office 365, ist ein Papierkorb aus dem Anwender auch ohne Administratoren Dokumente wiederherstellen können, die gelöscht wurden. Der Papierkorb muss aber aktiviert und konfiguriert werden. Außerdem müssen die Anwender in der Verwendung geschult werden.

Den Papierkorb öffnen Anwender über den Link Papierkorb in der Navigationsleiste von Bibliotheken. Klicken Anwender auf den Papierkorb, öffnet sich eine neue Seite mit dem Inhalt. Hier ist der ursprüngliche Speicherort zu sehen, wer das Dokument gelöscht hat und wann sowie der Ersteller. Markieren Anwender die Dokumente und Ordner, die sie wiederherstellen wollen und klicken danach auf Auswahl wiederherstellen, ist das Dokument wieder allgemein verfügbar. Das gilt auch für Dokumente, die Anwender in OneDrive for Business speichern.

In SharePoint Online gibt es auch einen Papierkorb, der vor dem versehentlichen Löschen von Dokumenten schützt (Screenshot: Thomas Joos).

SharePoint kennt aber eine weitere Sicherheitsstufe für gelöschte Dokumente und kann diese vor Verlust schützen, selbst wenn diese aus dem Papierkorb gelöscht wurden. Löschen Anwender oder Administratoren Objekte aus dem Papierkorb, entfernt SharePoint diese aber nicht endgültig, sondern speichert sie im so genannten endgültigen Papierkorb. Dabei handelt es sich, einfach ausgedrückt, um einen Papierkorb für den Papierkorb. Dessen Inhalt können Administratoren aufrufen. Die zweite Stufe des Papierkorbs für die Ebene der Websitesammlung finden Administratoren, wenn sie die oberste Website der Websitesammlung öffnen und dann auf Websiteaktionen/Websiteeinstellungen klicken. Im Bereich Websitesammlungsverwaltung öffnen Administratoren dazu den Link Papierkorb.

Mit dem endgültigen Papierkorb können Administratoren Dokumente wiederherstellen, die Anwender aus ihrem eigenen Papierkorb gelöscht haben (Screenshot: Thomas Joos).

Der endgültige Papierkorb befindet sich im Menü Aus Papierkorb des Endbenutzers gelöscht. In Office 365 finden Sie dazu den Link endgültigen Papierkorb, ganz unten auf der Seite. Ein aus dem Standardpapierkorb gelöschtes Element können Administratoren aus dem endgültigen Papierkorb so wiederherstellen, wie im vorangegangenen Abschnitt gezeigt. Elemente bleiben im endgültigen Papierkorb, bis der Grenzwert erreicht ist. Die maximale Größe des Papierkorbs basiert auf einem Prozentsatz des der Webanwendung zugewiesenen Kontingents. Die Objekte im endgültigen Papierkorb zählen nicht zum Websitekontingent.

Windows Server 2012 R2 Essentials mit Office 365 verbinden

Windows Server 2012 R2 Essentials ist der Nachfolger von SBS 2011. Da es in dieser Edition keinen eigenen E-Mail-Server mehr gibt, können Unternehmen im zentralen Verwaltungswerkzeug auch direkt Office 365 anbinden. Das Dashboard ist die zentrale Verwaltungsoberfläche von Windows Server 2012 R2 Essentials.

Nachdem der Link „In Microsoft Office 365 integrieren“ über „Startseite\Erste Schritte\Services“ gestartet wurde, startet ein Assistent, der bei der Anbindung des lokalen Servers an Office 365 unterstützt. Die erfolgreiche Anbindung ist an dem neuen Menüpunkt „Office 365“ zu sehen, der im Dashboard angezeigt wird. Über diesen Bereich werden wichtige Informationen zu dem Office 365 Abonnement angezeigt. Hier lassen sich auch zukünftig Benutzer verwalten. Da Office 365 komplett an das Dashboard angebunden wird, müssen Administratoren nahezu keinerlei Einstellungen in der Weboberfläche vornehmen. Die E-Mail-Adresse und anderen Daten sind im Dashboard jederzeit verwaltbar.

Office 365 ist auch in kleinen Unternehmen mit Windows Server 2012 R2 Essentials nutzbar (Screenshot: Thomas Joos).

Benutzerkonten in Office 365 mit Z-Hire und Z-Term anlegen und löschen

Administratoren, die häufig Benutzerkonten an Office365 anbinden, können mit Z-Hire und Z-Term effizienter arbeiten. Z-Hire steht in der Microsoft TechNet zum Download zur Verfügung.  Hier besteht auch die Möglichkeit Vorlagen zu erstellen. In den Vorlagen können Administratoren wiederkehrende Einstellungen speichern und so noch schneller Benutzerkonten anlegen. Das Tool ist auch mobil einsetzbar, es muss nicht installiert werden.

Mit Z-Hire legen Administratoren Benutzerkonten in Office 365 an, oder verwalten die Konten (Screenshot: Thomas Joos).

Benutzer mobil mit dem iPad verwalten

Für iPad und iPhones bietet Microsoft eine verbesserte App für die Verwaltung von Office 365. Vor allem für Administratoren, die viel unterwegs sind, bietet die App ein interessantes Werkzeug zur Verwaltung. Administratoren können in der App Benutzer verwalten, Informationen im Message Center lesen und auch Support-Anfragen überwachen. Auch die Mehrwege-Authentifizierung wird unterstützt. Administratoren können Kennwörter zurücksetzen und haben die Umgebung auch mobil im Blick.

Mit der verbesserten Office 365 Admin-App können Sie auf iPads optimal Office 365 auch von unterwegs verwalten (Screenshot: Thomas Joos).