Google Kalender automatisiert Terminplanung für Meetings

Google hat seine Kalender-App für Android um eine neue Funktion erweitert, die dabei hilft, einen für alle Teilnehmer eines Meetings geeigneten Termin zu finden. Sie richtet sich an Organisationen, die Google Apps for Work oder Education nutzen und in denen das Teilen von Kalenderdaten zwischen Mitarbeitern ohnehin die Norm ist, wie Google-Produktmanagerin Stella Schieffer in einem Blogbeitrag schreibt.

Nach einem Druck auf die neue „Find a Time“-Schaltfläche erhält der Anwender automatisch Vorschläge für einen Termin, der sich für alle ausgewählten Kontakte eignet. Dabei berücksichtigt der Kalender außer der reinen Verfügbarkeit auch verschiedene Zeitzonen und die Zeit, in denen Kontakte üblicherweise Meetings abhalten.

Falls sich auf anhieb kein freies Zeitfenster findet, analysiert der Kalender kollidierende Termine, um herauszufinden, welche davon am ehesten verschoben werden können. „‚Find a time‘ macht Vorschläge, aber Sie behalten weiterhin die Kontrolle“, verspricht Schieffer. Beispielsweise könnten Nutzer sich eine Übersicht über die Termine ihrer Kontakte anzeigen lassen, um sicherzustellen, dass die ausgewählte Zeit auch wirklich passt.

Zunächst steht das neue Feature nur für die Android-Version von Google Kalender zur Verfügung, die kostenlos aus dem Play Store heruntergeladen werden kann. Es soll aber bald ebenfalls Einzug in die iOS-App halten. Zudem arbeitet Google nach eigenen Angaben daran, auch in der Webversion die Terminplanung zu vereinfachen.

Die Neuerung erinnert an die kürzlich eingeführte „Ziele“-Funktion für den Google Kalender, die dabei helfen soll, Vorsätze für die Freizeit auch wirklich umzusetzen. Sie überprüft den Terminkalender auf freie Zeiten und nutzt diese automatisch für geplante Vorhaben. Fügt der Anwender beispielsweise das Ziel „dreimal die Woche laufen gehen“ hinzu, erstellt die Ziele-Funktion selbständig passende Termine im Kalender.

Um ein Ziel einzustellen, müssen Nutzer zunächst einige Fragen beantworten. Beim Beispiel „Sport treiben“ fragt der Google Kalender etwa nach der Sportart, der Häufigkeit und der Dauer. Anschließend plant er unter Berücksichtigung aller übrigen Termine automatisch Zeitfenster zum Sport treiben ein. Wird in einem dieser Zeitfenster ein neuer Termin angelegt, der sich mit der Freizeitplanung überschneidet, passen sich die Zieleinträge automatisch an. Auf Wunsch können Anwender ihre definierten Vorhaben und Ziele auch jederzeit verschieben. Der Kalender sucht dann automatisch neue Termine.

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Seit Dezember können Nutzer der Google-Kalender-App für Android und iOS auch Erinnerungen für zu erledigende Aufgaben erstellen, die parallel zu Terminen angezeigt werden. Durch die To-Do-Listen behält der Anwender stets den Überblick, was er wann zu erledigen hat. Die Erinnerungen bleiben aktiv, bis die Aufgaben tatsächlich erledigt sind, und erscheinen sonst stets ganz oben in der Kalenderübersicht.

[mit Material von Natalie Gagliordi, ZDNet.com]

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