Terminvereinbarungsfunktion für Firmenkunden: Microsoft erweitert Office 365

Microsoft hat seine Online-Bürosoftware Office 365 um eine Funktion ergänzt, die Unternehmen Terminvereinbarungen mit Kunden erleichtern soll. Der neue Service namens Microsoft Bookings steht ab sofort Abonnenten von Office 365 Business Premium offen, die am „First Release Program“ teilnehmen. „In den kommenden Monaten“ soll er dann allgemein verfügbar werden.

Gestartet wird der Dienst über den App Launcher von Office 365. Bookings interagiert zwar mit dem E-Mail-System, setzt aber nicht zwingend voraus, dass die E-Mails über Office 365 laufen. Daher können Firmen, die den neuen Service nutzen wollen, weiterhin ihr gewohntes E-Mail-System verwenden.

Microsoft Bookings richtet sich insbesondere an kleine Betriebe, die regelmäßig Termine mit Kunden vereinbaren müssen. Das gilt etwa für Friseure, Fahrschulen, Autowerkstätten oder auch Arzt- und Heilpraxen sowie für einige Dienstleister wie Gärtner. Anstatt mehrfach E-Mails zu versenden oder zu telefonieren und sich bei längerfristig vereinbarten Terminen um Erinnerungen kümmern zu müssen, können Firmen mit Bookings Kunden eine Art Selbstbedienungsportal anbieten. Dieses erlaubt es Kunden, selbständig freie Termine auszuwählen und einzutragen, an die sie dann automatisch erinnert werden. Dabei lässt sich vom Unternehmer festlegen, wie lange vorher eine Verschiebung angekündigt werden muss.

Die firmeninterne Ansicht von Microsoft Bookings am Beispiel eines Tierfriseurgeschäfts mit fünf Mitarbeitern. (Screenshot: Microsoft)

Kunden können die Termine dann auch in ihren Kalender übernehmen. Außerdem synchronisieren sich die Einträge bei Bookings mit den Kalendereinträgen der Angestellten. Dazu empfiehlt Microsoft den Outlook-Kalender in Office 365, andere Kalenderdienste wie Outlook.com oder Google Kalender werden aber ebenfalls unterstützt.

Für Kunden stellt sich Microsoft Bookings als Website dar, die automatisch generiert wird. Dafür sind zu Beginn einige Angaben des Unternehmers erforderlich, etwa welche Dienste angeboten werden, welche Geschäftszeiten vorgesehen sind und wie viele Kunden gleichzeitig bedient werden können. Außerdem müssen im System natürlich die erforderlichen Kontaktdaten für die Benachrichtigungen und die Kalendereinträge hinterlegt werden. Mitarbeiter benötigen nicht zwingend ebenfalls einen Office-365-Business-Premium-Account, sie können auch über einen beliebigen E-Mail-Dienst informiert werden.

Die Website ist sowohl für die Nutzung mit Desktop-Rechnern als auch mit Mobilgeräten ausgelegt. Anwender können sie beispielsweise über einen Link aufrufen, den sie per E-Mail erhalten haben, oder der auf der Facebook-Seite beziehungsweise Homepage des Unternehmens angezeigt wird.

Blick auf die von Microsoft Bookings bereitgestellte Webseite zur Terminvereinbarung aus Sicht eines Kunden (Screenshot: Microsoft).

Der Anbieter kann auf das Backend von Bookings, also die Verwaltungsoberfläche, sowie die Gesamtansicht aller gebuchten Termine und die Verfügbarkeit seiner Mitarbeiter ebenfalls via Desktop oder Mobilgerät zugreifen. Ihm ist es dann möglich, Termine zu verschieben oder abzusagen sowie anderen Mitarbeitern zuzuweisen. Außerdem lässt sich darüber schnell ein neuer Termineintrag anlegen, falls man zum Beispiel gerade einen Interessenten am Telefon hat und diesem einen Termin geben will. Dazu steht auch eine Ansicht zur Verfügung, die über die Verfügbarkeit und freie Termine der Mitarbeiter informiert.

Darüber hinaus erlaubt es Microsoft Bookings, Informationen für eine Kundendatenbank zu sammeln und zu strukturieren: Jedes Mal, wenn ein Kunde einen Termin vereinbart, wird für ihn in der Kundenliste von Bookings ein Kontakt angelegt. Gerade bei wiederkehrenden Terminen ist es so möglich, Kunden auf dieser Grundlage erneut anzusprechen und ihnen weitere Termine anzubieten.

Mit Bookings tritt Microsoft in Wettbewerb zu Angeboten wie dem einfacheren MeetMe von Doodle und macht auch Firmen wie dem Münchner Start-up Shore Konkurrenz, die ein etwas breiteres Angebot haben. Shore ermöglicht es insbesondere kleinen, dienstleistungsorientierten Firmen, ihr Geschäft cloudbasierend abzuwickeln. Dazu bietet Shore ebenfalls eine Firmenwebsite sowie eine „Booking“ genannte Buchungs- und Terminvereinbarungsfunktion an. Seine Lösung umfasst außerdem ein Modul „CRM“, das Marketingfunktionen wie Newsletter-Versand oder Kunden-Feedback abdeckt. Darüber hinaus sorgt Shore mit dem Angebot „Network“ dafür, dass die Firma in diverse Partner- und Verzeichnismedien eingetragen und so leichter gefunden wird. Zusätzlich bietet Shore ein iPad-gestütztes digitales Kassensystem an.

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