G Suite: Google vereinfacht Zusammenarbeit mit Nutzern ohne Google-Konto

Google hat eine neue Funktion für die G Suite angekündigt, die über den Speicherdienst Drive bereitgestellt wird. Mitarbeiter von Firmen und Organisationen, die mit Google Docs, Tabellen und Präsentationen arbeiten, können künftig einfacher Dateien mit Personen teilen, die nicht über ein Google-Konto verfügen. Anschließend ist es möglich, Dateien gemeinsam zu betrachten, zu kommentieren und sogar zu bearbeiten.

Für die Pincode Sharing genannte Funktion von Google Drive, die derzeit als Beta vorliegt, wir lediglich eine E-Mail-Adresse benötigt. An diese verschickt ein Inhaber eines G-Suite-Dokuments eine Einladung mit einem Link zu der gemeinsam zu bearbeitenden Datei. Google wiederum sendet dem Empfänger eine persönliche Identifikationsnummer (PIN). Nach Eingabe der PIN im Browser des Empfängers kann dieser das freigegebene Dokument ebenfalls öffnen und bearbeiten.

„Unternehmen arbeiten oft mit externen Anbietern, Partnern, Auftragnehmern und Kunden an Dokumenten. Wenn diese Partner keine Google-Konten haben, stellt dies eine erhebliche Barriere für die Zusammenarbeit dar“, heißt es im G-Suite-Updates-Blog.

Der Eigentümer einer Datei kann indes jederzeit alle Dateiaktivitäten überwachen und auch den Zugriff auf die Datei widerrufen. Darüber hinaus sind Administratoren in der Lage, alle externen Freigaben zu verwalten. Weitere Details hält Google in einem Hilfe-Artikel bereit. So ist es beispielsweise möglich, die Funktion über die Admin-Konsole generell zu deaktivieren oder auf einzelne Abteilungen oder Domains zu beschränken. Es lässt sich aber auch festlegen, dass interne Dokumente nur an bestimmte Empfänger weitergegeben werden.

Die Beta von Pincode Sharing ist ab sofort für alle Versionen der G Suite verfügbar. Administratoren können ihre Organisation für die Teilnahme an dem Betaprogramm registrieren. Wann die Funktion der Allgemeinheit zur Verfügung stehen wird, teilte Google indes nicht mit.