ownCloud Server 10.1: Microsoft Office Online Server und Alternativen nutzen

Seit der Version 10.1 des ownCloud Servers, lassen sich Office-Online-Programme, als Word Online, Excel Online und PowerPoint Online direkt in den ownCloud Server einbinden. Das ermöglicht Unternehmen innerhalb von ownCloud mit Office-Dokumenten zu arbeiten. Alternativ zur Anbindung an den Microsoft Office Online Server stehen auch andere Werkzeuge zur Verfügung, die wir in diesem Beitrag näher beleuchten.

OwnCloud 10.1 arbeitet mit Microsoft Office Online Server zusammen (Screenshot: OwnCloud)

Die Dateien werden weiterhin in ownCloud gespeichert, aber über die Apps angezeigt und genutzt, die auf dem Microsoft Office Online Server im lokalen Netzwerk installiert sind. Dazu gehören aktuellen Word Online, Excel Online und PowerPoint Online. Als bekannte Alternative zum Microsoft Office Online Server kann auch der OnlyOffice Document Server genutzt werden, der ähnliche Funktionen bietet, aber nicht unbedingt einen dedizierten Server erfordert.

Microsoft Office Online Server wird nicht auf dem ownCloud Server installiert, sondern auf einem eigenen Server. Die beiden Server werden über das WOPI-Protokoll miteinander verbunden. Wir gehen in diesem Beitrag genauer darauf ein. Wer die Funktion testen will, kann sich auf der Webseite https://office.owncloud.team mit dem Anmeldenamen „demo“ und dem Kennwort „demo“ anmelden. In der Demo-Umgebung lassen sich Office-Dokumente erstellen und mit den Microsoft Office Online-Apps bearbeiten.

Microsoft Office Online Server ist kein Office 365

Microsoft Office Online Server ist keine Cloud-Lösung wie Office 365, sondern eine Serverlösung von Microsoft, die in lokalen Netzwerken eingebunden wird. Die Serverlösung stellt webbasierte Office-Programme zur Verfügung, die vom Funktionsumfang den Online-Programmen in Office 365 entsprechen, aber komplett lokal betrieben werden. Meistens setzen Unternehmen auf Microsoft Office Online Server, wenn sie im Netzwerk auch SharePoint betreiben. In diesem Fall können die Office-Dokumente in SharePoint gespeichert werden und lassen sich online bearbeiten. Die Bearbeitung übergibt SharePoint an die Apps auf dem Microsoft Office Online Server, genauso wie es jetzt ownCloud kann.

Die Anwender können Office-Dokumente in ownCloud speichern und mit den Online-Versionen der Programme bearbeiten und zwar im eigenen Rechenzentrum. Dadurch ist auch eine Gruppenarbeit mit Office-Programmen möglich, allerdings zunächst nur lokal im eigenen Netzwerk. Die Gruppenarbeit wird über den Office Online-Server im Rechenzentrum zur Verfügung gestellt, während die Daten in ownCloud gespeichert sind. Es lassen sich aber in den Online-Apps auch die Teamarbeitsfunktionen von ownCloud nutzen.

Derzeit ermöglicht ownCloud allerdings lediglich die Integration der On-Premise-Version von Microsoft Office Online Server. Grundsätzlich wollen die Entwickler von ownCloud auch die Anbindung an Office 365 ermöglichen. Allerdings ist das aktuell offiziell noch nicht möglich. Technisch gesehen entspricht Microsoft Office Online Server den Funktionen, die Microsoft bezüglich Office Online-Programmen auch in Office 365 zur Verfügung stellt. Wer auf Serverlösungen wie Univention Corporate Server (UCS) setzt, kann auf der entsprechenden Appliance aber parallel mit ownCloud arbeiten und über einen externen Connector zusätzlich eine Anbindung an Office 365 durchführen.

Microsoft Office Online Server stellt im Rechenzentrum Online-Versionen von Microsoft Office-Programmen zur Verfügung (Screenshot: Thomas Joos).

Die neue Version ownCloud 10.1 und die entsprechenden Apps stehen zum Download auf www.owncloud.org/download und marketplace.owncloud.com zur Verfügung und lassen sich herunterladen.

Microsoft Office Online Server und ownCloud

Betreiben Unternehmen ownCloud im Netzwerk für den Betrieb einer privaten Cloud, können sie seit Version 10.1 also auch Microsoft Office Online Server in ownCloud integrieren. Allerdings steht diese Funktion nur in der Enterprise Edition von ownCloud zur Verfügung. In der Community Edition kann Microsoft Office Online Server nicht mit ownCloud verbunden werden. Für die Anbindung ist eine eigenständige Installation von Microsoft Office Online Server notwendig.

In ownCloud gespeicherte Dokumente lassen sich mit Online-Versionen von Microsoft Office bearbeiten (Screenshot: ownCloud).

Anwender können dadurch nicht nur Office-Dokumente in ownCloud speichern, sondern auch online mit Microsoft Office Online-Programmen arbeiten. Die Anwender können also über ownCloud alle Funktionen von Microsoft Office-Programmen nutzen, die Microsoft zur Verfügung stellt. Dazu gehören auch die Teamwork-Funktionen und Technologien zum Teilen von Dokumenten. Das Teilen von Dokumenten ist aus den Online-Apps aber auch weiterhin über die ownCloud-Funktionen möglich. Sowohl die Funktionen von Microsoft, als auch die Funktionen von ownCloud zum Teilen von Dokumenten sind so nutzbar. Auch Formate in den Microsoft-Dokumenten sind nutzbar. Die Dokumente lassen sich also problemlos auch offline mit Microsoft Office-Programmen bearbeiten. Die Office-Benutzeroberfläche steht über die Microsoft Office Online-Apps in ownCloud zur Verfügung. File Locking verhindert, dass bei der gleichzeitiger Bearbeitung eines Dokuments Versionskonflikte entstehen können.

Verbindung über WOPI-App mit Microsoft  Office Online Server herstellen

Basis der Verbindung zwischen ownCloud und Microsoft Office Online Server ist die WOPI-App (Web Application Open Platform Interface). Das WOPI-Protokoll wird von Microsoft zur Verfügung gestellt, damit externe Lösungsanbieter wie ownCloud eine Verbindung zum Microsoft Office Online Server herstellen können. Das Protokoll wird von Microsoft als Open Source bereitgestellt. Diese kann ownCloud mit einem im Netzwerk bereits installierten Microsoft Office Online Server verbinden. Für die Aktivierung muss die Datei „ config/config.php“ bearbeitet werden:

'wopi.token.key' => 'replace-with-your-own-random-string',

‚wopi.office-online.server‘ => ‚https://your.office.online.server.tld‘

Ob die Technik funktioniert, kann über wopi-validation-core getestet werden.

So arbeiten Anwender mit dem Microsoft Office Online Server

Wenn ownCloud mit dem Microsoft Office Online Server verbunden ist, müssen Anwender keine besonderen Aktionen durchführen. Es reicht aus, wenn sie ein Office-Dokument erstellen und in ownCloud speichern. Über das Menü des hochgeladenen Dokumentes steht die Bearbeitung über die Online-Apps zur Verfügung.

Nach der Verbindung von ownCloud mit dem Microsoft Office Online Server lassen sich Dokumente, die in ownCloud gespeichert sind mit Office Online-Programmen bearbeiten (Screenshot: Thomas Joos/ownCloud).

Die Datei muss lediglich ausgewählt werden. Anschließend baut ownCloud automatisch eine Verbindung zum Microsoft Office Online Server auf und öffnet das Dokument mit der entsprechenden App, zum Beispiel Word Online. Auf diesem Weg können Anwender auch über den Erstellen-Button in ownCloud ein Office-Dokument erstellen. Das Dokument wird automatisch im entsprechenden Ordner in ownCloud gespeichert, aber mit der jeweiligen Office Online-App gestartet.

Über das Erstellen von neuen Dokumenten lassen sich auch gleich Microsoft Office-Dokumente erstellen (Screenshot: Thomas Joos/ownCloud).

Mit dem „Teilen“-Button, der für die Dokumente zur Verfügung steht, lassen sich auch die Gruppenfunktionen von ownCloud nutzen. Wählt ein Benutzer diesen Button aus, öffnet sich automatisch die Teamwork-Funktion in ownCloud und Anwender können das Dokument über ownCloud teilen. Hier stehen die gleichen Funktionen zur Verfügung, wie auch an anderer Stelle in ownCloud und für andere Dokumente.

Anwender können Microsoft Office-Dokumente aus Microsoft Office Online-Apps heraus teilen und damit auf Funktionen aus ownCloud setzen (Screenshot: ownCloud).

Parallel dazu können Anwender aber auch die Teamwork-Funktionen aus den Office Online-Apps nutzen. So steht zum Beispiel die Funktion zur Verfügung, mit der Anwender parallel an einem Office-Dokument arbeiten können. Auch hier kann das Dokument in ownCloud gespeichert werden, kann aber parallel mit anderen Anwendern bearbeitet werden. Im Gegensatz zur Share-Funktion aus ownCloud wird in diesem Fall die Teamwork-Funktion des Microsoft Office Online Servers genutzt.

Teilen von Dokumenten mit ownCloud (Screenshot: Thomas Joos).

Neben Word Online stehen auch Excel Online und PowerPoint Online zur Verfügung. Speichern Anwender ein Dokument in ownCloud, können sie im Netzwerk also auch Präsentationen über PowerPoint Online starten. Dazu ist keine Installation von Office auf dem Gerät notwendig, das die Präsentation startet. Der Anwender ruft die PowerPoint-Datei über ownCloud mit PowerPoint Online auf und startet die Präsentation.

PowerPoint-Präsentationen lassen sich auch über ownCloud starten (Screenshot: Thomas Joos).

Ausblick: Office 365, Mobile Apps, Support für Visio und OneNote

Die Entwickler planen auch die Anbindung von Office 365 an ownCloud. Auch die mobilen Apps, die ownCloud unterstützen, sollen die Funktionen zur Anbindung an Microsoft Office Online Server erhalten. Dazu soll auch die Unterstützung für Visio und OneNote kommen. ownCloud soll auf diesem Weg eine eigenständige Cloud-Lösung bleiben, aber Möglichkeiten bieten, dass Unternehmen auf Tools von externen Anbietern wie Microsoft setzen können, vor allem wenn es um die Unterstützung von Microsoft Office-Programmen geht.

Alternative Anbindungen an ownCloud über Univention Corporate Server und Co.

Wer ownCloud nicht dediziert auf seinem Server betreibt, sondern über Lösungen wie Univention Corporate Server, kann auch über andere Wege Microsoft Office anbinden. Über das Univention App Center kann der Server auch mit Microsoft Office 365 verbunden werden. In diesem Fall können Anwender parallel mit ownCloud auf dem UCS-Server arbeiten und Office 365 nutzen. Ohne UCS ist eine solche Verbindung zwischen ownCloud und Office 365 nicht möglich.

Mit dem Office 365 Connector kann UCS mit Office 365 verbunden werden. Davon profitiert auch die ownCloud-Installation auf dem UCS-Server (Screenshot: Thomas Joos).

OnlyOffice Document Server – ownCloud und Microsoft Office-Dokumente über Drittanbieter nutzen

Parallel dazu unterstützt ownCloud auch OnlyOffice Document Server.  OnlyOffice  Document Server unterstützt ebenfalls die Microsoft Office-Formate und erlaubt die Speicherung der Office-Dokumente in ownCloud sowie die Online-Bearbeitung. Auch hier können Microsoft Office-Dokumente direkt aus ownCloud heraus geöffnet werden. Der Unterschied dabei besteht darin, dass nicht die Office-Online-Apps des Microsoft Office Online Servers genutzt werden, sondern die Versionen aus OnlyOffice Document Server. Betreiben Unternehmen ownCloud auf einem UCS-Server (Univention Appliance), können ownCloud und OnlyOffice auf dem gleichen Server installiert werden.

OnlyOffice Document Server kann direkt über den App-Store in UCS installiert und eingerichtet werden (Screenshot: Thomas Joos).

Der Vorteil von OnlyOffice Document Server besteht darüber hinaus darin, dass er über Docker auch als Container betrieben werden kann. Für Microsoft Office Online Server ist ein dedizierter Windows-Server notwendig, der installiert und gewartet werden muss. Der Betrieb des Microsoft Office Online Servers ist darüber hinaus nicht sehr einfach, und die Verbindung zu ownCloud noch nicht optimal ausgereift. OnlyOffice Document Server arbeitet seit Jahren problemlos mit ownCloud zusammen, auch in Vebrindungen mit Drittherstellern, zum Beispiel UCS.

Ein weiterer Vorteil beim Einsatz von OnlyOffice Document Server besteht darin, dass dieser auch mit der Community-Edition von ownCloud zusammen funktioniert und zum Beispiel auch als Container-App in UCS über den App-Store installiert werden kann. Nach der Installation von OnlyOffice Document Server, wird dieser automatisch mit der ownCloud-Installation auf dem UCS verbunden. Die entsprechenden Einstellungen sind in ownCloud über „Einstellungen\Administration\Zusätzlich\OnlyOffice zu sehen.

Nach der Anbindung von OnlyOffice Document Server lassen sich Microsoft Office-Dokumente auch online bearbeiten (Screenshot: Thomas Joos).

Hier muss der Rechnername des OnlyOffice Document Servers eingetragen werden sowie die Dateiformate, die zu dem Server umgeleitet werden sollen. Oft hilft es mit der IP-Adresse zu arbeiten, wenn die Namensauflösung im Netzwerk nicht optimal konfiguriert ist.

Anbinden von ownCloud an OnlyOffice Document Server (Screenshot: Thomas Joos).

Fazit

Wer Office-Dokumente im Netzwerk nutzt, kann seine Daten in der eigenen ownCloud-Installation speichern und auch ohne installierte Microsoft Office-Programme bearbeiten lassen. Dazu stellt ownCloud in der neuen Version 10.1 die Möglichkeit zur Anbindung an Microsoft Office Online Server zur Verfügung. Aber auch die Anbindung an OnlyOffice Document Server ist möglich. Generell lohnt es sich zu überprüfen, welche Funktionen am besten geeignet sind. Der Nachteil von Microsoft Office Online Server besteht generell darin, dass hierfür ein eigener Server notwendig ist. Dieser kann zwar virtualisiert werden, lohnt sich aber generell fast nur, wenn auch andere Webanwendungen auf den Server zugreifen. Ein Beispiel wäre der parallele Einsatz von SharePoint mit ownCloud.