Virtuelle Telefonanlage – praktisches Tool oder komplizierte Technik?

Der Arbeitsplatz der Zukunft

Seit langer Zeit befand sich die Arbeitswelt nicht mehr so sehr im Wandel wie zum gegenwärtigen Zeitpunkt. Es ist kein Geheimnis, dass durch die Digitalisierung in Zukunft zum einen viele Arbeitsplätze wegfallen werden und zum anderen das Arbeitsumfeld weg von Präsenzarbeit im Büro und hin zur Remote-Arbeit im Homeoffice wird. Laut der IDG-Studie Arbeitsplatz der Zukunft von 2017 assoziieren 79 Prozent der Arbeitnehmer mit dem Wandel das Überdenken von klassischen Arbeitszeitmodellen und die Arbeit im Homeoffice. Es stellt sich sogar heraus, dass mittlerweile das ortsunabhängige Arbeiten und weniger Präsenzpflicht im Büro, abgesehen von flexiblen Arbeitszeiten für eine höhere Work-Life-Balance, die zweitwichtigste Priorität bei Jobzusagen darstellt. Von den befragten Arbeitnehmern geben 80 Prozent an, dass sie ihrer Einschätzung nach noch nicht an einem Arbeitsplatz der Zukunft sitzen. 60 Prozent schätzen die Entwicklung zum Arbeitsplatz der Zukunft jedoch positiv ein. Nur jeder zwölfte Teilnehmer gewichtet die Nachteile des Arbeitsplatzwandels schwerer als die Vorteile. Hierbei handelt es sich laut IDG-Studie eher um Frauen als Männer. Auch stehen Arbeitnehmer über 50 Jahren (zwölf Prozent) dem Wandel kritischer gegenüber als Arbeitnehmer unter 40 Jahren (drei Prozent).

Auch wenn es um das Thema “Technologische Hilfsmittel am Arbeitsplatz der Zukunft” geht, haben sowohl Arbeitnehmer als auch Unternehmen konkrete Vorstellungen. Für Arbeitnehmer ist die E-Mail das wichtigste Arbeitswerkzeug (95 Prozent), welches von unterschiedlichen Arbeitsorten aus genutzt werden muss. Direkt hiernach folgt schon das Telefon mit 88 Prozent. Auch an diesen Zahlen ist bereits der Stellenwert der standortunabhängigen Geschäftstelefonie erkennbar. So antworteten 34 Prozent der befragten Unternehmen auf die Frage, welche langfristigen Auswirkungen die neuen Arbeitsplatzkonzepte auf die Unternehmensorganisation haben würden, mit der stärkeren Nutzung cloudbasierter Infrastrukturen. Vor dem Hintergrund der virtuellen Telefonie für remote arbeitende Mitarbeiter gaben knapp ein Drittel an, dass die Umstellung auf IP-Telefonie für das Konzept des Arbeitsplatzes der Zukunft noch fehle.

18 Prozent der Unternehmen sehen zusätzlichen Bedarf in Bezug auf Telefonkonferenzen als zusätzliches Collaboration Tool neben bereits bestehenden Tools. Sogenannte Collaboration Tools nutzt man beispielsweise für die Arbeit mit virtuellen Teams zwecks einheitlicher Organisation, Verteilung von Aufgaben innerhalb des Teams, Mindmapping oder Projektfortschritts. Bei 56 Prozent der befragten Unternehmen werden Telefonkonferenzen schon für diesen Zweck genutzt.

Durch einstimmigen Konsens lässt sich festhalten, dass der Arbeitsplatz der Zukunft mit der IT-Infrastruktur steht und fällt. Diese neuen Anforderungen an die Telefonanlage in Bezug auf Leistung und Verfügbarkeit verlangen tiefgreifende Veränderungen in der Infrastruktur einer Firma, insbesondere in der IT-Abteilung. Die Telefonanlage basiert in 50 Prozent der Unternehmen bereits auf IP. Dabei sind die alten Technologien wie ISDN bereits auf dem Rückzug und werden seit ein bis zwei Jahren immer schneller von virtuellen Telefonanlagen abgelöst. Nur 15 Prozent der befragten Firmen planen nicht, in die notwendige Infrastruktur für einen zukunftsfähigen Arbeitsplatz zu investieren. Jedoch gibt es in diesem Zusammenhang zu beachten, dass ein Großteil dieser Unternehmen dies in den vorangegangenen Monaten bereits erledigt hat. Bei den Auswahlkriterien für den richtigen VoIP Anbieter zeigte sich im Rahmen der IDG-Studie, dass das wichtigste Kriterium für eine Kundenbeziehung Vertrauen ist. Fernen stellte sich heraus, dass die Kostenersparnis mit zunehmender Größe eines Unternehmens weniger prioritär ist.

Durch die Digitalisierung beinahe aller Lebens-und Arbeitsbereich muss sich auch die virtuelle Telefonanlage anpassen, damit sie einem Unternehmen eine moderne Telefonielösung bieten kann. Manches rechtfertigt zum gegenwärtigen Zeitpunkt zwar noch die Nutzung einer ISDN-Variante, insbesondere die solide Funktionalität nach korrektem Anschluss und die ausbleibenden Schwierigkeiten auf Netzwerkebene, dennoch bleibt es nicht aus, dass Unternehmen ihre On-Premise genau prüfen und gegebenenfalls erweitern oder modernisieren müssen. Auch besteht die Möglichkeit eine ISDN-Anlage über ein VoIP-Gatewayi an die Cloud anzuschließen, um die ISDN-Hardware weiterhin nutzen zu können. Um für die Zukunft sicher aufgestellt zu sein, empfiehlt es sich für Unternehmen, die gerade am Scheideweg stehen eher, in eine mitwachsende, skalierbare Lösung mit möglichst großer Flexibilität zu investieren.

Entscheidet sich nun ein Unternehmen statt für die Überbrückung via VoIP-Gateway für den Austausch der klassischen Telefonanlage in eine virtuelle Telefonielösung, so ist dies in der Regel der einfachen Handhabung, der standortunabhängigen Kommunikation sowie den geringen Administrationskosten geschuldet. Nach dem Wechsel sieht der nächste Schritt oft vor, die virtuelle Telefonanlage mit weiterführenden Lösungsansätzen zu verbinden bis hin zu Unified Communications-Konzepten. Das Prinzip der Unified Communications besagt, dass alle Kommunikationsdienste vereinheitlicht werden, um so die Erreichbarkeit von Kommunikationspartnern und damit auch geschäftliche Prozesse zu verbessern. Natürlich muss nicht jede Firma die Umstellung auf die virtuelle Telefonanlage für eine flächendeckende Umstrukturierung des Digital-Workplace nutzen. Gerade in diesem Bereich bietet sich für kleinere und mittelständische Firmen ein schrittweises Vorgehen an. Mittelfristig wird Unified Communication dennoch zu einem Standard werden, da die Vorteile die technischen Hürden bei weitem überwiegen. So können Kollegen derselben Firma sich grenzübergreifend mit einem einzigen Klick anrufen, ohne vorher die entsprechende Telefonnummer raussuchen und eingeben zu müssen. Aber dies ist nicht alles. Es lässt sich zum Beispiel auch ersehen, ob der angerufene Kollege in diesem Moment im Gespräch oder frei ist.