Virtuelle Telefonanlage – praktisches Tool oder komplizierte Technik?

Welche weiteren Vorteile bietet eine virtuelle Telefonanlage?

Wartungsarbeiten

Da Sie keine eigene Telefonanlage mehr im Unternehmen stehen haben, brauchen Sie sich auch nicht weiter um die Wartung und das Aufspielen von Updates zu kümmern. Diese Aufgaben fallen nun in das Ressort Ihres Anbieters. Der Anbieter hat hierfür Experten zur Verfügung, welche den Server nach den neuesten Sicherheits- und Datenschutzstandards in Ordnung halten

Ständige Verfügbarkeit

Obwohl es hin und wieder Bedenken in Bezug auf die Zuverlässigkeit und Funktionalität der virtuellen Telefonanlage gibt, punktet diese gerade besonders gut in Bezug auf die ständige Verfügbarkeit der notwendigen Funktionen. Anbieter von virtuellen Telefonanlagen sind in der Lage, nahezu 100 Prozent Ausfallsicherheit bieten zu können. Wie ist das möglich? Der Grund hierfür ist schnell erklärt. Die diversen Funktionen der Telefonanlage werden redundant, das bedeutet mindestens zweifach, gehostet. Falls nun in einem Rechenzentren eine Funktion ausfällt, springt eine anderes Rechenzentrum ein und stellt die notwendige Funktion bereit.

Immer und überall erreichbar sein

Nachdem Ihre virtuelle Telefonanlage installiert ist, können Sie von überall auf der Welt mit derselben Nummer Anrufe tätigen und annehmen. Ob Sie hierzu VoIP-fähige Endgeräte oder ein Softphone für PC oder Mobiltelefon benutzen ist irrelevant. Die einzige Gegebenheit, die vorhanden sein muss, ist eine ausreichend schnelle Internetverbindung. Ausreichend schnell bedeutet im Zusammenhang von IP Telefonaten eine Geschwindigkeit von 100 Kilobits pro Sekund für den Up- und Download.

Keine langen Vertragslaufzeiten mehr

Die standardmäßig Kündigungsfrist bei Anbietern von virtuellen Telefonanlagen beträgt einen Monat. Somit haben Sie nicht mehr das Problem, auf einer langen Vertragslaufzeit sitzenzubleiben. Ferner können Sie Ihre Verträge in der Regel monatlich anpassen. Sollten Sie beispielsweise von einer minutengenauen Abrechnung Ihrer Telefonate auf eine Flatrate wechseln wollen, können Sie dies monatlich tun oder rückgängig machen. Die Anzahl der genutzten Nebenstellen können Sie natürlich auch monatlich anpassen. Somit wird Ihre Unternehmen deutlich effizienter, weil Sie nur die Features bezahlen, die Sie auch wirklich nutzen.

Höhere Anzahl paralleler Telefonate

Zu Zeiten der ISDN-Anschlüsse standen pro Anschluss nur zwei Sprachkanäle bereit, beziehungsweise bei der Nutzung eines Primärmultiplexanschlusses mindestens 16 Kanäle. Die virtuelle Telefonanlage kann beides deutlich übertreffen Abhängig von der Anzahl der von Ihnen gebuchten Nebenstellen und Ihrer Internetgeschwindigkeit sind mehrere hundert Telefonate kein Problem mehr.

Integrieren Sie auch andere Systemen in Ihre virtuelle Telefonanlage

Über API-Schnittstellen können viele weitere Softwares einfach in Ihre virtuelle Telefonanlage integriert werden. Auf diese Weise werden zeitsparende Funktionen möglich wie zum Beispiel die Click-to-Call Funktion. Durch diese Verknüpfung von CRM und Telefonanlage können Sie bequem Kontakte per Mausklick aus dem CRM-Eintrag anrufen. Bei eingehenden Anrufen öffnet sich automatisch der Eintrag des Anrufers und Sie haben ohne Mehraufwand direkt alle wichtigen Informationen zum Anrufer vor sich auf dem Bildschirm.

Minutenschnell eingerichtet und leicht zu bedienen

Virtuelle Telefonanlagen lassen sich in äußerst kurzer Zeit “anschließen”. Hierfür brauchen Sie einen Router, den Sie dann in die Telefondose einstecken. Über das Interface in Ihrem Browser können Sie schnell alle notwendigen Einstellungen treffen, ohne dabei Kenntnisse von der Einstellung herkömmlicher Telefonanlagen haben zu müssen. Über das Interface können Sie zum Beispiel Anruflogiken festlegen, Weiterleitungen einrichten oder Endgeräten neue Nummern zuweisen.

Viele neue praktische Funktionen

Die virtuelle Telefonanlage bietet eine Vielzahl von neuen Funktionen, wie zum Beispiel die Drag-and-Drop-Funktion. Auf diese Weise können Sie im Interface ganz einfach durch das Ziehen und Bewegen von Elementen Ihre Anruflogik modifizieren. Außerdem bieten virtuelle Telefonanlagen weitere neue Funktionen wie Telefonkonferenzen, mit welchen Sie über einen virtuellen Konferenzraum passwortgeschützt mit einer beliebigen Anzahl Teilnehmer weltweit konferieren können.

Ausfallsicherheit und Datenschutz als Qualitätsmerkmal einer virtuellen Telefonanlage

Selbstverständlich gibt es einige wichtige Kriterien, die bei der Wahl des passenden Anbieter für Ihre virtuelle Telefonanlage wichtig sind. In erster Linie geht es um die Fragen der Ausfallsicherheit und des Datenschutzes.

Die virtuelle Telefonanlage muss, wie auch die herkömmlichen Telefonanlagen, jederzeit eine große Ausfallsicherheit gewährleisten. Um diesen Anforderungen nachzukommen, werden von Seiten des Anbieters alle Funktionen georedundant, das bedeutet an verschiedenen Standorten, gehostet. Hat ein Server nun Probleme, läuft Ihre virtuelle Telefonanlage dennoch weiter. Dies ist dadurch möglich, dass die Server an anderen Standorten die ausgefallenen Funktionen ihrerseits bereitstellen und somit der Ablauf ganz normal vonstatten gehen kann. Der Anbieter Wirecloud beispielsweise betreibt seine redundanten Rechenzentren in Köln und Frankfurt.

Der Datenschutz ist gerade in Deutschland ein sehr wichtiges Thema, nicht erst seit den neuen DSGVO-Richtlinien von 2018. Jeder Anbieter von virtuellen Telefonanlagen mit Hostingstandort in Deutschland muss sich per Gesetz an die strengen hiesigen Datenschutzhinweise halten. Hier gilt es zu beachten, dass das Telekommunikationsgesetz (TKG) ohnehin oftmals strenger ist als herkömmliche Datenschutzvorschriften.

Laut der IDG-Studie von 2017 ist das Vertrauen in den Cloud-Anbieter das wichtigste Kriterium für eine Partnerschaft und Kundenbeziehung.