Ausbruch des Coronavirus: Was sind die kurz- und langfristigen Maßnahmen für CIOs?

Gastbeitrag Die weltweite COVID-19-Pandemie bedeutet für viele Unternehmen eine Krise, mit der sie kurzfristig fertig werden müssen, die aber auch langfristige Auswirkungen haben wird. Global tätige Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Mitarbeiter zu immobilisieren und Lieferketten zu unterbrechen. Einige Unternehmen erleben bereits einen dramatischen Einbruch des Auftragsvolumens um 50 bis 95 Prozent im Vergleich zum Vorjahreszeitraum. Andere haben ihre Geschäftstätigkeit aus Kostengründen eingestellt.

Gartner hat Maßnahmen zusammengestellt, die CIOs helfen können, auf die Auswirkungen von COVID-19 kurzfristig und auf längere Sicht zu reagieren. Zu diesem Thema stehen außerdem einige kurze Videos von Gartner-Analysten auf Deutsch zur Verfügung:

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Chancen für Software- und IT-Serviceanbieter in Zeiten der Corona-Krise

Kontinuität trotz räumlichem Abstand

Fernarbeit ist für viele Unternehmen ein wichtiges Mittel, aber noch längst nicht überall etabliert. Viele CIOs sind damit beschäftigt, kurzfristig Zwischenlösungen zu finden.

Dafür müssen sie vor allem die Anforderungen für den jeweiligen Anwendungsfall genau kennen. Eine wichtige Rolle spielt häufig Instant Messaging für die allgemeine Kommunikation oder es sind konkrete Lösungen für Datei-Sharing, Meetings sowie den Zugang zu Unternehmensanwendungen wie ERP und CRM gefragt. Zudem müssen die Sicherheitsvorkehrungen bei der Fernarbeit festgelegt werden. Gezwungenermaßen werden die Mitarbeiter eher von öffentlichen Netzwerkverbindungen aus arbeiten und ihre persönlichen Geräte verwenden. Daher sollten CIOs ihr Sicherheitsmanagement für Endgeräte auch auf die Geräte der Nutzer ausweiten.

Allgemein ist es in dieser Situation wichtig, die richtigen Anbieter zu finden und die angebotenen Lösungen schnell testen zu können. Der Vorzug sollte daher den lokalen SaaS-Anbietern Lösungen gegeben werden, die am einfachsten zu implementieren sind.

Um die stete Kontrolle sicherzustellen, gilt ein Hauptaugenmerkt den Richtlinien für Fernarbeit und Home Office. Dabei müssen die verfügbaren Lösungen auch auf die Mitarbeiter ausgedehnt werden, die normalerweise im Büro arbeiten. Bei aller nötigen Improvisation sollten CIOs den Mitarbeitern raten, generell vom Teilen geschäftskritischer Informationen über Zwischenlösungen abzusehen. Damit es nicht zu Kapazitätsengpässen kommt, ist es zudem besonders wichtig mit den Netzwerkanbietern zusammenzuarbeiten, um die verfügbaren Bandbreiten zu erhöhen, neue Netzknoten hinzuzufügen und den Zugriff auf nicht kritische Anwendungen einzuschränken.

Ob nah ob fern – Mitarbeiter im Home Office unterstützen und Personalmangel vor Ort beheben

In der aktuellen Lage unterstützen CIOs die Unternehmensführung aber auch durch Maßnahmen für Personalplanung und Arbeitsplatzstrategie. Auftretende Personallücken sollten dabei zunächst immer intern ausgeglichen werden. Dafür müssen CIOs die geschäftskritischen Servicebereiche oder Standorte genau kennen, die am stärksten von Störungen betroffen sind. Aufgrund der unüberschaubaren Lage muss auch die Nachfrage häufig neu priorisiert werden, um das Personalgefüge durch Verlagerung aus Bereichen mit geringerer Priorität auszugleichen.

Sinnvoll ist es zudem, die Vertragsbedingungen mit Personalfirmen und Dienstleistern zu überprüfen, um die Personalanforderungen in Notfällen sowohl einschätzen als auch erfüllen zu können. Unter Umständen ist es auch nötig alternative Partner auszumachen, die als Ersatz dienen können. Es ist deshalb unabdingbar die Personalsituation auch in den Partnerorganisationen zu kennen. So können CIOs zum Beispiel eine Zusammenarbeit mit kurzfristig Entlassenen in Erwägung ziehen, sowie Kontakt mit denjenigen aufnehmen, die bereit sind ihre Ressourcen zu teilen. Auch NGOs können hier eine wichtige Rolle spielen. Diese können Ad-hoc-Ressourcen oder Freiwillige zur Verfügung stellen, die in Notsituationen helfen können.

Frank Ridder, der Autor dieses Beitrags, ist Managing Vice President bei Gartner (Bild: Gartner).

In einigen Bereichen können sowohl Automatisierung als auch KI-Fähigkeiten einen Mangel an Mitarbeitern und Fähigkeiten ausgleichen. Entscheidend ist allerdings bei all solchen operativen Plänen und strategischen Entscheidungen, die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten. Dies kann etwa durch die Einrichtung einer Standort-App oder Hotline erfolgen, über die die Mitarbeiter gleichzeitig auch das Unternehmen über ihren Gesundheitszustand informieren können.

Langfristig stellt sich allen CIOs die Aufgabe, eine digitale Arbeitsplatzstrategie zu entwickeln. Ein erster Schritt ist es, die Anforderungen für Remote-Arbeitsplätze zu definieren, sei es in Bezug auf Anwendungsfall, Zielgruppe, Funktion oder auch Kapazität. Unterstützung können hier Programme für Identity and Access Management, Endpunktsicherheit und BYOD liefern. Zudem sollten Netzwerkverbindungen immer über verschiedene Zugriffsmethoden, Bandbreiten und Standorte unterstützt werden. Relevante Technologien sollten dort eingesetzt werden, wo sie zur Automatisierung manueller Prozesse beitragen und die Mitarbeiter weiter befähigen können.

Sehr hilfreich kann auch der Einsatz von KI sein, diese kann beispielsweise bei der Bewerbungsprüfung helfen aber auch die Marketing- und Vertriebsteams mit virtuellen Assistenten unterstützen. Ein weiterer Aspekt sind alternative Beschäftigungsmodelle, insbesondere solche, die virtuell verwaltet werden können, wie zum Beispiel Freiberufler und Gig Worker. Auch hier ist es nötig mögliche Optionen genau zu identifizieren.

Für die Mitarbeiterentwicklung gibt es zahlreiche digitale Technologien, es ist jedoch wichtig darauf zu achten, ob und wie diese die Lernerfahrungen der Mitarbeiter verbessern können. Auf diese Weise können kleine, schrittweise Änderungen durch Lerntechnologien (z.B. Chatbots, virtuelle Realität) implementiert werden. CIOs sollten zudem Mobiles Lernen, Massive-Open-Online-Kurse und Mikrolernmodule anbieten und den Mitarbeitern auf diese Weise eine Möglichkeit geben, sich auch unterwegs weiterzubilden und umzuschulen. Darüber hinaus sollte die Einrichtung eines Übungstages (mindestens jährlich) in Anbetracht gezogen werden, um im Notfall Lücken auszugleichen und Korrekturmaßnahmen umzusetzen.

Mangelnde oder falsche Informationen führen zu Verwirrung

Um sich auf dem Laufenden zu halten, ist es für CIOs besonders wichtig sich in der Flut an Nachrichten-Kanälen auf bestätigte Quellen zu stützen. Verschiedene Quellen und Regierungsebenen veröffentlichen immer mehr Informationen und Daten zu COVID-19 und schlagen unterschiedliche Präventivmaßnahmen vor. Das kann in der Belegschaft zu Unsicherheiten führen, zum Beispiel zur Frage wann Mitarbeiter wieder in das Büro zurückkehren und die Arbeit wieder aufnehmen können.

Bei den kurzfristigen Maßnahmen ist es besonders wichtig eine einzige Informationsquelle für die Mitarbeiter festzulegen. Während Mitarbeiter viele Informationen aus ihren eigenen Quellen erhalten können, gibt es aber darüber hinaus viele irreführende Informationsquellen, und Unternehmen haben die implizite Aufgabe, nur vertrauenswürdige Informationen zur Verfügung zu stellen. Unternehmen können daher kuratierte Inhalte anbieten, die sowohl aus internen und externen Quellen stammen und den Mitarbeitern so eine handlungsfähige Anleitung geben. Zu diesen Quellen gehören lokale Regierungen, Gesundheitsbehörden sowie internationale Organisationen wie die Weltgesundheitsorganisation (WHO).

Darüber hinaus können auch Informationen von Analyseanbietern für tiefer gehende Einblicke genutzt werden. Denn Unternehmen fehlt oft das Fachwissen, um zum Beispiel auf Notfälle zu reagieren, insbesondere in Märkten mit geringer Daten- und Analysereife. Gerade in diesen ungewissen Zeiten sollten Unternehmen ein Auge darauf haben, wie gut ihre Daten und Analysefähigkeiten sind, um Unterstützung bei Geschäftsentscheidungen zu haben.