Neues Werkzeug für Dokumentensuche in SAP

Der Lösungsanbieter HENRICHSEN AG hat für SAP-Anwenderunternehmen, die in ihren Abteilungen eigene Prozesse mit Dokumenten durchführen, ein neues Tool vorgestellt: Der Dokumenten Navigator verbindet Verträge, digitale Akten und elektronische Archive intelligent miteinander und bündelt alle P2P- prozessbezogenen Dokumente in SAP. Durch seine dynamische Logik und intelligente Bewertung macht er gespeicherte Dokumente schneller und effizienter an einem Ort auffindbar.

Auch technisch modern aufgestellte Unternehmen führen Dokumente noch oft außerhalb ihres ERP-Systems: in ECM-Systemen, Dateiablagen, E-Mail-Ordnern oder vereinzelt sogar noch als Papierakten. Dadurch stehen diese nicht zentral in SAP zur Verfügung. Da SAP über keine objektübergreifende Standardtransaktion für vorgangsbezogene Dokumente verfügt und Dokumente oft nur über Einzelobjekte aufrufbar sind, lassen sich diese nicht schnell und transparent verfügbar machen – in Zeiten zunehmenden Home-Offices-Betriebs ein Hemmnis für flüssige Geschäftsabläufe.

Dokumentensuche im SAP Dokumenten Navigator von HENRICHSEN. (Bild: HAG)

Der Dokumenten Navigator ermöglicht dem Benutzer den Zugriff auf archivierte Dokumente zu den verschiedensten SAP-Objekten. Entwickelt wurde er auf ABAP und ABAP Objects und wird per SAP-Transport in einem eigenen SAP Namensraum ausgeliefert. Er basiert auf einem Bausteinprinzip mit verschiedenen Szenarien, darunter u.a. eine verbesserte Einkaufsakte. Weitere Bausteine, darunter eine Verkaufsakte, sind in Vorbereitung.

Durch die Integration in die generischen Objektdienste innerhalb von SAP steht der HENRICHSEN Dokumenten Navigator in allen Standard-SAP-Transaktionen zur Verfügung. Mit Hilfe selbst definierbarer Selektionsparameter kann das Suchergebnis eingeschränkt werden (z.B. alle Bestellungen eines Lieferanten). Zusätzlich zu den Szenarien gibt es individuell customizebare Suchfelder für jedes Szenario des Dokumenten Navigators und eine individuell customizebare Filtermöglichkeit nach Dokumentenarten für jedes Szenario. So können etwa Eingangsrechnungen danach gefiltert werden, ob Sie als PDF, E-Mail, Original, Scan etc. eingegangen sind. Per Doppelklick kann man sich das abgelegte Dokument (bei beiden Suchmöglichkeiten) anzeigen lassen.